Linkedin-chefens 11 tips: Så lyckas du med möten på distans – i coronatider

Från och med i morgon kommer alla medarbetare på Linkedin i Stockholm att jobba hemifrån på grund av coronakrisen. Här är Nordenchefen Lisa Gunnarssons 11 bästa tips för distansjobb och virtuella möten.

Kommunikation

Text: Sara Hammarkrantz

Publicerad 2020-03-11

”Ju mer vi kan hjälpa människor att anpassa sig till den nya situationen, desto mer lugn och trygghet kan vi skapa så att vi kan fortsätta vårt arbete”, säger Lisa Gunnarsson.

Att Linkedin skickar hem medarbetarna är en ren försiktighetsåtgärd. Verksamheten kommer att fortgå som vanligt. Inga möten kommer att ställas in, bara flyttas över till nätet.

Det första Lisa Gunnarsson gjorde var att sätta upp rutiner för virtuella möten och se till att de kan kommunicera med alla sina medarbetare digitalt.

”Ur ett ledarperspektiv är det otroligt viktigt, vi vet ju inte hur lång den här perioden blir, hur det påverkar människor och hur de kommer att må. Vi vet inte heller något om hur ensamma människor är eller vilka andra svåra förhållanden de kan ha privat. Därför är det extra viktigt med någon som säger hej och som bryr sig.”

Virtuella möten kommer att hållas varje dag i syfte att alla ska känna sig sedda, vara uppdaterade och få en chans att prata om det som är svårt. Det kommer att hållas teammöten i alla team om sex till åtta personer. Där man fångar upp vilken sort vecka varje medarbetare har framför sig, vilka möten som är på gång och vad de kan behöva hjälp med.

För att ytterligare stärka banden till medarbetare har Linkedin skapat en kompis-struktur. Där alla medarbetare har en utnämnd buddy, som man pratar med varje dag, där man checkar in med varandra och håller koll på hur man mår. Därtill finns en Whatsapp-grupp och en Linkedin-grupp för alla frågor som dyker upp på vägen.

Läs också:

Coronaviruset – så agerar du som chef

”Från ledningen gör vi allt vi kan för att få detta att fungera men det är också viktigt att individen själv håller på sina rutiner för att bibehålla humöret och arbetsmotivationen. Här gäller det verkligen att leda sig själv, behålla sin mentala hälsa, träna, gå ut och gå och överhuvudtaget hålla sig stark. Första dagen hemma är man supermotiverad, dag tre börjar det blir svårt och efter tre veckor kommer det att vara supertufft. Så det gäller att äga sitt ansvar för att vara glad och positiv, bibehålla sitt engagemang, tempo och produktivitet för att kunna känna sig framgångsrik”, säger Lisa Gunnarsson.

När Lisa Gunnarsson la ut några tips för videomöten på Linkedin igår fick inlägget snabbt över 50 000 visningar, och kommentarsfältet fylldes med ytterligare tips. Här är en sammanställning av Lisa och hennes nätverks främsta tips för virtuella möten:

Så lyckas du med virtuella möten

1. Var alltid i tid till mötet

2. Se till att ha testat de tekniska delarna så att kameran och mikrofonen fungerar innan du deltar i mötet.

3. Ha alltid din kamera på så att alla i mötet kan se dig och uppfatta dina reaktioner

4. Sitt mittemot kameran och titta rakt in i den, så att mottagaren känner att du har ögonkontakt och att ni har mötet tillsammans.

5. Går det att välkomna alla personligen så gör det. Man blir glad av att känna sig välkommen till samtalet och sedd av moderatorn.

6. Se till att alla som kan är med. Det skapar en bättre känsla om alla är där.

7. Planera en struktur för dina möten samt spela in och skicka ut till alla berörda. Det är ännu viktigare än vanligt. Var tydlig med mål, mötespunkter och ev handuppräckning för talarturordning

8. Vet du att några är mer försiktiga med sina åsikter eller mer introverta än andra, kom ihåg att fråga dem specifikt efter input (annars kanske du missar den).

9. Stäng inte av ditt ljud när någon annan har ordet om ni är färre än fem personer, då får ni med fler skratt och andra känslor, och på så sätt känns samtalet mer levande. Stäng av ditt ljud om ni är fler än fem personer, för att inte störa gången i mötet.

10. Testa att köra en live poll i mötet eller använda till exempel tummen upp och tummen ner.

11. Var närvarande – undvik att ha telefonen nära dig eller svara på mejl eller andra meddelanden under tiden. Andra kan se när ögonen börjar gå åt andra håll.