case
”Vi vill vara moderna i vår administration bland annat för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare”, konstaterar Martina Lous-Christensen, här med medarbetaren Charlotte Göterfelt (t v). Foto: Magnus Liam Karlsson

Förenklat arbetssätt sparar 1200 timmar

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

I bokslutsprocessen på Länsförsäkringar gjorde man som man alltid hade gjort. På avdelningen för bank- och finansredovisning levde de gamla manuella arbetsmetoderna kvar, trots att man moderniserat mot både marknad och kund.

”chefdagen_bard-1"

Redo för nästa steg i din chefskarriär?

Vässa dina kunskaper i Chefs nätverk och nå nästa nivå i ditt ledarskap.

Läs mer och anmäl dig här

”Eftersom allt är så automatiserat i privatlivet var det frustrerande att sitta kvar i ett manuellt system på jobbet där vi ägnade mycket tid åt att skyffla siffror”, berättar Martina Lous-Christensen, chef för bank- och finansredovisningen.

Men initiativet var inte hennes. Länsförsäkringar arbetar sedan länge med leanmetodik där medarbetarna själva driver förändringar. Medarbetarna kartlade under 2015 bokslutsprocessen för att se vilka moment som var inblandade, i vilken ordning saker görs, var information hämtas och var flaskhalsar uppstår.

Läs också: Tre enkla regler ökar effektiviteten

”Vi brukar kalla det för en simbaneanalys. Varje grupp är en simbana och man kartlägger vem som gör vad, hur man hoppar mellan simbanorna och om det går att göra kortare steg”, säger Martina Lous-Christensen.

Genom att förenkla processerna och tänka på vad mottagaren i nästa processteg vill ha gjorde de en tidsbesparing på årsbasis på cirka 1 200 timmar. För gruppen, som då bestod av 12 personer, motsvarade det drygt fem procent av arbetad tid.

”Tid som vi kan lägga på analys och kvalitetsförbättring. Medarbetarna är mindre stressade och mer reflekterande, de kommer ofta med idéer om hur vi borde lägga upp arbetet för att det ska bli ännu bättre. Det bekräftas i våra medarbetarnöjdhetsmätningar där KPI för arbetsklimat stigit från 91 till 100 (av 100).”

Företag: Länsförsäkringar.

Problem: Traditionell manuell bokslutsprocess skapade för långa ledtider vid månadsrapporteringen.

Lösning: Kartlägga processerna, skapa mallar och underlätta informationsflödet. Minskade arbetsåtgången med 1 200 timmar på ett år, ökade effektiviteten och kvaliteten i analys och rapporter och gav nöjdare medarbetare.

Tidsbesparingen består av 51 olika förbättringar, som återfinns i en förbättringskatalog:

utdrag

”Vissa förändringar syftar till att höja kvaliteten och vissa till att få fram samma output fast på ett smartare sätt, så att vi lägger mindre tid på aktiviteter som inte är värdeskapande. Ett exempel är att gå från manuell registrering av siffror i analys till att använda makron för en automatiserad process.”

Martina Lous-Christensen betonar att alla medarbetare har i uppgift att både göra sina siffror och utveckla sitt arbete.

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

”Min uppgift som chef är att skapa tydlighet kring målen så att alla känner sig trygga i att enskilda initiativ bidrar till att vi når målen i affärsplanen. Och att vara tydlig med mina förväntningar kring till exempel hur mycket tid de ska lägga på förbättringsarbete.”

Nu tar avdelningen sikte mot robotisering och automatisering för ytterligare förenklingar.

”Vi har precis gjort en prototyp för processen likviditetsprognos. Det som tidigare tagit en stor del av arbetsdagen klaras nu av på några ögonblick. Det var verkligen fascinerande att se roboten manövrera flera olika system, logga in på banken, skicka mejl till berörda personer och göra bokningar i vårt huvudboksystem. Jag har förstått att utvecklingen inom digitaliseringen går fort, men inte så fort.”

Läs också: Sex sätt att jobba smartare

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

distansss
Kommunikation

Hemmajobbare – här är 3 tips för att aldrig mer känna dig ensam

Snacket vid kaffemaskinen och småpratet på lunchen. Smådetaljer, men saker som en distansjobbare kan sakna. Här är 3 strategier för att du ska känna dig mindre isolerad.
Lars-Olof Moberg, Länsförsäkringar
Annonssamarbete Chef + &frankly

"Så hjälper vi varandra att växa"

Lars-Olof Moberg vände en negativ spiral. Mindre stress, mer engagemang hos medarbetarna – och 30 procents högre lönsamhet.
”Verktyget vi använder hjälpte oss att sätta igång en dialog och skapa förändring.”

kik
Teamutveckling

5 tips: Så får du kollegerna att lära sig – av varandra

Det är en outnyttjad resurs på många arbetsplatser: Kolleger som lär av varandra.

sjuk-2
Hälsa

Här är svenska företaget som skrotar karensdagen

Omodernt. Så resonerade Wise Group kring karsensdagen och har därför bestämt sig för att skrota den för sina 400 medarbetare i Sverige som en förmån.
helena-2
Motivation

Så lockar Microsoft tillbaka avhoppare

Att fånga kvalificerade medarbetare på en glödhet och snabbrörlig arbetsmarknad är inte alltid så lätt. Microsoft tar till nya grepp för att motivera tidigare anställda att återvända. Ett är att träna cheferna i empati.

checklist
Verksamhetsutveckling

Lista: 6 saker du aldrig ska ha med på att göra-listan

Är du ett fan av listor? Kanske är du till och med en av dem som tagit din att göra-lista till en högre nivå genom att använda postit-lappar och bygga din egen agila kanban-board, bara för dagens göromål?
Christina Forsberg, CSN. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + CSN

Christina Forsberg: CSN möjliggör drömmar

Studiestödet måste säkras – för nya generationer, längre arbetsliv och ständigt lärande. CSN:s generaldirektör Christina Forsberg berättar om hur hon leder arbetet med att möjliggöra livsdrömmar.

vrhjalm
Teamutveckling

Här testas skräckscenarier – med hjälp av VR

Få branscher har så riskfylld arbetsmiljö som byggföretagen. På Skanska tacklar man farorna med vr-teknik – som gestaltar både rusande fordon och psykisk ohälsa efter ett dödsfall.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden