Nu ställs högre krav på konferensen

DET VAR OROLIGT inom mötesindustrin under pandemin. Ord som kris och strukturomvandling var i svang, liksom farhågor om att Zoom och Teams skulle ta över och bli konferensanläggningarnas ruin.

Men så blev det inte, konstaterar Annika Hallman som är chef för Gothenburg Convention Bureau inom Göteborg & Co.

”Nej, vi märker snarare att betydelsen av fysiska möten ökar. Det blev så tydligt under pandemin, att vi människor är fysiska varelser som behöver träffas i verkliga livet. När det kommer till att bygga nya relationer och förtroende, spontana samtal, kreativitet och nätverkande – ja, då är fysiska möten fortfarande oslagbara”, säger hon.

Inte minst har det numera så utbredda distansarbetet gjort sitt till för att förhöja värdet av välarrangerade möten mellan människor som inte längre ses dagligen på sina kontor, en kanske lite oväntad konsekvens av ”det nya arbetslivet”.

En envis lågkonjunktur och ett osäkert världsläge har samtidigt skapat en ökad prismedvetenhet bland potentiella möteskunder, som skjuter fram och tvekar med bokningarna in i det längsta, eller bokar av när ekonomichefen blir nervös.

Branschdata visar att det totala antalet möten och konferenser minskade med 2,2 procent under 2025 jämfört med föregående år. Klart är att slentrianmötenas tid är förbi.

”Många har upptäckt att de snabba möten som man tidigare reste till över dagen, för att träffa någon man redan har en relation till, går utmärkt att ta digitalt”, säger Annika Hallman.

Om tröskeln för att åka iväg på möten blivit högre, innebär det att kraven på mötesplatserna skärpts?

”Så är det definitivt. Människor har blivit mer noggranna med sin tid. Mer selektiva, kritiska och ifrågasättande kring vilka möten man åker på. Deltagarna ställer högre krav på bekvämlighet, sammanhang och plats. Trenden går mot större och mer innehållsrika möten och konferenser, med riktigt bra program, på platser som skapar ett tydligt mervärde.”

Vacker natur, lugn och avskildhet, unika upplevelser och historiskt intressanta platser är sådant som enligt branschen är särskilda lockelser för dagens mötesdeltagare. Liksom restaurangliv och andra sociala aktiviteter, samt närhet till flygplatser och järnvägsstationer.

Men de enskilda mötesarrangörerna är inte alltid särskilt bra på lyfta fram sina egna fördelar. ”Platsen kommuniceras otydligt”, konstaterar branschen själv i en rapport.

I rapporten från Besöksnäringens forsknings- och utvecklingsfond BFUF döms anläggningarnas reklam ut som ”påfallande generisk”, det vill säga allmän och intetsägande.

”Plats och anläggningar framställs på ett relativt likartat sätt. Det gäller även anläggningar som verkar ha, i förhållande till platsen, ett unikt erbjudande. Det särskilda värde som skapas av mötesdeltagarna under ett möte representeras sällan i bild”, heter det.

En ny generation unga är på väg ut i mötesvärlden. På vilket sätt kommer det att förändra mötena?

”Jag har svårt att tro att de unga kommer att vilja sitta i timtal och lyssna på traditionella föreläsningar. Därför tror jag att programpunkterna kommer att bli kortare, mer skräddarsydda och individanpassade, och än mer inbjuda till interaktion och nätverkande.”

”Ökad användning av AI och digitala verktyg kommer att spela en allt större roll samtidigt som vi parallellt kommer att se det motsatta. Alltså att det som sägs och görs på mötena får en egen exklusivitet, bortom skärmar och sociala medier. Att mötesupplevelsen blir unik för dem som deltar”, säger Annika Hallman.