Mindre arbetsgrupper minskar chefens stress

MINSKAD ARBETSBELASTNING, mindre stress och mer tid att planera långsiktigt.

Det är resultatet av en reell organisatorisk åtgärd inom Västra Götalandsregionen – att minska antalet medarbetare per chef.

När Västra Götalandsregionen började sitt arbete med att utöka antalet chefer gjorde man det dels genom att dela enheter, dels genom att tillföra ytterligare en chef på samma enhet, vilket Chef tidigare skrivit om.

Resultatet blev att cheferna fick lättad arbetsbörda, deras arbetsdagar blev mindre splittrade, stressen gick ner och de hann planera långsiktigt.

Dessutom blev de mer involverade i den dagliga verksamheten, mer tillgängliga för alla medarbetare, samtidigt som de fick lättare att stötta enskilda medarbetare.

”Bättre förutsättningar för chefer sipprar ner till medarbetarna. En investering i chefers villkor blir alltså en arbetsmiljöåtgärd för hela verksamheten”, säger Linda Corin som ansvarar för den forskning som Institutet för stressmedicin, ISM, i Västra Götalandsregionen, har gjort.

Forskningen är så ny att den ännu inte hunnit publiceras i Journal of Health Organization and Management.

Studien har gjorts på fem olika vårdverksamheter på tre sjukhus inom Västra Götalandsregionen. Verksamheterna skiljer sig åt på flera sätt. Det är olika verksamheter, från fysioterapi till ambulans- och intensivvård, men även olika till storlek och geografisk organisering (ofta utspridda verksamheter).

Resultatet mättes först ett år efter organisationsförändringen, då forskarna intervjuade både chefer och medarbetare i verksamheterna. De identifierade tre centrala effekter:

Bättre balans mellan krav och resurser för chefer. Mindre arbetsbörda gör jobbet mer hanterbart.

Starkare relationer mellan chef och medarbetare. Mer tid möjliggör bättre kontakt och förståelse.

Stöd mellan chefer (vid delat ledarskap). När två chefer delar ansvaret kan de stötta och komplettera varandra.

”Mer närvarande chefer med bättre balans i sina arbetsåtaganden gör att medarbetarna ser att cheferna mår bättre och har mer tid för dem. Det blir med andra ord färre akututryckningar. Man kan jobba mer strategiskt långsiktigt och utifrån den lagstiftning som finns. Tidigare har man ibland tvingats ta genvägar”, säger Linda Corin.

Men att minska antalet medarbetare per chef är ingen enkel lösning.

Utöver att det är kostsamt har forskarna sett att det kan resultera i att cheferna blir mer avbrutna och behöver sätta tydligare gränser och att relationen till medarbetare kan blir mer krävande. Om man samtidigt minskar på stödresurser kan effekten helt utebli.

En som stött och blött problematiken med att minska antalet medarbetare per chef är Niklas Thorell Sjöström, hr-strateg på Västra Götalandsregionen. I mer än elva år har han arbetat med att försöka öka chefstätheten i regionen som en del i arbetet med de organisatoriska förutsättningarna.

Ännu har han inte lyckats nå det normtal som regionledningen satte 2015, att antalet medarbetare bör begränsas till mellan 10 och 35 per chef. Sedan sex år tillbaka har arbetet avstannat vid att 72,8 procent chefer håller normtalet.

”Det visar hur svårt det är. Komplexa frågor dyker upp ganska snabbt”, säger Niklas Thorell Sjöström.

Vilken sorts komplexa frågor handlar det om?

”Det finns utmaningar i hur man väljer att organisera sig utifrån att man vill hålla samman vård- och patientflöden och samtidigt ha bra storlek på arbetsgrupper. Vad blir bäst för patienten? Vad skapar en god arbetsmiljö för cheferna? Det är svårt att hitta sätt att skära i organisationen utan att tappa helheten. Vi har provat allt ifrån delat och gemensamt chefskap, till att införa stödroller till chefsrollen. Men då dyker det upp andra problem. Det kan vara att det blir rollkonflikter, att man inte riktigt vet vem som egentligen är chef, eller vem som tar besluten.”

Ni har precis fått 60 miljoner kronor i ytterligare anslag, riktat till chefer inom sjukhusen där ni fortfarande har många av de riktigt stora medarbetargrupperna. Kommer det att göra skillnad?

”Det görs just nu en analys av situationen på sjukhusen. Vi jobbar i något som vi kallar för Chef-Sam och försöker hitta ett koncerngemensamt systematiskt arbetssätt kopplat till chefers arbetsmiljö. Vi har också precis startat ett arbete på koncernledningens initiativ där chefer träffas i nätverk över förvaltningsgränserna kring ett tema där man kan hitta stöd i varandra.”

Är du frustrerad över att det tar så lång tid?

”Jo, absolut, vi ser fortfarande stressymtom hos cheferna och försöker jobba på det genom att flytta perspektivet från individ till organisatoriska förutsättningar. Men att vi inte är framme bevisar att det inte finns ett svar utan att frågan är komplex.”