Policy för behandling av personuppgifter

Senast uppdaterad 2021-10-04

Information om behandling av personuppgifter

Denna integritetspolicy gäller för behandling av personuppgifter inom Chefakademin i Stockholm AB, org nr 556692-9468 (nedan ”Chefakademin” eller ”vi/vår/oss”). Chefakademin är personuppgiftsansvarig för behandlingen och ansvarar därför för att behandlingen är laglig enligt gällande dataskyddslagstiftning.

Vi behandlar personuppgifter i vår verksamhet som innefattar områdena chefskap, ledarskapsfrågor och karriär. Vår produktportfölj består för närvarande av redaktionella produkter, utbildningar, seminarium och event och riktar sig till dig som har intresse av dessa frågor eller i din yrkesroll söker inspiration, stöd eller utveckling. Merparten av de personuppgifter som vi behandlar samlar vi in när du besöker någon av våra webbplatser, chef.se, chefakademin.se och mgruppen.se.

All vår personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning (inklusive den allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679) och nationell svensk dataskyddslagstiftning) för att skydda den personliga integriteten (nedan ”Dataskyddslagstiftning/-en”). Med ”behandling” avses insamling, lagring, bearbetning, överföring och andra åtgärder avseende dina personuppgifter, och med ”personuppgifter” avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, såsom namn, identifikationsnummer, lokaliseringsuppgift, eller online-identifikatorer, enligt vad som följer av Dataskyddslagstiftningen. Även andra begrepp som används i denna integritetspolicy har den betydelse som anges i Dataskyddslagstiftningen.

Nedan kan du läsa om hur vi behandlar dina personuppgifter, varför vi gör det, hur länge vi gör det och vilka vi kan komma att dela uppgifterna med.

Hur samlar vi in personuppgifter som avser dig, och vilka personuppgifter samlar vi in?

Vi samlar in personuppgifter från dig när du (i) skaffar ett användarkonto på chef.se, mgruppen.se eller annan webbplats eller digital tjänst som
Chefakademin tillhandahåller och/eller köper våra produkter eller tecknar en prenumeration, (ii) registrerar dig för nyhetsbrev, events, kurser och seminarium (iii) kontaktar vår kundtjänst samt (iv) använder/surfar på våra webbplatser.

I vissa fall kan vi även samla in personuppgifter från tredje part, exempelvis olika registeruppgifter från Bisnode såsom yrkes- och kontaktuppgifter, uppgifter om kreditvärdighet. Dessutom sker viss automatiskt datautbyte med och/eller från sociala medieplattformar såsom Facebook och LinkedIn. Detta sker om och när du själv valt att skapa ett konto på någon av dessa plattformar och begränsas av de användarvillkor du har accepterat hos dessa.

De personuppgifter vi samlar in avser huvudsakligen:

• För privatkunder, d v s konsumenter: namn, adress, telefonnummer, epostadress, historik avseende genomförda köp och beställningar m m,
webbplatsanvändning, uppgifter om ev medlemskap i fackförbundet Ledarna liksom uppgift om särskild special kost på grund av allergi m m (om detta efterfrågas och du samtyckt till vår behandling av denna uppgift).

• För företagskunder: namn på kontaktperson samt telefonnummer och epostadress till denne, annan kontaktinformation, historik avseende
genomförda köp och beställningar, webbplatsanvändning, uppgifter om kontaktpersons ev medlemskap i fackförbundet Ledarna liksom uppgift om särskild special kost på grund av allergi m m (om detta efterfrågas och du samtyckt till vår behandling av denna uppgift).

Varför vi samlar in dina personuppgifter, hur länge vi gör det och våra legala grunder för behandlingen

Av Dataskyddslagstiftningen följer att all behandling av personuppgifter kräver att det anges ett specifikt ändamål för behandlingen, och att det finns en tillämplig rättslig grund (exempelvis ditt samtycke) för behandlingen. Vidare får personuppgifterna endast behandlas under en begränsad tidsperiod.

I tabellen nedan anger vi de olika situationer då vi samlar in personuppgifter som avser dig, och för vilka ändamål vi då behandlar dina personuppgifter, hur länge vi lagrar och behandlar personuppgifterna, och på vilken grund behandlingen sker.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter för de ändamål som framgår nedan och aldrig för något ändamål som är oförenligt med dessa. Vi kommer vidare endast att behandla personuppgifterna under den tidsperiod som framgår nedan, såvida det inte krävs av tillämplig lag (exempelvis bokföringslagen) att vi ska behandla personuppgifterna under en längre tidsperiod än vad som anges nedan (i sådant fall kommer vi dock endast att behandla dina personuppgifter i den utsträckning sådan tillämplig lag kräver detta).

Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att våra och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade.

De situationer då vi samlar in personuppgifter som avser dig:

Användarkonto

Behandling: Om du skapar ett användarkonto på någon av våra webbplatser, såsom chef.se, eller
mgruppen.se, kommer vi att behandla dina personuppgifter för att kunna administrera och tillhandahålla kontot.

Rättslig grund: Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra avtal med dig.

Lagringstid: Vi behandlar dina uppgifter under den tid ditt konto är aktivt. När du har avslutat ditt användarkonto, eller
begärt radering via vår kundtjänst, raderas dina personuppgifter.

Prenumerationstjänster och köp av produkter

Behandling:  Vi behandlar dina personuppgifter för administration och fullgörelse av ingångna avtal om köp av våra produkter och prenumerationstjänster, såsom tidningen Chef och Chefboken, samt tillhörande digitala tjänster, särskilt för
hantering av betalning, leverans och reklamationsärenden.

Rättslig grund: Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra avtal eller vidta åtgärder innan avtal ingås.

Lagringstid: Uppgifter om tidigare kunder gallras enligt våra rutiner, dock senast två år efter att ditt avtal upphört.

Utbildning, kurser, seminarium och andra events

Behandling: När du anmäler dig till våra utbildningar, kurser, seminarium och behandlar vi dina uppgifter för att kunna anordna och administrera eventet/kursen.

Rättslig grund: Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att fullgöra avtal med dig.

Lagringstid: Uppgifter om tidigare kunder gallras enligt våra rutiner, beroende på vilken typ av kurs/utbildning du deltagit i.

Affärskontakter och intresseanmälningar

Behandling: Personuppgifter om affärskontakter och de som anmält intresse till våra kurser och events registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Se även vår behandling av personuppgifter vid marknadsföring nedan.

Rättslig grund: Behandlingen sker på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla
affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Vi bedömer som utgångspunkt att detta
intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga integritet.

Lagringstid: Vi behandlar dina personuppgifter under den tid som behövs för att uppfylla ändamålet med behandlingen och raderar personuppgifterna så snart som möjligt när du väljer att inte längre motta marknadsföring från oss.

Rekrytering

Behandling: Chefakademin behandlar personuppgifter som inhämtas i samband med rekryteringsförfaranden.
Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i datasystem hos Chefakademins närstående företag, externa
rekryteringsföretag och organisationer med vilka vi samarbetar med vid rekryteringsprocessen.

Rättslig grund: Den huvudsakliga legala grunden för behandlingen är berättigat intresse, då
behandlingen av personuppgifterna är nödvändig för att vi ska kunna hantera din ansökan och genomföra rekryteringsförfarandet.

Lagringstid: Personuppgifterna kommer att bevaras av oss och våra samarbetspartners under den tid det är nödvändigt med hänsyn till för att genomföra rekryteringsförfarandet.

Marknadsföring

Behandling: Chefakademin behandlar epostadresser för att genomföra direktmarknadsföring av bolagets produkter, exempelvis genom nyhetsbrev. Vi inhämtar i vissa fall uppgifter från adressleverantörer (ex. Bisnode) som omfattar bl.a. företagsnamn, personnamn, e-postadresser, titel/tjänst, bransch, etc. Detta sker primärt i syfte att göra inbjudningar till event, bedriva marknadsföring och/eller för annan kommunikation med en viss målgrupp som vi bedömer har behov och/eller intresse av de produkter och/eller tjänster som vi erbjuder.

Rättslig grund: Personuppgifterna behandlas på grundval av vårt berättigade intresse av att upprätthålla en kontaktlista, upprätthålla affärskontakter och för att kommunicera med den registrerade som en affärskontakt. Vi bedömer som utgångspunkt att dessa legitima intressen överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Lagringstid: Du kan välja att inte längre ta emot vårt utskick via en länk längst ned i det e-mail du får av oss. Om du väljer att avsluta utskicket kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för det här ändamålet. Vi kommer också att radera dina personuppgifter om det inte finns annan grund för att behålla personuppgifterna (t.ex. ett användarkonto eller pågående kundtjänstärende).

Nyhetsbrev

Behandling: Om du anmäler dig till våra nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna utföra utskicken i enlighet med din begäran.

Rättslig grund: Behandlingen av dina personuppgifter är nödvändig dels för fullgörande av avtal med dig, dels för uppfyllandet av vårt berättigade intresse att kunna genomföra utskicken i enlighet med din begäran.

Lagringstid: Du kan avsluta din prenumeration på nyhetsbrevet via en länk längst ned i det e-mail du får av oss. Om du avslutar prenumerationen kommer vi inte längre att behandla dina personuppgifter för det här ändamålet. Vi kommer också att radera dina personuppgifter om det inte finns annan grund för att behålla personuppgifterna (t.ex. ett användarkonto eller pågående kundtjänstärende).

Kundtjänst och affärsutveckling

Behandling: Vi behandlar korrespondens och feedback rörande våra produkter och tjänster samt köp i vår kundtjänst i syfte att ge service till våra kunder, leverantörer och samarbetspartners samt att utveckla och förbättra våra produkter och tjänster

Rättslig grund: Uppgifterna behandlas på grundval av vårt berättigade intresse av att ge service till kunder, leverantörer och
samarbetspartners samt att utveckla och förbättra bolagets produkter och
system. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Lagringstid: Personuppgifterna behandlas under tiden för ditt ärende och sparas sedan i ungefär sex månader.

Statistik

Behandling: Vi behandlar användargenererad data såsom klick- och besökshistorik, tekniska data rörande enheter som används samt information om interaktion med oss såsom uppgifter om hur länge sidor har besökts och hur sidor har nåtts. Insamling av ovannämnda data sker via cookies. Se information om vår användning av cookies i separat policy.

Rättslig grund: Uppgifterna behandlas på grundval av vårt berättigade intresse av att kunna utveckla och förbättra våra system samt för statistikändamål och kvalitetsarbete. Vi bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Lagringstid: Personuppgifterna raderas i enlighet med vad som anges i vår cookiepolicy.

Medlemskap i Ledarna

Behandling: Chefakademin tillhandahåller särskilda erbjudanden till dig som är medlem i fackförbundet Ledarna. Uppgift om medlemskap i Ledarna är en känslig uppgift enligt Dataskyddslagstiftningen.

Rättslig grund: Om du i samband med köp eller intresseanmälan lämnar ditt samtycke till vår behandling av dina uppgifter om medlemskap kommer vi lagra uppgiften i syfta att erbjuda dig rabatter samt ge dig tillgång till den
premiumtjänst som Chefakademin erbjuder Ledarnas medlemmar.

Lagringstid: Chefakademin gör löpande kontroller hos Ledarna av att ditt medlemskap är gällande. Om du inte längre är medlem
kommer vi radera personuppgiften. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till vår behandling av uppgiften om ditt medlemskap i Ledarna. Ett återkallat samtycke innebär att du inte längre kan ta del av de erbjudanden som fordrar medlemskap i Ledarna.

Uppgift om hälsa

Behandling: Chefakademin behandlar uppgifter som du lämnar till oss om specialkost och hälsodata som rör allergier, exempelvis inför ett seminarium som du ska delta i. Uppgifter av detta slag är känsliga uppgifter enligt Dataskyddslagstiftningen.

Rättslig grund: Om du i samband med anmälan till ett evenemang upplyst oss om och samtyckt till vår behandling kommer
vi lagra samt i förekommande fall överlämna uppgiften till sådan samarbetspartner som ordnar med måltider vid evenemanget.

Lagringstid: Personuppgifterna sparas så länge vi behöver uppgiften för att fullgöra vårt avtal med dig. Uppgifter som inte längre behövs gallras löpande. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke till vår behandling av uppgiften om specialkost och hälsodata som rör allergier. Notera dock att ett återkallat samtycke innebär att vi inte kan erbjuda dig specialkost vid evenemanget.

Uppgift om undersökningar och enkätsvar

Behandling: Chefakademin behandlar personuppgifter för enkäter och undersökningar som utförs i syfte att utvärdera kurser och program samt för att förbättra våra produkter och tjänster.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för uppfyllandet av vårt berättigade intresse att utveckla våra produkter och tjänster.

Lagringstid: Personuppgifterna gallras enligt våra rutiner, dock senast 3 år efter avslutad utbildning/kurs.

Delning av dina personuppgifter med andra, och överföring av personuppgifter till tredje land

Delning av dina personuppgifter med andra aktörer kan komma att ske i följande situationer:

Vi anlitar andra företag för att utföra tjänster åt oss, som i vissa fall innebär att de behöver behandla dina personuppgifter för vår räkning. Sådana tjänster inkluderar IT-tjänster, marknadsföringstjänster, utbildnings- och rekryteringstjänster, tryck- och adresseringstjänster, distributionstjänster, betallösningar och catering. Dessa företag kallas för personuppgiftsbiträden, och de får endast behandla personuppgifterna för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi ingår avtal med varje personuppgiftsbiträde, i enlighet med kraven i Dataskyddslagstiftningen, för att garantera säkerheten för dina personuppgifter och se till att personuppgiftsbiträdet behandlar personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner och de säkerhetskrav som följer av Dataskyddslagstiftningen.

Vi kan också komma att lämna ut dina personuppgifter om Chefakademin förvärvas av, eller fusioneras med, ett annat företag. Vi överför i regel inte dina personuppgifter till någon aktör i land utanför EU/EES-området (s.k. ”tredje land”). Om vi i undantagsfall skulle göra detta, tillser vi att överföringen sker i enlighet med de krav som följer av Dataskyddslagstiftningen, såsom genom användning av EU:s standardavtalsklausuler (i tillämpliga fall, med kompletterande skyddsåtgärder). Om överföringen sker till ett personuppgiftsbiträde, tillser vi att vårt avtal med personuppgiftsbiträdet reglerar detta och att överföringen sker i enlighet med de krav som följer av Dataskyddslagstiftningen.

I övrigt lämnar vi endast ut dina personuppgifter om tvingande lag så kräver eller om du samtyckt till utlämningen. Vi säljer aldrig några personuppgifter till någon annan för direktmarknadsföringsändamål eller liknande.

Säkerhet för dina personuppgifter

Vi vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå för att skydda dina personuppgifter, särskilt för att skydda dem från oavsiktlig eller olaglig förstöring, förlust eller ändring eller obehörigt röjande av eller obehörig åtkomst till dina personuppgifter, i enlighet med vad som krävs enligt Dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter

Enligt Dataskyddslagstiftningen har du vissa rättigheter i förhållande till vår behandling av dina personuppgifter. Rättigheterna är inte absoluta och en begäran om utövande av rättigheterna resulterar därför inte alltid i någon åtgärd.

Dina rättigheter enligt Dataskyddslagstiftningen inkluderar:

• Rätt till tillgång – Enligt artikel 15 dataskyddsförordningen har du rätt att få tillgång till dina personuppgifter samt viss information rörande behandlingen av dem. Den informationen framgår av denna policy.
• Rätt till rättelse – Enligt artikel 16 dataskyddsförordningen har du rätt att få felaktiga personuppgifter rättade samt att komplettera ofullständiga personuppgifter.
• Rätt till radering – Under vissa omständigheter har du enligt artikel 17 dataskyddsförordningen rätt att få personuppgifterna raderade.
• Rätt till begränsning av behandling – Under vissa omständigheter har du enligt artikel 18 dataskyddsförordningen rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.
• Rätt till dataportabilitet – Enligt artikel 20 dataskyddsförordningen har du rätt att få ut personuppgifterna (eller få dem överförda till en annan
personuppgiftsansvarig) i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format.
• Rätt att göra invändningar – Enligt artikel 21 dataskyddsförordningen har du rätt att invända mot särskilda personuppgiftsbehandlingar.

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över personuppgiftbehandling.

Om du har några frågor angående vår personuppgiftsbehandling eller önskar utöva dina rättigheter enligt ovan, kontakta oss på gärna på kundtjanst@chef.se eller via post enligt nedan:

Chefakademin i Stockholm AB
Sankt Eriksgatan 26
112 39 Stockholm

eller via telefon på 010-490 04 00.

Ändringar i denna policy

Denna integritetspolicy kan komma att ändras från tid till annan, beroende på exempelvis ändringar i vår behandling av dina personuppgifter, varvid en uppdaterad version av denna integritetspolicy kommer att publiceras på vår webbplats. Alla ändringar av integritetspolicyn kommer att vara i enlighet med vad som följer av Dataskyddslagstiftningen. Datumangivelse för publicering av aktuell integritetspolicy visas överst i detta dokument.