case
”Vi vill vara moderna i vår administration bland annat för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare”, konstaterar Martina Lous-Christensen, här med medarbetaren Charlotte Göterfelt (t v). Foto: Magnus Liam Karlsson

Förenklat arbetssätt sparar 1200 timmar

Den här artikeln är en del av Chefs stora undersökning om simplification. 

I bokslutsprocessen på Länsförsäkringar gjorde man som man alltid hade gjort. På avdelningen för bank- och finansredovisning levde de gamla manuella arbetsmetoderna kvar, trots att man moderniserat mot både marknad och kund.

”chefdagen_bard-1"

Redo för nästa steg i din chefskarriär?

Vässa dina kunskaper i Chefs nätverk och nå nästa nivå i ditt ledarskap.

Läs mer och anmäl dig här

”Eftersom allt är så automatiserat i privatlivet var det frustrerande att sitta kvar i ett manuellt system på jobbet där vi ägnade mycket tid åt att skyffla siffror”, berättar Martina Lous-Christensen, chef för bank- och finansredovisningen.

Men initiativet var inte hennes. Länsförsäkringar arbetar sedan länge med leanmetodik där medarbetarna själva driver förändringar. Medarbetarna kartlade under 2015 bokslutsprocessen för att se vilka moment som var inblandade, i vilken ordning saker görs, var information hämtas och var flaskhalsar uppstår.

Läs också: Tre enkla regler ökar effektiviteten

”Vi brukar kalla det för en simbaneanalys. Varje grupp är en simbana och man kartlägger vem som gör vad, hur man hoppar mellan simbanorna och om det går att göra kortare steg”, säger Martina Lous-Christensen.

Genom att förenkla processerna och tänka på vad mottagaren i nästa processteg vill ha gjorde de en tidsbesparing på årsbasis på cirka 1 200 timmar. För gruppen, som då bestod av 12 personer, motsvarade det drygt fem procent av arbetad tid.

”Tid som vi kan lägga på analys och kvalitetsförbättring. Medarbetarna är mindre stressade och mer reflekterande, de kommer ofta med idéer om hur vi borde lägga upp arbetet för att det ska bli ännu bättre. Det bekräftas i våra medarbetarnöjdhetsmätningar där KPI för arbetsklimat stigit från 91 till 100 (av 100).”

Företag: Länsförsäkringar.

Problem: Traditionell manuell bokslutsprocess skapade för långa ledtider vid månadsrapporteringen.

Lösning: Kartlägga processerna, skapa mallar och underlätta informationsflödet. Minskade arbetsåtgången med 1 200 timmar på ett år, ökade effektiviteten och kvaliteten i analys och rapporter och gav nöjdare medarbetare.

Tidsbesparingen består av 51 olika förbättringar, som återfinns i en förbättringskatalog:

utdrag

”Vissa förändringar syftar till att höja kvaliteten och vissa till att få fram samma output fast på ett smartare sätt, så att vi lägger mindre tid på aktiviteter som inte är värdeskapande. Ett exempel är att gå från manuell registrering av siffror i analys till att använda makron för en automatiserad process.”

Martina Lous-Christensen betonar att alla medarbetare har i uppgift att både göra sina siffror och utveckla sitt arbete.

Läs också: Hur stressad är du? Testa dig här

”Min uppgift som chef är att skapa tydlighet kring målen så att alla känner sig trygga i att enskilda initiativ bidrar till att vi når målen i affärsplanen. Och att vara tydlig med mina förväntningar kring till exempel hur mycket tid de ska lägga på förbättringsarbete.”

Nu tar avdelningen sikte mot robotisering och automatisering för ytterligare förenklingar.

”Vi har precis gjort en prototyp för processen likviditetsprognos. Det som tidigare tagit en stor del av arbetsdagen klaras nu av på några ögonblick. Det var verkligen fascinerande att se roboten manövrera flera olika system, logga in på banken, skicka mejl till berörda personer och göra bokningar i vårt huvudboksystem. Jag har förstått att utvecklingen inom digitaliseringen går fort, men inte så fort.”

Läs också: Sex sätt att jobba smartare

nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

stressaminte
Hälsa

Hetaste jobblöftet: Stressa mindre

När svenskarna får ge ett löfte inför sitt jobbår hamnar ”stressa mindre” i topp. Det visar en färsk undersökning som Kantar Sifo har gjort.
inspirator
Annonssamarbete Chef + LinkedIn

Quiz: Vilken nätverkstyp är du på Linkedin?

Ditt nätverk är en framtida karriärförsäkring. Så tänk till kring hur du vill bygga det. Ett första steg är att skaffa koll på din nätverkspersonlighet på Linkedin. Gör vårt quiz här!
byra
Arbetsmiljö

Hon blev utsatt för härskartekniker – i 3 år: "Ont i magen”

Nu har Anna-Karin Kask skrivit en bok i ämnet.

apparna
Teamutveckling

Vd:ar avslöjar: 5 appar vi inte klarar oss utan

Nytt jobbår – och en möjlighet att styra upp din vardag. Med hjälp av några enkla verktyg kan du få bättre koll på både ditt och dina medarbetares arbete.
produktiv
Personlig effektivitet

5 kända myter om produktivitet – som måste krossas

Här är myterna som är värda att krossa.

prod
Personlig effektivitet

Så blir 2019 ditt mest produktiva år – någonsin

Nytt år – och nya möjligheter. Här är experternas bästa råd för att du ska få ditt mest produktiva jobbår hittills.
Helen Remnås, affärsutvecklingschef på Experis. Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + Experis

Sprida värderingar – chefens nya viktiga roll

Trenden är tydlig: chefer som vågar ta med sina värderingar in i ledarskapet har bäst möjlighet att förändra.  "Ledare behöver våga prata öppet om problem. Ta ställning", säger Helen Remnås på Experis.
pinken
Personlig effektivitet

Daniel Pink: "Gör pappersarbetet – efter lunch”

Genom att välja när på dagen du gör en aktivitet kan du höja såväl din prestation som ditt välbefinnande.
nyhetsbrev1

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap, Din karriär och Din söndag samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden