Fast i adminfällan? 5 tips för att frigöra tid
Högen av administration tar aldrig slut. Den stjäl tid och energi och det är lätt att tappa överblicken. Samtidigt förväntas du som chef att vara närvarande och driva verksamheten framåt. En ekvation som många inte får ihop.
Annonssamarbete: Spiris
Operativt verksamhetsarbete behöver varken vara en tidstjuv eller stressfaktor. Genom att samla all ekonomi och administration i ett ekosystem kan chefer både frigöra tid och minska frustrationen. Helene Struthers, Product Strategy Manager på Spiris, har arbetat med att utveckla smarta system och processer för företag i över 15 år och arbetar regelbundet med chefer som vill effektivisera sitt arbetssätt.
”Det finns mycket smarta funktioner som inte nyttjas för att man känner att man varken har tid eller ork att sätta sig in i dem. Hittar man rätt arbetssätt slipper man frustration och sparar mycket pengar och tid på sikt”, säger hon.
Helene Struthers lyfter fem konkreta tips på hur du som chef kan effektivisera, få överblick och mer tid till det du faktiskt är bäst på – att leda och driva verksamheten framåt.
1. Involvera medarbetarna
Lön, semester, sjukdagar och friskvårdsbidrag. Att låta medarbetarna själva rapportera sin tid, lägga in sjukdagar och semesterdagar eller registrera sitt friskvårdsbidrag sparar både tid och skapar trygghet. Har medarbetarna själva registrerat sin tid vet de att det blir rätt.
”Fundera på och identifiera hur medarbetarna kan bidra till ett mer effektivt flöde i stället för att ett fåtal personer blir ansvariga. Det finns risk för flaskhalsar och onödigt krångel”, säger Helene Struthers.
Det handlar om att nyttja den kunskap och energi som finns på arbetsplatsen. Det blir både roligare och mer effektivt.
2. Samla administrationen i en lösning
Ett lönesystem, ett annat för fakturering och ett tredje för att attestera. Alla transaktioner ska bokföras och siffrorna på sista raden ska stämma. Med flera olika system är risken stor att det blir fel, och desto svårare att korrigera och felsöka.
”När alla processer hanteras i samma affärssystem minskar risken för fel. Värdet av att hantera lön, fakturering och bokföring i en och samma ekonomiplattform ska inte underskattas. Arbetsprocessen blir smidigare och alla delar arbetar ihop.”
3. Fokusera på ledarskapet
Chefer ska leda, vara närvarande, driva verksamheten framåt och ha koll på allt. Det var just det, en omöjlig uppgift. Genom att ta in extern hjälp, som kan hjälpa till att koppla ihop olika funktioner och lösningar, kan du i stället fokusera på ditt ledarskap.
”Det finns experter som kan hjälpa till att optimera och få bort onödiga kostnader och arbete. En person som kan komma in med nya ögon och identifiera hur företaget kan effektivisera”, säger Helene Struthers.
4. Automatisera det som går
Kanske finns det redan ett smidigt affärssystem, men frågan är om det används fullt ut. Helene Struthers berättar att det inte är ovanligt att systemet är på plats men att funktionerna i det inte nyttjas och att man missar enkla lösningar som skapar stor effektivitet. Genom att koppla ditt data- och affärssystem till banken kan mycket administrativt arbete ske automatiskt.
”Det är lätt att bli dumsnål, både med sin tid och med småkostnader. Att avsätta tid för att få förståelse för systemet och utvärdera vad som saknas kan bespara. Dessutom kan du då luta dig tillbaka och försäkra dig om att siffrorna ändå blir rätt.”
Det som gör moderna affärssystem kraftfulla är att de i dag oftast inkluderar AI som fungerar som en intelligent assistent direkt i dina program. Den kategoriserar och påminner. Ju mer du låter systemet jobba, desto mer tid får du till det som faktiskt kräver din uppmärksamhet. Undersök också vilka möjligheter som finns utanför affärssystemet. Kanske finns det delar av kommunikationen, era offerter eller er kundhantering där AI kan göra skillnad på ett sätt som systemet inte täcker.
5. Säkerställ att du följer lagkraven
Har du någon gång legat vaken och våndats över om allt verkligen blev rätt? Om du utgår från rätt lagar och regler eller om de har uppdaterats? Lagar och regler ändras regelbundet och som chef behöver du ha koll på det senaste.
”Det är en vanlig vånda jag ser hos chefer, att man är rädd för att man inte följer de senaste lagarna och reglerna. Använder du dig av en pålitlig lösning med en seriös leverantör som påminner, informerar och uppdaterar lagar och regler direkt i lösningen så slipper du den oron.”
Chefens självkoll – finns det tid att frigöra?
- Använder du flera olika system i det dagliga arbetet?
- Hur många timmar i veckan lägger du på administration?
- Finns det uppgifter som medarbetarna själva skulle kunna hantera?
- Använder ni era system fullt ut eller finns det funktioner ni missar?
- Finns det administrativa moment som skulle kunna automatiseras?
Upptäck Spiris ekonomiplattform – abonnera bara på det du behöver!
