Tre enkla regler ökar effektiviteten
På Icebugs huvudkontor utanför Göteborg har man tagit hjälp av effektivitetskonsulten Petra Brask för att navigera i alla arbetsprocesser. Icebug upplevde att de hade tonvis med information att sortera i och att störningsmomenten var för många.
”Vi stör oss själva och varandra i tid och otid. Vid varje avbrott tar det sex, sju minuter innan man tagit sig tillbaka till den arbetsuppgift som man höll på med. Räknar man samman den tiden är det många timmar som går bort”, berättar Icebugs vice vd och operativ chef, Tom Nilsson.
De skaffade en verktygslåda kopplad till lean, med tre enkla regler som fick siffernamn.
Tom Nilsson, vice vd Icebug.
09.30 – handlar om att ta tillvara vår mest produktiva tid på dygnet. Fram till 09.30 varje morgon är det tyst enskilt arbete som gäller. Ingen hejar, småsnackar eller stör någon annan.
”Vi har flextid från 07.15 så i bästa fall kan man hinna med två timmars ostört arbete. Eftersom hjärnan är som piggast då kan man få ut mycket effekt av denna tid.”
1 – är kopplad till 09.30- regeln och handlar om prioritering. Vi kan maximalt överblicka sex uppgifter. Dessa sex punkter sorteras i prioriteringsordning, som ett underlag för vad man ska börja med morgonen därpå.
2–3 – så många gånger om dagen kollar man sin mejlbox. Den stora fällan i informationsflödet är att arbeta med inkorgen uppe på datorskärmen.
Företag: Icebug (tillverkar greppvänliga skor).Problem: För många störningsmoment och svårigheter med prioritering.
Lösning: Tre gemensamma regler som ökat den personliga effektiviteten, enat personalen och underlättat introduktionen av nya medarbetare.
”Det är almanackan som ska styra din arbetsdag. Inkorgen går du in i två, tre gånger per dag. Under en avsatt tid på 20–25 minuter tar du hand om allt som inkommit; sparar, svarar eller slänger. Även obehagliga saker ska in på to-do-listan, prioriteras och sedan avsättas tid för i almanackan.
”Folk har blivit effektivare, men precis som i lean har det också stärkt värdekedjan. Genom att reflektera över arbetsuppgifterna har vi också blivit bättre på att göra det som är värdeskapande – och så är det skönt att komma in till ett tyst, fokuserat kontor på morgnarna.”
Logga in för att fortsätta läsa!
Skapa ett gratiskonto, läs Chef digitalt för
0:-
- Tillgång till våra låsta artiklar och webinar gratis!
