jobba
Foto: Pexels

Tre enkla regler ökar effektiviteten

På Icebugs huvudkontor utanför Göteborg har man tagit hjälp av effektivitetskonsulten Petra Brask för att navigera i alla arbetsprocesser. Icebug upplevde att de hade tonvis med information att sortera i och att störningsmomenten var för många.

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

”Vi stör oss själva och varandra i tid och otid. Vid varje avbrott tar det sex, sju minuter innan man tagit sig tillbaka till den arbetsuppgift som man höll på med. Räknar man samman den tiden är det många timmar som går bort”, berättar Icebugs vice vd och operativ chef, Tom Nilsson.

Läs också: ”Vi fick ökad tekniklust på köpet”

De skaffade en verktygslåda kopplad till lean, med tre enkla regler som fick siffernamn.

Tom Nilsson, vice vd Icebug. Tom Nilsson, vice vd Icebug.

09.30 – handlar om att ta tillvara vår mest produktiva tid på dygnet. Fram till 09.30 varje morgon är det tyst enskilt arbete som gäller. Ingen hejar, småsnackar eller stör någon annan.

”Vi har flextid från 07.15 så i bästa fall kan man hinna med två timmars ostört arbete. Eftersom hjärnan är som piggast då kan man få ut mycket effekt av denna tid.”

1 – är kopplad till 09.30- regeln och handlar om prioritering. Vi kan maximalt överblicka sex uppgifter. Dessa sex punkter sorteras i prioriteringsordning, som ett underlag för vad man ska börja med morgonen därpå.

2–3 – så många gånger om dagen kollar man sin mejlbox. Den stora fällan i informationsflödet är att arbeta med inkorgen uppe på datorskärmen.

Företag: Icebug (tillverkar greppvänliga skor).Problem: För många störningsmoment och svårigheter med prioritering.

Lösning: Tre gemensamma regler som ökat den personliga effektiviteten, enat personalen och underlättat introduktionen av nya medarbetare.

”Det är almanackan som ska styra din arbetsdag. Inkorgen går du in i två, tre gånger per dag. Under en avsatt tid på 20–25 minuter tar du hand om allt som inkommit; sparar, svarar eller slänger. Även obehagliga saker ska in på to-do-listan, prioriteras och sedan avsättas tid för i almanackan.

”Folk har blivit effektivare, men precis som i lean har det också stärkt värdekedjan. Genom att reflektera över arbetsuppgifterna har vi också blivit bättre på att göra det som är värdeskapande – och så är det skönt att komma in till ett tyst, fokuserat kontor på morgnarna.”

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

stressaminte
Hälsa

Hetaste jobblöftet: Stressa mindre

När svenskarna får ge ett löfte inför sitt jobbår hamnar ”stressa mindre” i topp. Det visar en färsk undersökning som Kantar Sifo har gjort.
inspirator
Annonssamarbete Chef + LinkedIn

Quiz: Vilken nätverkstyp är du på Linkedin?

Ditt nätverk är en framtida karriärförsäkring. Så tänk till kring hur du vill bygga det. Ett första steg är att skaffa koll på din nätverkspersonlighet på Linkedin. Gör vårt quiz här!
byra
Arbetsmiljö

Hon blev utsatt för härskartekniker – i 3 år: "Ont i magen”

Nu har Anna-Karin Kask skrivit en bok i ämnet.

apparna
Teamutveckling

Vd:ar avslöjar: 5 appar vi inte klarar oss utan

Nytt jobbår – och en möjlighet att styra upp din vardag. Med hjälp av några enkla verktyg kan du få bättre koll på både ditt och dina medarbetares arbete.
produktiv
Personlig effektivitet

5 kända myter om produktivitet – som måste krossas

Här är myterna som är värda att krossa.

prod
Personlig effektivitet

Så blir 2019 ditt mest produktiva år – någonsin

Nytt år – och nya möjligheter. Här är experternas bästa råd för att du ska få ditt mest produktiva jobbår hittills.
Helen Remnås, affärsutvecklingschef på Experis. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Experis

Sprida värderingar – chefens nya viktiga roll

Trenden är tydlig: chefer som vågar ta med sina värderingar in i ledarskapet har bäst möjlighet att förändra.  "Ledare behöver våga prata öppet om problem. Ta ställning", säger Helen Remnås på Experis.
pinken
Personlig effektivitet

Daniel Pink: "Gör pappersarbetet – efter lunch”

Genom att välja när på dagen du gör en aktivitet kan du höja såväl din prestation som ditt välbefinnande.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden