Så hanterar du en full inkorg efter semestern.

Så tacklar du en överfull inkorg efter semestern

Du är tillbaka på kontoret och på glatt humör efter semestern – i tio minuter, innan du öppnat den proppfulla inkorgen. Håll tårarna borta och mejlen i schack med dessa tips.

Om du är den principfasta typen som undviker att läsa jobbmejl under semestern (bra!) finns en viss risk att du kommer tillbaka från semestern till en översvämmad inkorg, inte minst om du är en chef som medarbetarna gärna sätter på kopia om stort och smått.

En amerikansk studie visar att så många som 42 procent av de anställda fruktar att återvända till jobbet efter semestern – och vet du med dig att du kommer börja i mejluppförsbacke blir stegen mot arbetsplatsen knappast lättare.

Men lugn, bakom det kanske tresiffriga antalet olästa mejl som ligger och väntar är antagligen bara en bråkdel sådana som du måste ta tag i på en gång. Och närmar du dig mejlen systematiskt och med huvudet kallt behöver upprensningen inte ta en heldag i anspråk. Såhär tycker affärssajten Fast Company att du ska göra för att bäst ta dig an mejlen före, under och efter semestern:

Så kopplar du av på riktigt under semestern.

Läs också: 6 steg: Så kopplar du av på semestern – på riktigt

  • Sätt upp automatiska regler
    De flesta mejlprogram låter dig sätta upp regler för olika avsändare och typer av mejl – till exempel automatisk vidarebefordran eller sortering i mappar för interna eller externa avsändare. Om du skapar ett sådant regelsystem redan innan du går på semester har du bättre chanser att prioritera i mejlskörden när du kommer tillbaka.
  • Halvtidskolla vid udda klockslag
    Bäst är förstås om du helt kan låta bli att kolla mejlen när du är ledig, men för många chefer är detta en utopi. Känner du att du måste ta en snabbtitt någon gång mitt i semestern så gör då detta vid en tidpunkt då avsändarna inte befinner sig på jobbet. Risken är annars att du direkt sätter igång en mejlbollning – eller blir uppringd i sommarstugan eftersom du verkar jobba.Har du dödtid i väntan på tåget, färjan eller flyget, eller innan familjen vaknat till liv, kan det vara ett tillfälle att massradera nyhetsbrev och annat oviktigt så bördan blir lättare senare.
mobilbero

Läs också: 8 av 10 chefer: Vi kollar jobbmejlen – varje kväll

  • Sätt av tid
    När du är tillbaka på jobbet bör du boka undan tid i kalendern för att komma ikapp. Det kan vara en god idé att ta ett uppsamlingsmöte med ditt team och stämma av läget utifrån förutbestämda ämnen, så att slipper du få denna information i långa mejltrådar. Det är också bra att sätta av tid specifikt för att gå igenom mejlen. Gör gärna detta så tidigt som möjligt, så att du hinner läsa av mejlen innan mötesbokningarna börjar äta upp din tid.
  • Prioritera och få undan
    Börja med att slänga uppenbart skräp, därefter sådant som redan är överspelat. Har du varit borta en längre tid finns det säkert mejl som inte längre är aktuella, och som du inte behöver lägga tid på att besvara.Att få ner antalet olästa mejl hjälper dig att sänka pulsen, och det kan därför vara en idé att som nästa steg ta itu med de mejl som bara kräver ett kort svar men ingen vidare åtgärd från dig. Gå sedan vidare till de mejl där du kan behöva lägga ner lite tankemöda, men som inte riskerar att sätta igång en cirkus av möten eller uppföljningar.I sista hand kan du ge dig i kast med de mer krävande mejlen, som sannolikt handlar om mer långsiktiga projekt och därför tål att ligga på hyllan en stund.
seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 22 nov & 4 dec

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

sjalvkorande2
Beslutsfattande

Förbered dig för självkörande företag

Under några år har bilden av städer som befolkas av självkörande bilar varit ett mantra för framtiden med stort F. Men AI går som bekant bortom motorbranschen, och nu rycker även självkörande företag allt närmare. Här är tre tips på hur din verksamhet kan förbereda er.

Stressforskaren Sören Hjälm utbildar chefer och ledare om stress hos Consensus. Foto: Pavel Koubek
Annonssamarbete Chef + Consensus

Lär dig kontrollera ditt ledarskap vid stress

Stress kan förgifta ditt ledarskapsbeteende. ”Chefer behöver träna på att hantera tuffa situationer”, säger stressforskaren Sören Hjälm som utbildar chefer hos Consensus. Lär dig fatta rätt beslut – inte beslut som styrs av stress.

kommunchef
Beslutsfattande

Kommunchefen: ”Praktiken ger mig bättre förståelse”

Två halvdagar i månaden hjälper kommundirektören Anna Cederqvist till att plantera blommor, köra grävmaskin och besöka äldre i Vara. Att praktisera i verksamheten blev hennes eget sätt att ”spruta värderingar”.

Hélène Barnekow
Beslutsfattande

”Det går inte att jobba som förr”

Agilt ledarskap är en självklarhet för Hélène Barnekow, vd på Microsoft Sverige, som skrivit bok om sina erfarenheter av att leda förändring.

Erik Sandström, digitaliseringschef på Arbetsförmedlingen, och Anna Wikland, Sverigechef på Google.
Beslutsfattande

Ny studie: Digital oro hos 3 av 4 svenska chefer

Svenska chefer halkar efter med sin digitala kompetens i förhållande till hur snabbt arbetsmarknaden förändras.
Så kan du rädda dina misstag som chef.
Beslutsfattande

5 steg: Så gör du det bästa av läget - efter misstaget

Handen på hjärtat så har vi nog alla gjort ett par rejäla missar i yrkeslivet. Att fela är mänskligt, men det är hur vi reagerar på misstagen som spelar roll. Här är fem tips för att rädda ansiktet.
Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

Det här gillar medarbetare allra mest med chefen

När medarbetare ska berömma sin chef är det tre egenskaper som oftast lyfts fram.
Det finns också områden där många tycker att chefen borde vässa sig.

Tre av fem chefer litar på beslut tagna av artificiell intelligens.
Beslutsfattande

3 av 5 chefer litar på AI-beslut

I en ny rapport från IT-företaget Fujitsu ger företagsledare sin bild av den digitala transformationen - där hela 60 procent sätter sin tilltro till AI-fattade beslut.