jobba
Foto: Pexels

Tre enkla regler ökar effektiviteten

På Icebugs huvudkontor utanför Göteborg har man tagit hjälp av effektivitetskonsulten Petra Brask för att navigera i alla arbetsprocesser. Icebug upplevde att de hade tonvis med information att sortera i och att störningsmomenten var för många.

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

”Vi stör oss själva och varandra i tid och otid. Vid varje avbrott tar det sex, sju minuter innan man tagit sig tillbaka till den arbetsuppgift som man höll på med. Räknar man samman den tiden är det många timmar som går bort”, berättar Icebugs vice vd och operativ chef, Tom Nilsson.

Läs också: ”Vi fick ökad tekniklust på köpet”

De skaffade en verktygslåda kopplad till lean, med tre enkla regler som fick siffernamn.

Tom Nilsson, vice vd Icebug. Tom Nilsson, vice vd Icebug.

09.30 – handlar om att ta tillvara vår mest produktiva tid på dygnet. Fram till 09.30 varje morgon är det tyst enskilt arbete som gäller. Ingen hejar, småsnackar eller stör någon annan.

”Vi har flextid från 07.15 så i bästa fall kan man hinna med två timmars ostört arbete. Eftersom hjärnan är som piggast då kan man få ut mycket effekt av denna tid.”

1 – är kopplad till 09.30- regeln och handlar om prioritering. Vi kan maximalt överblicka sex uppgifter. Dessa sex punkter sorteras i prioriteringsordning, som ett underlag för vad man ska börja med morgonen därpå.

2–3 – så många gånger om dagen kollar man sin mejlbox. Den stora fällan i informationsflödet är att arbeta med inkorgen uppe på datorskärmen.

Företag: Icebug (tillverkar greppvänliga skor).Problem: För många störningsmoment och svårigheter med prioritering.

Lösning: Tre gemensamma regler som ökat den personliga effektiviteten, enat personalen och underlättat introduktionen av nya medarbetare.

”Det är almanackan som ska styra din arbetsdag. Inkorgen går du in i två, tre gånger per dag. Under en avsatt tid på 20–25 minuter tar du hand om allt som inkommit; sparar, svarar eller slänger. Även obehagliga saker ska in på to-do-listan, prioriteras och sedan avsättas tid för i almanackan.

”Folk har blivit effektivare, men precis som i lean har det också stärkt värdekedjan. Genom att reflektera över arbetsuppgifterna har vi också blivit bättre på att göra det som är värdeskapande – och så är det skönt att komma in till ett tyst, fokuserat kontor på morgnarna.”

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

sjuk-2
Hälsa

Här är svenska företaget som skrotar karensdagen

Omodernt. Så resonerade Wise Group kring karsensdagen och har därför bestämt sig för att skrota den för sina 400 medarbetare i Sverige som en förmån.
Christina Forsberg, CSN. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + CSN

Christina Forsberg: CSN möjliggör drömmar

Studiestödet måste säkras – för nya generationer, längre arbetsliv och ständigt lärande. CSN:s generaldirektör Christina Forsberg berättar om hur hon leder arbetet med att möjliggöra livsdrömmar.

helena-2
Motivation

Så lockar Microsoft tillbaka avhoppare

Att fånga kvalificerade medarbetare på en glödhet och snabbrörlig arbetsmarknad är inte alltid så lätt. Microsoft tar till nya grepp för att motivera tidigare anställda att återvända. Ett är att träna cheferna i empati.

checklist
Verksamhetsutveckling

Lista: 6 saker du aldrig ska ha med på att göra-listan

Är du ett fan av listor? Kanske är du till och med en av dem som tagit din att göra-lista till en högre nivå genom att använda postit-lappar och bygga din egen agila kanban-board, bara för dagens göromål?
vrhjalm
Teamutveckling

Här testas skräckscenarier – med hjälp av VR

Få branscher har så riskfylld arbetsmiljö som byggföretagen. På Skanska tacklar man farorna med vr-teknik – som gestaltar både rusande fordon och psykisk ohälsa efter ett dödsfall.
blabla
Karriär

5 skäl till varför du ska anställa en introvert

Extroverta eller introverta medarbetare. När du formar ditt arbetslag kan det vara klokt att fundera hur den ser ut på din arbetsplats idag.
tholin-henrik_sandstrom2
Annonssamarbete Chef + Simployer (Tholin & Larsson)

3 frågor som avslöjar hål i en kompetensstrategi

Kompetensbrist är en växande dold kostnad i svenska företag. Hög tid att skaffa kontroll över situationen. Att ställa tre frågor är en bra början
boken1
Beslutsfattande

Duo granskar Silicon Valleys ledare i ny bok

Världens största företag samlade på en plats. Men var ligger egentligen Silicon Valley som fysisk plats och vilket inflytande har tech-bolagens ledare? Det ville journalisterna Karin Pettersson och Martin Gelin ta reda på i boken ”Internet är trasigt”.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden