10 tips för mer effektiva möten

Vår stressade mellanchef Henrik Angel har varit hos effektivitetskonsulten Petra Brask. De har gemensamt konstaterat att möten är en av de stora tidstjuvarna. Här är tio råd för effektivare möten.

1. Klargör syftet
Klargör syftet samt typ av möte på förhand. Handlar mötet om att informera, brainstorma eller fatta ett beslut?

2. Förberedelse
Låt deltagarna få tid att förbereda sig innan mötet. Skicka ut de frågor ni ska diskutera i förhand.

3. Prioritera
Prioritera och börja med den absolut viktigaste frågan. Den första punkten får alltid mest energi och fokus.

4. Protokoll under mötet
För protokoll under själva mötet i stället för i efterhand. Eller skriv en att-göra-lista som följs upp under nästa möte.

5. Åsikter innan mötet
Kräv att alla förbereder och delar med sig av minst två ståndpunkter för varje fråga ni diskuterar så att fler åsikter kommer fram.

6. Rollrotation
Låt rollerna i mötesgruppen rotera under mötet. Variationen gör att hjärnan håller sig mer alert.

7. Gemensamma spelregler
Ha gemensamma spelregler under era möten vad gäller sms:a, läsa mejl, svara i telefon, komma försent etcetera. Se till att det får konsekvenser om reglerna bryts.

8. Feedback
Be om feedback i slutet av mötet. Kontrollera att alla har förstått vad ni har bestämt.

9. Frivillig diskussionsstund
Avsluta mötet med en frivillig diskussionsstund där ni kan ta upp övriga frågor. De som är intresserade kan då stanna kvar och de övriga kan gå.

10. Minska ner på möten
Minska ner på antal möten. Fokusera. ”Don’t spread yourself too thin.”