Surdeg: Administration

De administrativa uppgifter som skjuts upp, enligt Chefs undersökning, är dokumentation av saker som hänt, policydokument som krishantering, jämställdhets- och mångfaldsplaner och pappersarbete kring strategifrågor som verksamhetsutveckling och omorganisation.

Stefan Falks erfarenhet är att administration upplevs som ett stort problem, men i verkligheten sällan är det.

”När vi tillsammans gör en analys av situationen visar det sig oftast att det är mer av en känsla. Det faktum att man har olästa mejl kan vara stressande och kännas akut överhängande, just för att man inte har läst mejlen.”

”Det är väsentligt för chefer att förstå att vi alla har svårt att uppskatta den reella storleken på ett problem eller en möjlighet. Vi tänker ofta i svart och vitt, jättebra eller jättedåligt, utan att ha gjort någon analys. I själva verket är det oftast hälften så bra och hälften så dåligt”, säger Stefan Falk.

Lösning: Strukturera mera.

Svaret på hur man bakar ut den här surdegen är struktur. Att bena ut vad man gör och hur lång tid det tar, när det inträffar och hur man kan göra det på ett smartare sätt.

”Börja med att sortera bort allt du inte behöver göra, men som du gör av gammal vana”, säger Stefan Falk.

 Skapa en översikt över dina administrativa arbetsuppgifter.

Dela upp i obligatoriskt och frivilligt. Frivilligt kan till exempel vara att du alltid gör dina checklistor på torsdagar.

 Dela sedan upp den obligatoriska administrationen i planerat och återkommande.

Sortera det planerade. Skapa dig en bild av hur mycket och hur ofta.

 Sortera det oplanerade. Dela upp det i vad som är lätt och svårt.

”Det som är lätt behöver du inte lägga någon tid på och det som är svårt behöver du göra lätt. Det gör du genom att ta reda på vad det beror på att det är svårt; om du till exempel saknar information, gör det vid fel tillfälle etc”, förklarar Stefan Falk.

När du har fått överblick kan du dels se om det verkligen är så mycket som du tror, dels göra en plan och ett beslutsträd. Och du har fått perspektiv.

Boka därefter in den tid som krävs i din almanacka så att du inte behöver vara ute i sista sekund. Då kommer det inte längre att kännas jättejobbigt.

”Många lever i en självogenomtänkt tillvaro, där man inte har bestämt sig för hur man vill leva sitt liv som ledare. Bara genom att strukturera sina uppgifter och medvetandegöra vilka uppgifter man har på sitt bord har man fått kontroll. Och det i sig är en enorm stressborttagare.”