Förenklat arbetssätt sparar 1200 timmar
Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification.
I bokslutsprocessen på Länsförsäkringar gjorde man som man alltid hade gjort. På avdelningen för bank- och finansredovisning levde de gamla manuella arbetsmetoderna kvar, trots att man moderniserat mot både marknad och kund.
o för nästa steg i din chefskarriär?
Vässa dina kunskaper i Chefs nätverk och nå nästa nivå i ditt ledarskap.
”Eftersom allt är så automatiserat i privatlivet var det frustrerande att sitta kvar i ett manuellt system på jobbet där vi ägnade mycket tid åt att skyffla siffror”, berättar Martina Lous-Christensen, chef för bank- och finansredovisningen.
Men initiativet var inte hennes. Länsförsäkringar arbetar sedan länge med leanmetodik där medarbetarna själva driver förändringar. Medarbetarna kartlade under 2015 bokslutsprocessen för att se vilka moment som var inblandade, i vilken ordning saker görs, var information hämtas och var flaskhalsar uppstår.
Läs också: Tre enkla regler ökar effektiviteten
”Vi brukar kalla det för en simbaneanalys. Varje grupp är en simbana och man kartlägger vem som gör vad, hur man hoppar mellan simbanorna och om det går att göra kortare steg”, säger Martina Lous-Christensen.
Genom att förenkla processerna och tänka på vad mottagaren i nästa processteg vill ha gjorde de en tidsbesparing på årsbasis på cirka 1 200 timmar. För gruppen, som då bestod av 12 personer, motsvarade det drygt fem procent av arbetad tid.
”Tid som vi kan lägga på analys och kvalitetsförbättring. Medarbetarna är mindre stressade och mer reflekterande, de kommer ofta med idéer om hur vi borde lägga upp arbetet för att det ska bli ännu bättre. Det bekräftas i våra medarbetarnöjdhetsmätningar där KPI för arbetsklimat stigit från 91 till 100 (av 100).”
Företag: Länsförsäkringar.
Problem: Traditionell manuell bokslutsprocess skapade för långa ledtider vid månadsrapporteringen.
Lösning: Kartlägga processerna, skapa mallar och underlätta informationsflödet. Minskade arbetsåtgången med 1 200 timmar på ett år, ökade effektiviteten och kvaliteten i analys och rapporter och gav nöjdare medarbetare.
Tidsbesparingen består av 51 olika förbättringar, som återfinns i en förbättringskatalog:
”Vissa förändringar syftar till att höja kvaliteten och vissa till att få fram samma output fast på ett smartare sätt, så att vi lägger mindre tid på aktiviteter som inte är värdeskapande. Ett exempel är att gå från manuell registrering av siffror i analys till att använda makron för en automatiserad process.”
Martina Lous-Christensen betonar att alla medarbetare har i uppgift att både göra sina siffror och utveckla sitt arbete.
Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här
”Min uppgift som chef är att skapa tydlighet kring målen så att alla känner sig trygga i att enskilda initiativ bidrar till att vi når målen i affärsplanen. Och att vara tydlig med mina förväntningar kring till exempel hur mycket tid de ska lägga på förbättringsarbete.”
Nu tar avdelningen sikte mot robotisering och automatisering för ytterligare förenklingar.
”Vi har precis gjort en prototyp för processen likviditetsprognos. Det som tidigare tagit en stor del av arbetsdagen klaras nu av på några ögonblick. Det var verkligen fascinerande att se roboten manövrera flera olika system, logga in på banken, skicka mejl till berörda personer och göra bokningar i vårt huvudboksystem. Jag har förstått att utvecklingen inom digitaliseringen går fort, men inte så fort.”
Läs också: Sex sätt att jobba smartare
Fortsätt läsa kostnadsfritt!
Vi behöver bara en minut…
Så roligt att du vill fortsätta läsa! Det får du strax göra, utan att betala något.
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
Dina uppgifter delas aldrig med tredje part. Läs vår integritetspolicy här.
