Visst funkar sex timmars arbetsdag

Kortare arbetsdagar med bibehållen lön är en het potatis. Många har åsikter. Inte minst politiskt. Diskussionerna har gått höga allt sedan Alva Myrdal i början av 1970-talet la fram ett förslag från socialdemokratiska kvinnoförbundet om sex timmars arbetsdag.

En bit in på 2000-talet har några företag vågat testa. När Chef skrev om appföretaget Filimundus som 2015 införde sex timmars arbetsdag med bibehållen lön blev det snabbt en viral succé – och en världsnyhet. Medier från bland annat Grekland, Italien, USA, England, Australien och Polen uppmärksammade den ”svenska modellen” efter en artikel i Fast Company som gav sken av att alla i Sverige fått arbetstidsförkortning. Sedan dess har bland annat sökoptimeringsföretaget Brath och säljavdelningen på Qall Telecom sällat sig till dem som gjort verklighet av en attraktiv idé.

Men ingen i Sverige har tittat på det organisatoriskt ur ett vetenskapligt perspektiv.

Förrän nu.

”Working 9 to 5, eller? En fallstudie om implementering av arbetstidsförkortning ur ett organisatoriskt perspektiv” är förvisso en kandidatuppsats vid Institutionen för organisation och entreprenörskap på Linnéuniversitetet. På ett begränsat underlag, sex personer. Och det är viktigt att ha i åtanke.

Men Amanda Andersson och Maria Brengdahl Bengtsson har kommit fram till intressanta resultat som kan bana väg för hur man kan få mer effekt ur färre arbetade timmar.

Rekryteringsföretaget Telin i Kalmar, som uppsatsen bygger på, är mycket nöjda efter att ha jobbat 65 dagar mindre (520 timmar) under snart ett år, med samma resultat.

Den tidigare forskning som gjorts om arbetstidsförkortning har fokuserat på medarbetarnas hälsa och välmående. 2007 presenterade nu nedlagda Arbetslivsinstitutet en omfattande studie som visade att den upplevda hälsan förbättrades väsentligt för de som arbetade sextimmarsdag. De upplevde ett större väl­befinnande med mindre stress och trötthet.

Andersson och Brengdahl Bengtsson tar upp ytterligare två studier i sin uppsats där man sett en positiv effekt på de hälsofaktorer som undersökts. Samtliga studier är gjorda inom den offentliga sektorn.

Ur ett organisatoriskt perspektiv har det gjorts en enda studie hittills. I Japan 2012. Biträdande lektorn Fang-Tai Tseng, Institute of Business and Management vid National Chiao Tung University, har undersökt strategier för hur en organisation kan bibehålla sin produktivitet vid arbetstidsförkortning. Hon kom fram till att implementering av en strategi för att förbättra arbetsprocessen har ett positivt samband med förhöjd produktivitet, men säger också att hon inte tror att studiens resultat är giltiga utanför Japans gränser.

Maria Brengdahl Bengtsson menar att den japanska studien är den enda vettiga som gjorts utifrån organisation och arbetsprocesser. Studien har också kommit fram till att en organisation som vill förkorta arbetstiden med bibehållen lön måste vidta åtgärder för att uppnå samma grad av måluppfyllelse. Det går inte bara att skära ner arbetstiden.

Efter flera kvalitativa intervjuer med Telins vd Linda Petersson och hennes fem medarbetare har Maria Brengdahl Bengtsson och hennes kollega Amanda Andersson sett att det finns två förutsättningar– och tre arbetsprocesser som bör förändras – för att arbetstidsförkortning ska lyckas.

Det första är att organisationen har en stark företagskultur. Det andra att det finns en väl fungerande intern kommunikation.

”Företagskulturen är så tydlig på Telins. Som en av de intervjuade sa, ’vi är som ett familjeföretag fast ingen är släkt’”, berättar Maria Brengdahl Bengtsson.

Vd Linda Petersson bekräftar.

”Vi har gjort ett stort värderingsarbete och lever verkligen efter det. Vi pratar igenom svåra case och tar dem som rätte­snöre. Våra värdeord är engagemang, mod, glädje och respekt. Kulturen präglas av ett starkt förändringsledarskap, samtidigt som vi har respekt för att folk behöver tid för förändring.”

Den andra förutsättningen, en fungerande intern kommunikation, handlar om hur förändringen kommuniceras. Telins har varit noggranna med att prata igenom idén och möta de rädslor och den stress som i förstone uppstod när man upplevde att man skulle göra samma jobb på kortare tid. De gör också regelbundna avstämningar kring hur arbetstidsförkortningen fungerade för var och en. Men det handlar minst lika mycket om kommunikationens betydelse i det dagliga arbetet.

De tre arbetsprocesserna som bör införas är att eliminera den tid som inte läggs på konkreta arbetsuppgifter, använda digitala kommunikationsverktyg och att förändra mötesstrukturen för att uppnå effektivare möten.

”I kartläggningen av tidsåtgång såg vi direkt att möten kunde hanteras annorlunda”, säger Linda Petersson.

Deras måndagsmöte hade flutit ut till två och en halv timme. Det flyttades från morgonen till att ligga i samband med lunchen och får numera ta högst en timme. Det som tidigare rapporterades på mötet i form av pågående jobb lämnas nu skriftligen på fredagen så att alla hinner läsa igenom och komma förberedda. Sedan får var och en av de sex medarbetarna tio minuter på sig för att ta upp sådant som främst är till nytta för hela gänget.

Varje möte har fått ett tema med en tydlig agenda och en förutbestämd tidsåtgång. Och är till och med integrerade med styrelsemötena.

Det sociala småpratet har fått stryka på foten och det är inte längre okej att störa kollegerna med frågor. Arbetsplatsen har blivit tystare och lugnare. Den mesta kommunikationen sker via det digitala chattforumet, Google Hangouts. Man avbryter inte kollegerna utan ger dem möjlighet att svara när de har tid. De kommunicerar i tre olika kanaler; en frånvarochatt där alla kan se vem som är sjuk eller på kundbesök, en att-läsa-chatt där intressant information och länkar läggs upp och en social chatt där frågor av typen ’vem hänger med och yogar?’ avhandlas.

”Visst fanns det en rädsla för att förlora den sociala tillvaron, men vi är extremt sociala, älskar dialog och kontakt. Att alla gick med på att dra ner lunchen till en halvtimme innebär att alla äter inne och då pratar vi inte jobb utan ventilerar det privata”, säger Linda Petersson.

Privata göromål görs inte heller längre på arbetstid eftersom man har tid för det på eftermiddagarna. Linda Petersson är noga med att medarbetarna ska använda de två lediga timmarna till sig själva och sin egen återhämtning och inte till hushållsarbete.

Idén om arbetstidsförkortning var hennes och när studien gjordes hade medarbetarna på Telins gått hem klockan 15 om dagarna i fyra månader. Intervjuerna i uppsatsen vittnar om bättre balans mellan privat- och arbetsliv, bättre gemenskap på arbetsplatsen och ett större fokus på arbetsuppgifterna.

”Nu har vi kört med sex timmars arbetsdag i snart ett år och det fungerar faktiskt. Alla är piggare och mer skärpta när de jobbar. De är effektiva och håller fokus. Och eftersom vi respekterar varandras tid på ett nytt sätt känner sig folk mer tillfredsställda och lugna”, säger Linda Petersson och fortsätter:

”Det är en kontroversiell idé och det provocerar ganska rejält när en företagare gör det här. Men vi driver ett rekryteringsföretag som rekryterar chefer och specialister och alla pratar om obalansen mellan arbete och privatliv. Många tar upp psykisk ohälsa som ett resultat av att man inte får ihop det. Jag har grunnat mycket på hur vi jobbar, hur vi lever, om jag som arbetsgivare och ägare för ett bolag kan göra något för att skapa ett mer hållbart arbetsliv för oss. Jag sa: ’Låt oss testa. Vi kan alltid gå tillbaka till åtta timmars arbetsdag.’ Fast nu är det ingen som vill det längre.”