Psykolog Liria Ortiz och en bild på två personer i ett svårt samtal

Så lyckas du med svåra samtal – steg för steg

Många chefer vittnar om att svåra samtal är det tuffaste en ledare behöver göra. Psykologen och samtalsexperten Liria Ortiz guidar dig – ett steg i taget.

  1. Förbered dig
    Skriv ner vad du vill säga. Det finns risk för att du vill vara så diplomatisk och omtänksam när du kommer med negativ information att informationen inte går fram.

2. Prata inte bort tiden
Lägg samtalstiden på det viktiga du har att säga. Det är lätt att gå som katten kring het gröt och vara trevlig, förhöra sig om hur personen mår och så vidare för att undvika det svåra samtalet.

3. Var tydlig och rak
Börja inte med alla goda egenskaper medarbetaren har. Hen kommer ändå inte att ta åt sig det. Tycker du att du behöver en inramning så säg: ”Jag kommer att gå rakt på sak för att vi ska ha tid att verkligen prata igenom det här.”

4. Undvik att anklaga och presentera det du säger som fakta
Ge medarbetaren möjlighet att ge sin syn på saken. Säg till exempel: ”Jag har lagt märke till att du ofta dröjer väldigt länge med att svara på telefon och mejl under arbetstid. Vad är det som händer?”

5. Ge medarbetaren utrymme att höra vad du säger
Hjärnan har svårt att ta till sig negativ information, mottagaren hamnar lätt i chock och behöver tid att processa den. När man själv är nervös är det lätt att man pratar på. Vänta i stället en stund och låt informationen få sjunka in.

6. Låt personen reagera
Om med­arbetaren blir ledsen, låt det ske, var empatisk, gör vad du kan för att trösta. Kanske kan du bättre motivera/förklara ditt beslut. Om medarbetaren blir arg och oförskämd, sätt en gräns och avsluta samtalet. Det är viktigt att du inte bara säger att du ska avsluta samtalet, utan var tydlig med att du inte accepterar ett aggressivt beteende, tala sedan om att du kommer att avsluta samtalet om personen inte slutar vara aggressiv men att ni kan höras när personen lugnat ner sig. Om personen ändå fortsätter, lägg på. Det är viktigt att man inte muntligt säger nej, men stannar kvar i beteendet.

7. Sammanfatta vad som sagts och kom överens om nästa steg
Det kan handla om att uttala vad du förväntar dig för beteende efter det här, vilka konsekvenser det kan få om den önskade beteendeförändringen inte sker, hur uppföljning ska ske.

8. Följ upp
Följ upp svåra samtal i ett mejl med nödvändig information och kanske med en sammanfattning om det ni pratade om.

Svåra samtal digitalt? Tänk lite extra på det här

Bärbar dator, kaffekopp och skrivbord.

Om du upplever att det är knepigt att hålla svåra samtal digitalt:

Förvänta dig inte att det ska upplevas som ett fysiskt möte. Det är skillnad.

Skriv därför ner det du upplever är svårt och koncentrera dig på att hitta lösningar. Det kan vara att kroppsspråket tappas bort – överdriv då så att det går fram tydligare. Le lite överdrivet, gestikulera mer. Och välj dina ord noggrannare.

Använd dig även av de extra möjligheter som mediet erbjuder till interaktion. Det finns verktyg för att skriva ord gemensamt som kan underlätta när man bollar fram och tillbaka. Det finns olika röstningsfunktioner, som Menti, som man kan komplettera med. Och det finns möjlighet att bryta ner möten i mindre grupper i olika grupprum. Lär dig tekniken och utnyttja den.

John Marnell, porträttbild

Läs också: ”Att säga upp vänner är det värsta jag varit med om”

marknadsbit-svarasamtal_oversikt
Webbinarium 5 nov

Bli av med stress inför jobbiga samtal

Seminariet för dig som vill vända potentiella konflikter till konstruktiva konversationer. Ledarskapsexperten Anna Lundwall leder övningar, scenarion och rollspel.verktygen för att ta tag i de jobbiga samtalen du helst sluppit.

Relaterade artiklar

chefenfridahallgren
Beslutsfattande

Chefen i rampljuset i absurd och komisk pjäs

Nya teaterföreställningen ”Chefen” borrar djupt i det absurda och mörkt humoristiska i chefsrollen.
Victoria Ödlund, hr-expert på Simployer, guidar till en lyckad onboarding.
Annonssamarbete Chef + Simployer

Lyckas med onboarding – på plats eller digitalt

En strukturerad introduktion av nya kollegor viktigare än någonsin. Oavsett om onboarding görs på plats eller digitalt.

grafiker-till-webben-uppsa%cc%88gningar_rityta-1
Beslutsfattande

Nästan var femte chef säger upp på grund av corona

Nästan var femte chef har sagt upp, eller kommer att tvingas säga upp, medarbetare på grund av coronapandemin, visar Chefs undersökning.

elisabethbackteman1800
Beslutsfattande

Hon är doldisen som leder regeringens krisgrupp

Elisabeth Backteman, 53, syns nästan aldrig på bild men har ett blytungt ansvar i Sveriges hantering av coronasmittan.
forsvarsmaktensocialstyrelsen
Beslutsfattande

Militärt ledarskap på Socialstyrelsen

Nu tar myndigheterna militärt ledarskap till hjälp i kampen mot den osynliga fienden coronaviruset. På Socialstyrelsen finns en särskild stab för krisledning där militär personal ingår.
Johan Szymanski, Brandkåren i Norra Dalarna
Beslutsfattande

Brandchefen inför skogsbrandssäsongen: ”Det kan bli riktigt illa”

Johan Szymanski är räddningschef för Brandkåren i norra Dalarna och har redan ryckt ut på flera skogsbränder. Nu stålsätter han sig inför en sommarsäsong med både torka och coronakris.
Distansjobb gör det svårare att uppmärksamma farlig stress.
Annonssamarbete Chef + Skandia

10 signaler på farlig chefstress

”Chefer behöver bli bättre på att söka stöd och ta emot hjälp när de känner igen varningssignaler”, säger Kristina Hagström, hälsostrateg.