Stresskolan: Sluta vara slav under mejlen

Så var börjar man, när man på allvar har bestämt sig för att göra något åt den rusande stressen inombords och ta varningssignalerna på allvar?

I Chefs stresskola börjar vi med det som till synes handlar om det yttre. Att röja rent på skrivbordet, tömma och omorganisera mejlboxen, ta makten över kalendern och strukturera upp att göra-listor.

Vi bussade Petra Brask, en av Sveriges främsta effektivitetskonsulter, på vår stressade mellanchef Henrik Angel.

Petra Brask har en sällsynt för­måga att effektivisera och skapa balans. Hon gör det utifrån tre olika nivåer: struktur/administration, förväntningar och mål.

Vid mötet med Henrik Angel går hon fram som en furie i Outlook och ger honom en helt ny arbetsvy. Hans dagliga arbete kommer inte längre att styras utifrån andras önskningar utan utifrån hans egen planering och prioritering.

”De flesta chefer blir stressade av att de aldrig hinner fram till de strategiskt viktiga frågorna. De fastnar för länge i mejlkorgen och har för många möten”, säger hon.

Precis detta är en av Henrik Angels två akilleshälar. Han är enhetschef på SHIS Bostäder och tvingas alldeles för ofta rycka ut i den operativa verksamheten.

”Många har en eller två frågor som de verkligen brinner för men tappar dem någonstans på vägen. Då skrumpnar visionen, blir till trötthet, misslyckande, ilska och frustration och plötsligt tycker man inte att man gör ett bra jobb. Det gäller att se till att göra de saker som får det att kännas kul att gå till jobbet”, säger Petra Brask.

Henrik Angel får i läxa att ange fördelningen strategiskt kontra operativt arbete i nuläget. Det visar sig bli 20 kontra 80 procent. Men det ska vara 50/50.

Petra Brask föreslår att Henrik Angel delar upp sina dagar. Strategiskt arbete på förmiddagarna och operativt på eftermiddagarna.

”Förmiddagarna är dina, eftermiddagar tillhör alla andra.”

Henrik Angel protesterar lite vagt. Han har 20 medarbetare som tittar in lite när som helst med frågor.

”Det är väldigt bra att vara till­gänglig för sin personal, men du tappar i motivation när du inte får de saker gjorda som du har föresatt dig. Sätt upp en lapp på dörren att du är upptagen. Det är oftast inte mer brådis än att det kan vänta till eftermiddagen. Boka in strategisk planering i almanackan”, är Petra Brasks direkta råd.

På förmiddagarna är hjärnan pigg, all information har bearbetats under natten. Hårddisken är fräsch och snabb.

”Det ska man inte slösa bort på långrandiga möten utan avsätta till strategiskt arbete.”

Petra Brask förordar ståmöten efter lunch för att få igång energi­flödet i kroppen och korta av mötestiden.

I genomsnitt blir vi avbrutna var åttonde minut på jobbet – och det tar ungefär sju minuter för hjärnan att ta sig ner till fullt fokus igen. Det är en svår ekvation att få ihop.

”Vad mer har du för tidstjuvar under en vanlig arbetsvecka?”, ­frågar Petra Brask.

”Jag fastnar i mejlen. Eftersom vi sitter utspridda är det ett effektivt sätt att kommunicera, men jag har försökt få ner det genom att hålla veckomöten”, berättar Henrik Angel.

Han får 50–60 mejl om dagen, cc-mejl och spam oräknat. Snittet bland Petra Brasks klienter ligger på 54 mejl per dag och person.

”Problemet är att mejlen eskalerar. Ju fler du svarar på, desto fler får du tillbaka”, säger hon.

Ett vanligt effektiviseringsknep är att bara kolla mejlen på speciella tider. Petra Brask är mer krävande än så. Hon vill att vi bryter oss ur mejlboxens tvingande grepp, och låter verksamheten utgå från kalendern.

Med några drastiska grepp har hon inom loppet av 20 minuter förändrat Henrik Angels arbetsvy.

Att förebygga stress handlar om att hitta sina gränser, men också att ta hjälp att göra det. Därför är det viktigt att tydliggöra förväntningar, både chefens och medarbetarnas, men även sina egna.

”Det är viktigt att göra en verklighetscheck. Det finns så mycket outtalat som stressar oss.”

Henrik Angel har skrivit ner vilka förväntningar han tror att hans chef har. Och stämmer av det med honom. Till sin lättnad upptäcker han att han har ett större mandat än han trodde. Insikten om att hans chef känner stor tillit får Henrik Angels stressnivå att sjunka.

Lika viktigt är det att uttala sina egna förväntningar. Där hittar vi Henrik Angels andra akilleshäl. Han är besviken på sig själv för att han inte är den familjefar som han vill vara.

”Jag håller högt tempo. Det är många beslut som ska fattas, jag ska hinna med några strategiska saker samtidigt som många rycker i mig. Därför är jag väldigt uppe i varv när jag kommer hem. Jag verkligen ogillar att min arbetsstress går ut över min familj.”

Det allra bästa om man åker kommunalt är att hoppa av och gå de sista hållplatserna hem, då hinner man gå ner i varv. Kan du inte göra det bör du avsätta en kvart på jobbet till att summera dagen.

”När du sedan kommer innanför dörren lyfter du upp din ivriga fyraåring, håller om henne i minst fyra minuter. Gör sedan gärna samma sak med din lilla bebis. Sedan kan du andas ut. Och du har gett dig helt andra förutsättningar till den för stressen så viktiga återhämtningen”, säger Petra Brask.