case
”Vi vill vara moderna i vår administration bland annat för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare”, konstaterar Martina Lous-Christensen, här med medarbetaren Charlotte Göterfelt (t v). Foto: Magnus Liam Karlsson

Förenklat arbetssätt sparar 1200 timmar

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

I bokslutsprocessen på Länsförsäkringar gjorde man som man alltid hade gjort. På avdelningen för bank- och finansredovisning levde de gamla manuella arbetsmetoderna kvar, trots att man moderniserat mot både marknad och kund.

”chefdagen_bard-1"

Redo för nästa steg i din chefskarriär?

Vässa dina kunskaper i Chefs nätverk och nå nästa nivå i ditt ledarskap.

Läs mer och anmäl dig här

”Eftersom allt är så automatiserat i privatlivet var det frustrerande att sitta kvar i ett manuellt system på jobbet där vi ägnade mycket tid åt att skyffla siffror”, berättar Martina Lous-Christensen, chef för bank- och finansredovisningen.

Men initiativet var inte hennes. Länsförsäkringar arbetar sedan länge med leanmetodik där medarbetarna själva driver förändringar. Medarbetarna kartlade under 2015 bokslutsprocessen för att se vilka moment som var inblandade, i vilken ordning saker görs, var information hämtas och var flaskhalsar uppstår.

Läs också: Tre enkla regler ökar effektiviteten

”Vi brukar kalla det för en simbaneanalys. Varje grupp är en simbana och man kartlägger vem som gör vad, hur man hoppar mellan simbanorna och om det går att göra kortare steg”, säger Martina Lous-Christensen.

Genom att förenkla processerna och tänka på vad mottagaren i nästa processteg vill ha gjorde de en tidsbesparing på årsbasis på cirka 1 200 timmar. För gruppen, som då bestod av 12 personer, motsvarade det drygt fem procent av arbetad tid.

”Tid som vi kan lägga på analys och kvalitetsförbättring. Medarbetarna är mindre stressade och mer reflekterande, de kommer ofta med idéer om hur vi borde lägga upp arbetet för att det ska bli ännu bättre. Det bekräftas i våra medarbetarnöjdhetsmätningar där KPI för arbetsklimat stigit från 91 till 100 (av 100).”

Företag: Länsförsäkringar.

Problem: Traditionell manuell bokslutsprocess skapade för långa ledtider vid månadsrapporteringen.

Lösning: Kartlägga processerna, skapa mallar och underlätta informationsflödet. Minskade arbetsåtgången med 1 200 timmar på ett år, ökade effektiviteten och kvaliteten i analys och rapporter och gav nöjdare medarbetare.

Tidsbesparingen består av 51 olika förbättringar, som återfinns i en förbättringskatalog:

utdrag

”Vissa förändringar syftar till att höja kvaliteten och vissa till att få fram samma output fast på ett smartare sätt, så att vi lägger mindre tid på aktiviteter som inte är värdeskapande. Ett exempel är att gå från manuell registrering av siffror i analys till att använda makron för en automatiserad process.”

Martina Lous-Christensen betonar att alla medarbetare har i uppgift att både göra sina siffror och utveckla sitt arbete.

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

”Min uppgift som chef är att skapa tydlighet kring målen så att alla känner sig trygga i att enskilda initiativ bidrar till att vi når målen i affärsplanen. Och att vara tydlig med mina förväntningar kring till exempel hur mycket tid de ska lägga på förbättringsarbete.”

Nu tar avdelningen sikte mot robotisering och automatisering för ytterligare förenklingar.

”Vi har precis gjort en prototyp för processen likviditetsprognos. Det som tidigare tagit en stor del av arbetsdagen klaras nu av på några ögonblick. Det var verkligen fascinerande att se roboten manövrera flera olika system, logga in på banken, skicka mejl till berörda personer och göra bokningar i vårt huvudboksystem. Jag har förstått att utvecklingen inom digitaliseringen går fort, men inte så fort.”

Läs också: Sex sätt att jobba smartare

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

apollo
Digital HR

Bommade igen sista butiken – så blev Apollo digitala

Digitaliseringen har inneburit att de traditionella charterbolagen befinner sig på en helt ny marknad. Apollo är mitte uppe i en anpassning till den nya verkligheten – och djupt involverade i det arbetet är HR-avdelningen. 
Thomas von Koch, vd EQT.
Annonssamarbete Chef + Vinnova

EQTs vd: ”Kulturförändring är det svåra”

”Den stora utmaningen nu, det man totalt underskattar, är företagskultur och ledningskultur”, menar Thomas von Koch, vd för EQT.

tanketid
Hälsa

Här får medarbetarna 4 timmar – enbart till reflektion

Ledningsgruppen på Youcall avsatte fyra timmar i veckan åt reflektion. Redan efter tre veckor gav det resultat. De blev mer harmoniska och fick lika mycket eller mer gjort. Nu släpper Tony Nilsson loss hela företagets tankekraft.
vinst
Mångfald

De gick från 2 kvinnliga chefer – till 55 procent

Stamnät, elförsörjning, infrastruktur – av tradition en mansdominerad sektor. Ändå har Svenska Kraftnät lyckats närma sig en jämn köns­fördelning.

gratismat
Arbetsmiljö

Gratis mat på jobbet – en stressfälla för personalen

Fria måltider på jobbet. En dröm för många – men nu varnar stressexperter om att kontorskulturen kan drabba medarbetarnas och chefernas hälsa.
forgifta
Arbetsmiljö

5 saker som förgiftar stämningen på jobbet

Det är låg stämning bland medarbetarna – utan att du som chef förstår varför. Då kan du behöva kolla upp om det finns faktorer i er jobbkultur som förgiftar miljön.
domstol2
Annonssamarbete Chef + CSN

Dom i USA får fler svenskar att betala sina studielån

En fällande dom i Kalifornien har banat vägen. CSN får nu allt fler svenskar i USA att betala på sina studieskulder. ”Nu vet man att CSN vinner om vi går till domstol”, säger verksjuristen Helena Fällman.
aktivitet
Personlig effektivitet

4 punkter: Det här krävs för att få produktiva medarbetare

Vill du ha produktiva medarbetare? Då finns det fyra punkter som är extra effektiva om ni vill testa aktivitetsbaserade kontor, visar en svensk studie.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden