Så gör du konferensen meningsfull

– Dagens chefer är duktiga på analys och strategi men missar ibland det som händer framför ögonen på dem, säger Jonas Franzén, kökschef på Soth’s Kitchen på Courtyard by Marriott på Kungsholmen i Stockholm.

De flesta av oss har svårt att dölja att vi inte trivs eller har tappat fokus. Uppdragna axlar, spända leenden, en tom blick eller ingen ögonkontakt alls, är tecken på att något behöver justeras. Det är ett förtroende att ha sin personals odelade uppmärksamhet. Ett förtroende som måste förvaltas.

– Du som chef behöver vara uppmärksam på din personals signaler och kunna ställa om. När man tappar kontakten är det lätt att bli självmedveten och hålla ännu hårdare i sin planering.

Han har märkt att många chefer gör powerpoint-presentationerna enligt konstens alla regler men lägger mindre tid på att lära sig innehållet utantill. En bra leverans bygger på övertygelse, saknas den är det lätt att åhörarna tappar intresset. Och då väcks gärna den inre kritikern till liv.

– Man börjar lyssna efter darr på sin röst, kryper ihop och börjar backa tillbaka i rummet. Till slut står man med ryggen mot väggen. Rör dig runt i rummet, då måste deltagarna vakna till och följa dig.

Efter närmare 40 år i restaurangbranschen och som coach för chefer och för svenska kocklandslaget, räcker det med att han kikar in i köket och tittar på kockarnas rörelsemönster för att veta vem som trivs och har koll på läget – och vem som inte har det.

– Att läsa kroppsspråk kan ge en del av svaret, men minst lika betydelsefullt är att våga fråga vad dina deltagare behöver om du ser att de tappar energi.

Kanske är det dags för en paus. Projektledarna på Courtyard by Marriott, lägger tillsammans med kunden upp planeringen. De finns också till hands under genomförandet. Deras erfarenhet säger att det vanligtvis behövs fler pauser än vad kunden tänkt. Pauser är värdefulla stunder då deltagarna kan lära känna varandra, något som blir allt viktigare när företagen anordnar färre event per bolag och många arbetar på distans en del av arbetsveckan.

Enligt Svenska Mötens Trendrapport 2026 kommer skräddarsydda upplevelser och miljöer att trivas i, högt upp på önskelistan. Många chefer efterfrågar ombonade lokaler med naturligt dagsljus, växter och harmoniska färgval. 

Om man frågar Jonas Franzén ligger grunden till en meningsfull konferensupplevelse i tydlighet från dig som chef om förväntningar kring spelregler och hur du vill att deltagarna ska bidra. Distribuera schemat i förväg och beskriv eventets karaktär, ligger fokus på samskapande och idéutbyte eller är syftet med konferensen främst informationsdelning? Formulera vilket resultat du vill se.

– I mitt coachande arbete handlar allt om prestationer. En konferens kan liknas vid en prestation i det avseendet att alla måste veta vad jag som chef och ledare förväntar mig att vi ska ha uppnått när vi skiljs åt klockan 17 sista dagen.

De mentala träningstekniker som tävlande använder inför en stor matlagningstävling kan också användas inför en konferens. Redan hemma ska deltagarna kunna visualisera dagarna och sin egen medverkan.

– För sin inre blick ska de se allt klart och tydligt: ”där sitter jag klädd så här, och där är chefen och nu pratar vi om detta och då ska jag lyfta den här grejen.”

Att hålla tider kan verka som en liten sak men har stor inverkan på helheten genom att det sänder signaler om att gemensamt visa respekt för tiden och tillfället.

– Har vi sagt att vi ska börja 08.00 ska alla sitta där fem i åtta. Gärna kvart i. Sen låser jag dörren.

Han medger att det kan låta hårt, men menar att det understryker vikten av att ta arbetet på allvar. Den som av familjeskäl behöver anpassningar har förhoppningsvis meddelat detta i god tid. Och att hålla tiderna från chefens håll är minst lika viktigt. Bryt när det är sagt.

I ett läge där konferensanläggningars tekniska utbud inte skiljer sig nämnvärt spelar mat och dryck i dag en större roll. Och att smakupplevelsen inte bara sitter i maten utan också i omgivningen är inget nytt, gastronomin har intresserat sig för frågan sedan artonhundratalet.

– Du har säkert varit med om det. Du har beställt en maträtt som du ätit många gånger förr, men när du tagit den första tuggan känner du att något är annorlunda: ”Jag kan inte riktigt sätta fingret på det men gud vad gott det är.”

På Courtyard by Marriott ersätts vetelängder och stora bufféer allt oftare av mer genomtänkta portionsupplägg för att möta ökade estetiska krav drivna av sociala medier.

Arbetsgivarna vill skämma bort sin personal och de anställda vill visa att de blir bortskämda. En lyckad konferens är en konferens som är värd att dokumenteras i minst tre instagram-stories.