Dags för nystart: Så klarar du chefsutmaningarna i höst

JA HAPP, SLUT PÅ ledigheten och dags för den vanliga trallen av konflikter, evighetslånga möten och omöjliga krav. Semesterkänslan som bortblåst – eller?

Med en dos expertråd från Chef kan hösten bli den nystart du drömt om, för en bättre och rimligare chefstillvaro. Här är hela listan på problemen du gruvat dig för under sommarledigheten, och hur du bäst kan tackla dem.

Visst är det härligt med engagemang, och du gillar ju att vara så uppslukad av jobbet att du nästan glömmer bort att du jobbar. Problemet är bara att den inställningen gör dig både stressad och utmattad. Till slut så pass att du inte lyckas koncentrera dig på någonting alls när du springer på alla bollar och försöker sätta dig in i precis allt.

Om du ständigt kämpar i motvind för att få förslag och förändringar till stånd, och det ändå inte blir som planerat, är det dags att ompröva både inställning och arbetssätt.

Försök att distansera dig och hitta en måttlig grad av engagemang. Det är också – kanske något förvånande – vad som leder till den bästa prestationen som chef, enligt forskaren Ali Kazemi som är professor i psykologi på Högskolan Väst.

”Sambandet mellan engagemang och prestation är inte linjärt. Det vill säga, det är inte givet att ju mer engagerad du är, desto bättre blir arbetet du utför som chef”, har han berättat för Chef.

Har du en känsla av att mötena blivit fler och längre på sistone? Då är du inte alldeles fel ute. Enligt en svensk forskargrupp har andelen högutbildade fördubblats i Sverige på mindre än 25 år, vilket lett till mer analys, diskussioner och överväganden på arbetsplatserna – kort sagt till fler möten.

Visst, möten kan absolut vara avgörande och nödvändiga för organisationens väl och ve. Samtidigt hinner du knappt något annat än att sitta i möten, och mötena tycks på något märkligt sätt nästan blivit till verksamhetens huvudsyssla. Ska det verkligen vara så?

Skapa en bättre mötesstruktur. Fastställ vilka möten som behövs, hur ofta ska de hållas och vilka som ska delta. Hur mycket tid lägger du och medarbetarna på möten, och vilken effekt ger de egentligen?

”Alla möten ska ha ett tydligt syfte och mål. De fasta mötena ska alltid utgå från verksamhets- och affärsplanen. Då kommer de vara en hjälp i att leda oss dit vi ska. Då kan också mötena bli kittet som håller ihop verksamheten, där vi försäkrar oss om att ingenting ramlar mellan stolarna”, har mötesexperten Micke Darmell sagt till Chef.

Krävande medarbetare som sprider dålig stämning är vad som dränerar svenska chefer mest på kraft, visar en undersökning av Chef. Och till skillnad från it-strul, som ofta är fixat inom en timme, tenderar ”jobbiga” personer som uttrycker irritation på möten, öppet visar sitt missnöje eller framställer sig som extra utsatta och motarbetade att upprepa sitt beteende igen och igen och igen. Och därmed bli ett komplext problem för dig som chef att hantera.

Beskriv problembeteendet i konkreta termer i samtal med medarbetaren, vad det får för konsekvenser och vad du önskar i stället.

”Att säga ’du sprider negativ energi, sluta med det’ är för luddigt, det blir svårt att veta vad som ska förändras. Det leder inte heller till så mycket förändringsvilja”, har psykologen Anna Bennich förklarat för Chef.

Pröva i stället något i stil med ”jag upplever att du ofta tar upp saker som du är missnöjd med på mötena, men utan att ha förslag på lösning. Jag skulle önska att du nästa gång berättar hur du vill ha det i stället, eller öppnar för att prata om lösningar i gruppen”.

”Därefter, så fort du ser minsta tendens till positiv förändring – förstärk det önskade beteendet”, säger Anna Bennich.

Brist på kandidater med tillräcklig utbildning och erfarenhet, stenhård konkurrens om den talang som ändå finns, på tok för höga lönekrav … Att Sveriges chefer har det svettigt i sina rekryteringsprocesser framgår av en undersökning i Chef, där en kraftig majoritet uppger sig ha svårigheter att hitta rätt kandidat. Över en femtedel beskriver uppgiften som ”mycket svår”, trots – eller kanske på grund av – den uppsjö av mer eller mindre avancerade rekryteringsverktyg som finns på marknaden.

Verkligen ingen quick-fix, men Byggföretagens rekryteringsexpert Elin Kebert pekar ändå på möjligheten att göra verksamheten något mindre anonym och önskemålen enklare för kandidaterna att ta till sig.

”Var aktiv, visa dig ute på yrkesutbildningarna och rekrytera direkt från dem. Erbjud gästföreläsningar och studiebesök, sommarjobb eller praktik. Gör det enkelt att hitta till ert företag”, har hon sagt till Chef.

En tydlig förklaring av vad yrkesrollen innebär kan ha större betydelse än man kanske tror för en lyckad rekrytering.

”För dig kanske det är självklart, men jobbkandidaterna är inga tankeläsare. Beskriv vad projektledaren förväntas göra, inte bara att du söker en sådan, i jobbannonser, på hemsidan eller när du gästföreläser”, säger Elin Kebert.

Medan över 60 procent av cheferna anger ökad effektivitet som den främsta effekten av AI, är det nästan ingen som märkt av några ökade intäkter från exempelvis försäljning.

En dryg tiondel anger visserligen att AI har lett till besparingar, men bara två procent av cheferna ser resultat i form av mer pengar på intäktskontot, visade en undersökning av Chef i fjol. Du törs knappt tänka tanken, men i dina mörka stunder undrar du vad det egentligen är för mening med tekniken om den ändå inte skapar något värde.

Inse att framtidens vinnande verksamheter inte är de med mest AI, utan de som förstår vad tekniken bör göra och inte. Se AI som något som gör vardagen enklare och mer produktiv för både chefer och medarbetare: automatisering av fakturahantering, ärendeflöden, bokning och transkribering av möten … AI kan göra arbetsplatsen roligare och mer kreativ, och ge bättre stöd inför svåra arbetsuppgifter.

”Men låt den inte hålla medarbetarsamtalet”, menar Alexander Löfgren, teknologie doktor vid KTH i en debattartikel i Dagens Industri.

”Låt den inte avgöra vem som får jobbet. Och låt den definitivt inte ersätta samtalen vid kaffemaskinen där kollegor spontant löser sina utmaningar.”

Ordet ”snäll” är flitigt förekommande i svenskarnas beskrivningar av sina chefer. Vilket kan tyckas positivt. Men att som chef lova saker till höger och vänster, genast svara på alla mejl, sitta med i alla möten och sträva efter att aldrig göra någon besviken – det blir till slut problematiskt.

Förr eller senare uppstår alltid situationer där du som chef behöver sätta ner foten och ta ett tufft beslut. Vilket kan kännas smått omöjligt när folk vant sig vid att du alltid är snäll. Risken är också att den snälla chefen, som skyr konflikter, faller in i passivitet. Ett beteende som kan vara minst lika destruktivt som ett aktivt aggressivt eller hotfullt ledarskap.

Sök professionell hjälp med att sätta gränser och utveckla ditt ledarskap. Tydlighet är ett nyckelord i sammanhanget.

”I ett forskningsprojekt om unga chefer har vi sett att de lätt blir osäkra på sin roll och sitt mandat om det brister i tydlighet på nivån ovanför dem själva. Med ökad risk för att destruktivt passiva ledarskapsbeteenden uppstår”, har ledarskapsforskaren Susanne Tafvelin sagt till Chef.

Hon fortsätter:

”Som chef behöver du också vara en förebild. Besvarar du dina mejl inom tre sekunder, även efter kontorstid, skickar du signalen att det är okej att vara gränslös och snäll. Var och en har rätt till en välfungerande arbetssituation.”