Så blev två företag ett – på 24 timmar

När man kommer in i reklambyrån Humblestorms entré möts man av ett gult piano och ett mötesrum som liknar en fågelholk. Det är några av resultaten av den express-kick- off som företaget hade förra sommaren när två reklambyråer slogs ihop till en.

Vd:n Mernosh Saatchi tror på styrkan i snabba förändringar. Efter sammanslagningen skulle man ta fram en ny logotyp, en ny sajt och ny inredning. Processen fick bara ta 16 timmar. Hon ville också att medarbetarna skulle ta huvudansvaret.

”Vi ville visa våra kunder att det går att göra detta på en dag. Och vi ville visa våra medarbetare att vi i ledningen har modet att släppa kontrollen. Det gör inget om det inte blir perfekt från början. Man kan alltid förbättra i efterhand.”

De bestämde sig för att arrangera en kickoff-dag där allt skulle genomföras.

Medarbetarna hade fått en uppgift inför dagen – att skapa så kallade moodboards (inspirationstavlor) som skulle förmedla känslan av allt det nya.

Alla skulle bidra med inspirationstavlor, även de inom företaget som inte hade kreativa yrken.

LÄS OCKSÅ: Hur slår jag samman två bolag på bästa sätt?

Klockan åtta på kickoff-dagen träffades alla hemma hos en medarbetare och fick reda på förutsättningarna –
att de tre uppgifterna skulle vara klara redan klockan 24 samma dag. Sedan satte arbetet igång.

”Det blev mycket mer personligt att ha det i hemmiljö. Det frigör sinnena när man får sitta på golvet och prata i stället för att diskutera runt ett konferensbord. Vi grillade ihop och spelade musik, vilket gjorde allt mer avslappnat”, berättar Mernosh Saatchi.

De anställda bestämde själva vilken uppgift de ville jobba med. Varje uppdrag – sajt, logotyp och kontor – hade sin egen projektledare. Vissa bytte grupp under dagens gång, när de insåg att de föredrog något annat uppdrag.

Redan på eftermiddagen hade man tagit fram ett förslag till en logotyp. Presentationen var helt spontan.

”Vi samlades i köket där gruppen fick visa vad de hade gjort och så applåderade alla.”

Gruppen som brainstormade kring kontoret fick också en rad annorlunda idéer. Bland annat ville man ha ett nytt mötesrum som skulle se ut som en fågelholk. Det är nu byggt.

LÄS OCKSÅ: Så säljer du in dina idéer

Prick klockan 24 avslutades förändringsdagen. Då hade man uppnått sina mål och fått en ny varumärkesprofil, en första version av en ny hemsida och lagt upp en plan för hur kontoret skulle renoveras.

Det som inte blev klart under dagen fick en projektplan och en ansvarig projektledare.

Mernosh Saatchi tyckte att tidspressen bara gav fördelar. Någon stress eller prestationsångest märkte hon inte av.

”Att jobba så snabbt och fokuserat var helt underbart. Den energi och den lycka som uppstod när vi inte bara satt och pratade, utan producerade, var fantastisk. Jag har
aldrig sett något liknande hända internt på ett företag”, säger Mernosh Saatchi.

LÄS OCKSÅ: Värsta fällan vid en kick-off

LÄS OCKSÅ: Därför ska ni ha konferens

Mernosh Saatchi tipsar om hur du lyckas med en kick-off:

Steg 1: Släpp fram alla idéer

Bestäm er för att alla idéer är tillåtna på kickoffen. Lägg arbetet helt i händerna på medarbetarna. Kom ihåg att det är de som är företagskulturen – inte ledningen. Var tydlig med vad ni vill uppnå, utan att styra processen.

Steg 2: Låt alla välja uppgift

Låt alla medarbetare ta med sig moodboards (inspirationstavlor) som visar hur de vill att man ska uppleva kontoret eller hemsidan. Sätt upp tavlorna på väggar och låt alla beskriva hur de har tänkt. Låt medarbetarna sedan välja vilken uppgift de vill arbeta med.

Steg 3: Sätt en tajt deadline

Sätt en deadline då allt ska vara klart. Innan dagen är slut, låt respektive grupp presentera vad de har kommit fram till. Det som inte hinner bli klart, eller måste förbättras, får en projektplan. Där beskrivs vem som är ansvarig och när projektet ska vara klart.