Årets Innovativa Ledare 2020: Niclas Gerdbo, chef Polisens kontaktcenter Syd

Som chef på Polisens kontaktcenter Syd i Malmö vill Niclas Gerdbo bidra till ett tryggt och säkert Sverige genom att utmana konventionella metoder för hur myndighetsarbetet ska bedrivas.

”Min ledarstil utmärks av att jag vågar tänka annorlunda än den kontext jag befinner mig i. Jag vågar utmana,” säger han.

Niclas Gerdbo har en bakgrund som elitidrottare och det är något som präglat hans sätt att leda. Det agila ledarskapet som vi ofta förknippar med teknikindustrin plockade han upp han skulle provsegla för ett svenskt Americas Cup-team i Valencia, Spanien.

”Hela teamet gick ut med båten och under själva seglingen gjorde alla det de skulle. Men efteråt satte vi oss ner och gick igenom våra erfarenheter. Alla i gruppen hade samma mandat att bidra med sina synpunkter. Sedan gick vi ut med båten igen och prövade på nytt”, berättar han.

Erfarenheten blev en ahaupplevelse och arbetssättet har han tagit med sig in i sin chefsroll. Hans formel lyder; analys, åtgärd, evaluering, förbättring.

När Niclas Gerdbo fick möjlighet att leda PKC Syd var det en verksamhet som karaktäriserades av stora klyftor mellan medarbetare och chefer som saknade både tydligt uppdrag och mission. Niclas Gerdbo inledde sitt uppdrag med att fundera över själva förutsättningarna för verksamheten.

”Vårt uppdrag är att hantera medborgare i deras svåraste stunder, när något har hänt och man behöver hjälp. Vi har över 300 000 medborgarkontakter varje år och ska behandla alla med samma omtanke och respekt.”

Den verksamhet som Niclas Gerdbo leder har genomgått en enorm förändringsresa de senaste åren.

Själv menar han att framgången bottnar i ett tillitsbaserat ledarskap där rätt beslut tas av rätt individ i organisationen.

”Att delegera beslutsfattandet är något som till en början väckte en hel del skepsis på andra platser inom polisen, men som har visat sig vara mycket effektivt och har skapat en organisation av självgående initiativrika medarbetare.”

Redan när han tillträdde visste han att organisationen behövde lägga stort fokus på jämställdhetsarbetet. Genom att fråga runt fick han tips om att en av medarbetarna hade stor kunskap inom området.

Mot löftet att jämställdhetsprojekten inte skulle stanna på pappret utan faktiskt leda till konkreta åtgärder fick han henne att ta ett engagemangsuppdrag. Hon fick frihet att driva frågorna på det sätt hon ansåg bäst och Niclas Gerdbo var inte rädd för att rucka på strukturerna där det behövdes.

”Idag har varje turlag en jämställdhetsambassadör som ska vara till stöd för cheferna att skapa sunda värderingar. Och den medarbetare som driver de här frågorna gick nyligen till final på en jämställdhetsgala för sitt arbete. Jag blir oerhört glad när mina kolleger tar plats, utrymme och egna initiativ. Det visar att jag som chef inte är den som vet bäst.”

Som chef strävar han efter att ha en god och nära kontakt med sina medarbetare med samtal en gång i månaden där de pratar utifrån tre frågor: Hur går arbetet? Hur mår du? Vad kan jag som chef göra för dig?

”Här kan jag fånga upp det mesta. Både hårda resultatdelar och mjuka delar. Nu har metoden visat sig så effektiv så att alla chefer under mig använder den med sina medarbetare.”

Överhuvudtaget har Niclas Gerdbos framgångsrika arbetssätt, attityd och strategier spridit sig inom andra delar av Polisen. Som chef på en myndighet är han oerhört noga med hur pengarna, som ju tillhör skattebetalarna, används. För att få så ut så mycket som möjligt av de resurser han tilldelas sneglar han på näringslivets metoder, där kostnadseffektiva lösningar ofta ligger högt på agendan.

Att verksamheten fungerar väl är något som märks inte minst på att nio av tio personer som ringer in är nöjda med sin kontakt, trots att PSK ”varken säljer något eller kan erbjuda rabatter, utan bara hjälpa”. Och för fjärde året i rad ökar dessutom trivseln bland medarbetarna medan sjuktalen ständigt sjunker.

”För att vi ska kunna göra ett bra jobb och hjälpa medborgarna så måste vi själva må bra. När vi skulle utforma våra nya kontor så gav jag uppdraget till arkitekterna att utgå från forskning och utmana det konventionella. Myndighetsmiljöer associeras ofta till olika nyanser av grått men vi har en polisiär kontorsmiljö som består av rosa, turkost, organge och gult. Miljön brukar beskrivas som hemtrevlig och det är det bästa betyg ett kontor kan få.”