”Vi måste stå upp för cheferna”

”DET ÄR OTROLIGT HÄFTIGT att få känna sig sedd och hörd i sin organisation. Vi är inte i mål ännu men den utbredda känslan är att vi vill samma sak, vi har gjort oss förstådda.”

Det säger enhetschefen Linda Schledermann, om de stora organisatoriska och strukturella förändringar som skett de senaste åren på vård- och omsorgsförvaltningen i Eskilstuna kommun.

Det politiska beslutet som föranlett förändringarna är ett långsiktigt mål om att minska sjukfrånvaro i kvinnodominerade yrken och där det första steget är att minska antalet medarbetare per chef.

”Den kopplingen mellan chefens förutsättningar och att uppnå de mål som satts angående sjukfrånvaro har jag inte sett tidigare.”

I dag leder hon 25 medarbetare och har fått möjlighet att arbeta mer långsiktigt. Men vägen dit har varit lång.

”Jag har saknat att kunna jobba mer strategiskt, hinna lyfta blicken och titta framåt och inte bara släcka bränder. Det är sådant som jag upplevt har påverkat min stress.”

Förändringarna har handlat om att utöka antalet chefer, men minst lika mycket om samskapande. Att bara minska antalet medarbetare räcker inte, de måste också dra åt samma håll.

”Därför behöver vi lägga mycket fokus på samarbete”, säger hon.

I början av sin chefskarriär för mer än 26 år sedan ledde Linda Schledermann över 100 medarbetare. Sedan hon blev enhetschef för Måsta äng akademiska vård- och omsorgsboende i Eskilstuna kommun 2018 har hon haft 35–45 medarbetare. Fortfarande över det så kallade normtalet som är mellan 15 och 30 medarbetare.

Samtidigt har hon under dessa år sett sin chefsroll svälla över alla proportioner. Framför allt administrativt i och med en rad kontrollfunktioner.

”Det har behövt göras, jag säger absolut inte att det har varit onödigt. Vi har fått fler möjligheter till kontroll över vår verksamhet. Men det tar också tid.”

Vård och omsorg är en verksamhet där medarbetarna i dag ställer helt andra krav än för 10–15 år sedan, förklarar hon. Det har också blivit svårare att rekrytera, vilket inneburit att de som rekryterats har krävt mer stöd av cheferna. För att inte tala om vårdtagarna. Vårdtyngden har ökat med fler komplicerade ärenden och
fler dubbeldiagnoser.

”Allt som påverkar medarbetarna landar på oss enhetschefer”, konstaterar Linda Schledermann.

Hon tvekar att sätta en siffra men uppskattar att hennes arbetsbörda har ökat med minst 50 procent över åren, det vill säga med 20 timmar i veckan.

”Chefskapet kan man klara, men det är ledarskapet som tar tid. Där krävs det relation och närvaro”, säger hon.

Skillnaden däremellan definierar hon som att chefskapet är det formella ansvaret, uppdraget och mandatet, medan ledarskapet handlar om förmågan att skapa förtroende, visa riktning och få andra att vilja följa den.

Anna Lif, hr-chef på vård- och omsorgsförvaltningen i Eskilstuna kommun, poängterar att det är i ledarskapet som de får utväxling och effekt.

”Om man hinner med chefskapet, då når vi någonstans. Absolut, men vi vill transformera hela vård- och omsorgsverksamheten. Vi är inne i en stor omställning utifrån demografi, digitaliseringens möjlighet, ny kunskap, ny lagstiftning. Då krävs det mycket av våra enhetschefer och chefer på alla nivåer. Det ställs stora krav på ledarskapet, att kunna motivera, sätta i sammanhang, coacha, peka ut riktning. Det räcker inte att bara ha tid till chefskapet.”

Eskilstuna kommun har sedan 2023 drivit frågan om chefstätheten, för att skapa mer jämställda arbetsvillkor och minska sjukfrånvaron i kvinnodominerade verksamheter.

Från politiskt håll har det hittills skjutits till 54 miljoner kronor. De hoppas få ytterligare 14,5 miljoner kronor 2027.

Utgångsläget innan förändringarna var att flera chefer hade runt 50 medarbetare, några hade 38 och ytterligare andra hade 18 och kunde därmed växa lite. I dag snittar de på 23 medarbetare per chef, med en ganska stor inbördes variation från 20 till 42 medarbetare. Totalt har de anställt 20 nya chefer under de tre åren som gått.

Sjukfrånvaron var redan tidigare låg bland cheferna. I dag ligger korttidssjukfrånvaron på 0,9 procent och långtidssjukfrånvaron på 2,3 procent bland enhetscheferna.

Fler chefer är dock inte Eskilstuna kommuns enda eller slutgiltiga mål när det kommer till chefernas arbetsmiljö och mående.

”Chefsförtätningen är en hygienfaktor som bara måste till. Parallellt försöker vi skapa bättre förutsättningar för cheferna. Bara för att man har ett rimligt antal medarbetare är det inte säkert att det blir god effekt av ledarskapet”, säger Anna Lif.

Rekryterar man 20 nya chefer kan det bli jobbigt initialt. Många får nya chefskolleger. Grupper slås isär och medarbetare får nya chefer. Inom till exempel kommunens hemtjänst blev det ett antal helt nya enheter.

En av de frågor de brottats med är hur de kan få till ett nära ledarskap när de, precis som så många andra organisationer, kommer från new public management-styrning med mycket fokus på rutiner, riktlinjer, standardiseringar.

”Ett nära ledarskap handlar om att vara tillgänglig i vardagen för medarbetarna. Kunna coacha, stötta, ge feedback, sätta riktning, korrigera och jobba med utveckling”, säger Anna Lif.

Därför har de har varit tvungna att förenkla för cheferna bland annat genom att rensa i administrativa uppgifter.

En annan fråga har varit hur de kan få cheferna att få tid att jobba med ledarskap och chefsfrågor i stället för att drunkna i det operativa, som att agera vaktmästare eller tvätteriansvarig.

Inom Linda Schledermanns förvaltningsområde har de lagt ett stort fokus på så kallad samledning.

”Alla chefer för vård och omsorgsboende har inte ledningsgrupp och arbetsplatsträffar tillsammans, utan vi har delat upp oss i tre områden för att få bättre möjlighet att samleda även i den gruppen.”

De har fått lära känna varandra och varandras styrkor, så att de kan avlasta varandra och göra det som var och en är bäst på, och därmed arbeta mer effektivt.

”Besluten som vi fattar är gemensamma och hålls alltid. Oavsett vem av oss som framför någonting till medarbetarna vet alla att det är det som gäller”, säger Linda Schledermann.

Gemensamma informationsträffar för alla chefer för att avlasta enhetschefernas APT-möten, reflekterande samtal och verksamhetsnära ledarutvecklingsprogram är ytterligare förändringar som genomförts.

”Att vara enhetschef inom vård och omsorg är ett av de tuffare chefsuppdragen. De är också oerhört lojala och lösningsinriktade. Därför måste vi stå upp för dem på organisatorisk och systemnivå. Det är viktigt att vi tar stort ansvar som ledning. Vi tror verkligen att chefers förutsättningar är en viktig grundbult för god arbetsmiljö”, säger Linda Schledermann.