jobba
Foto: Pexels

Tre enkla regler ökar effektiviteten

På Icebugs huvudkontor utanför Göteborg har man tagit hjälp av effektivitetskonsulten Petra Brask för att navigera i alla arbetsprocesser. Icebug upplevde att de hade tonvis med information att sortera i och att störningsmomenten var för många.

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

”Vi stör oss själva och varandra i tid och otid. Vid varje avbrott tar det sex, sju minuter innan man tagit sig tillbaka till den arbetsuppgift som man höll på med. Räknar man samman den tiden är det många timmar som går bort”, berättar Icebugs vice vd och operativ chef, Tom Nilsson.

Läs också: ”Vi fick ökad tekniklust på köpet”

De skaffade en verktygslåda kopplad till lean, med tre enkla regler som fick siffernamn.

Tom Nilsson, vice vd Icebug. Tom Nilsson, vice vd Icebug.

09.30 – handlar om att ta tillvara vår mest produktiva tid på dygnet. Fram till 09.30 varje morgon är det tyst enskilt arbete som gäller. Ingen hejar, småsnackar eller stör någon annan.

”Vi har flextid från 07.15 så i bästa fall kan man hinna med två timmars ostört arbete. Eftersom hjärnan är som piggast då kan man få ut mycket effekt av denna tid.”

1 – är kopplad till 09.30- regeln och handlar om prioritering. Vi kan maximalt överblicka sex uppgifter. Dessa sex punkter sorteras i prioriteringsordning, som ett underlag för vad man ska börja med morgonen därpå.

2–3 – så många gånger om dagen kollar man sin mejlbox. Den stora fällan i informationsflödet är att arbeta med inkorgen uppe på datorskärmen.

Företag: Icebug (tillverkar greppvänliga skor).Problem: För många störningsmoment och svårigheter med prioritering.

Lösning: Tre gemensamma regler som ökat den personliga effektiviteten, enat personalen och underlättat introduktionen av nya medarbetare.

”Det är almanackan som ska styra din arbetsdag. Inkorgen går du in i två, tre gånger per dag. Under en avsatt tid på 20–25 minuter tar du hand om allt som inkommit; sparar, svarar eller slänger. Även obehagliga saker ska in på to-do-listan, prioriteras och sedan avsättas tid för i almanackan.

”Folk har blivit effektivare, men precis som i lean har det också stärkt värdekedjan. Genom att reflektera över arbetsuppgifterna har vi också blivit bättre på att göra det som är värdeskapande – och så är det skönt att komma in till ett tyst, fokuserat kontor på morgnarna.”

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

Relaterade artiklar

utsedd
Karriär

Utsedd: Sveriges bästa arbetsgivare 2019

Varje år delar Randstad ut pris till årets mest attraktiva arbetsgivare. Genom att intervjua 6200 svenskar har man nu ett svar – och det är inte Ikea.
Gabriella Huss på K2 Search har fem råd till chefer som kört fast i karriären. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Ledarna

Ta dig förbi hindren i din chefskarriär

Den klassiska karriärtrappan är raserad. En ny typ av chefskarriär tar form – med ökad risk att uppleva att man har kört fast. ”Viktigast för att ta sig vidare då är självkännedom”, säger chefsrekryteringsexperten Gabriella Huss.
sakersage
Kommunikation

3 gånger chefen ska vara tyst under ett möte

Att vara chef innebär att du måste behärska konsten att veta när du ska driva ett möte framåt – och när det är bäst att vara tyst och släppa fram andra. Här är några råd för att lyckas!
axfoodlouise
Teamutveckling

Matjätten ökade mångfalden – med hjälp av algoritmer

Från högar av ansökningar i butikerna till centraliserad rekrytering med algo­ritmer.

inflytande
Arbetsmiljö

Undersökning: Så stort inflytande har kollegerna – i våra liv

Känns det som att jobbet styr ditt liv? En undersökning visar nu att bara familj och vänner har större inflytande än kollegerna.
utanfor
Teamutveckling

Rädd att lämna någon på jobbet utanför – inför ”schysstombud”

Syften med den gemensamma AW:n är att få ihop gruppen – men risken är ändå stor att någon medarbetare känner sig utanför. Därför inför mediebyrån Oh My en ny roll på företaget: Ett ”schysstombud”. 
Erik Sundqvist på Michelin ringar in och lyfter sitt ledarskap med en Executive MBA på Stockholms universitet. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + SBS Executive MBA

Nya metoder får ledarskapet att skjuta fart

Erik Sundqvist ringar in och lyfter sitt ledarskap med nya verktyg och kunskaper. Fyra lärdomar har varit extra användbara.

es2
Krönikor

Cissi Elwin: Jag kunde inte hålla tårarna borta

Cissi Elwin skriver vad företag kan göra för att minska segregationen i samhället.