jobba
Foto: Pexels

Tre enkla regler ökar effektiviteten

På Icebugs huvudkontor utanför Göteborg har man tagit hjälp av effektivitetskonsulten Petra Brask för att navigera i alla arbetsprocesser. Icebug upplevde att de hade tonvis med information att sortera i och att störningsmomenten var för många.

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

”Vi stör oss själva och varandra i tid och otid. Vid varje avbrott tar det sex, sju minuter innan man tagit sig tillbaka till den arbetsuppgift som man höll på med. Räknar man samman den tiden är det många timmar som går bort”, berättar Icebugs vice vd och operativ chef, Tom Nilsson.

Läs också: ”Vi fick ökad tekniklust på köpet”

De skaffade en verktygslåda kopplad till lean, med tre enkla regler som fick siffernamn.

Tom Nilsson, vice vd Icebug. Tom Nilsson, vice vd Icebug.

09.30 – handlar om att ta tillvara vår mest produktiva tid på dygnet. Fram till 09.30 varje morgon är det tyst enskilt arbete som gäller. Ingen hejar, småsnackar eller stör någon annan.

”Vi har flextid från 07.15 så i bästa fall kan man hinna med två timmars ostört arbete. Eftersom hjärnan är som piggast då kan man få ut mycket effekt av denna tid.”

1 – är kopplad till 09.30- regeln och handlar om prioritering. Vi kan maximalt överblicka sex uppgifter. Dessa sex punkter sorteras i prioriteringsordning, som ett underlag för vad man ska börja med morgonen därpå.

2–3 – så många gånger om dagen kollar man sin mejlbox. Den stora fällan i informationsflödet är att arbeta med inkorgen uppe på datorskärmen.

Företag: Icebug (tillverkar greppvänliga skor).Problem: För många störningsmoment och svårigheter med prioritering.

Lösning: Tre gemensamma regler som ökat den personliga effektiviteten, enat personalen och underlättat introduktionen av nya medarbetare.

”Det är almanackan som ska styra din arbetsdag. Inkorgen går du in i två, tre gånger per dag. Under en avsatt tid på 20–25 minuter tar du hand om allt som inkommit; sparar, svarar eller slänger. Även obehagliga saker ska in på to-do-listan, prioriteras och sedan avsättas tid för i almanackan.

”Folk har blivit effektivare, men precis som i lean har det också stärkt värdekedjan. Genom att reflektera över arbetsuppgifterna har vi också blivit bättre på att göra det som är värdeskapande – och så är det skönt att komma in till ett tyst, fokuserat kontor på morgnarna.”

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

apollo
Digital HR

Bommade igen sista butiken – så blev Apollo digitala

Digitaliseringen har inneburit att de traditionella charterbolagen befinner sig på en helt ny marknad. Apollo är mitte uppe i en anpassning till den nya verkligheten – och djupt involverade i det arbetet är HR-avdelningen. 
Thomas von Koch, vd EQT.
Annonssamarbete Chef + Vinnova

EQTs vd: ”Kulturförändring är det svåra”

”Den stora utmaningen nu, det man totalt underskattar, är företagskultur och ledningskultur”, menar Thomas von Koch, vd för EQT.

tanketid
Hälsa

Här får medarbetarna 4 timmar – enbart till reflektion

Ledningsgruppen på Youcall avsatte fyra timmar i veckan åt reflektion. Redan efter tre veckor gav det resultat. De blev mer harmoniska och fick lika mycket eller mer gjort. Nu släpper Tony Nilsson loss hela företagets tankekraft.
vinst
Mångfald

De gick från 2 kvinnliga chefer – till 55 procent

Stamnät, elförsörjning, infrastruktur – av tradition en mansdominerad sektor. Ändå har Svenska Kraftnät lyckats närma sig en jämn köns­fördelning.

gratismat
Arbetsmiljö

Gratis mat på jobbet – en stressfälla för personalen

Fria måltider på jobbet. En dröm för många – men nu varnar stressexperter om att kontorskulturen kan drabba medarbetarnas och chefernas hälsa.
forgifta
Arbetsmiljö

5 saker som förgiftar stämningen på jobbet

Det är låg stämning bland medarbetarna – utan att du som chef förstår varför. Då kan du behöva kolla upp om det finns faktorer i er jobbkultur som förgiftar miljön.
domstol2
Annonssamarbete Chef + CSN

Dom i USA får fler svenskar att betala sina studielån

En fällande dom i Kalifornien har banat vägen. CSN får nu allt fler svenskar i USA att betala på sina studieskulder. ”Nu vet man att CSN vinner om vi går till domstol”, säger verksjuristen Helena Fällman.
aktivitet
Personlig effektivitet

4 punkter: Det här krävs för att få produktiva medarbetare

Vill du ha produktiva medarbetare? Då finns det fyra punkter som är extra effektiva om ni vill testa aktivitetsbaserade kontor, visar en svensk studie.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden