Så hanterar du en full inkorg efter semestern.

Så tacklar du en överfull inkorg efter semestern

Du är tillbaka på kontoret och på glatt humör efter semestern – i tio minuter, innan du öppnat den proppfulla inkorgen. Håll tårarna borta och mejlen i schack med dessa tips.

Om du är den principfasta typen som undviker att läsa jobbmejl under semestern (bra!) finns en viss risk att du kommer tillbaka från semestern till en översvämmad inkorg, inte minst om du är en chef som medarbetarna gärna sätter på kopia om stort och smått.

En amerikansk studie visar att så många som 42 procent av de anställda fruktar att återvända till jobbet efter semestern – och vet du med dig att du kommer börja i mejluppförsbacke blir stegen mot arbetsplatsen knappast lättare.

Men lugn, bakom det kanske tresiffriga antalet olästa mejl som ligger och väntar är antagligen bara en bråkdel sådana som du måste ta tag i på en gång. Och närmar du dig mejlen systematiskt och med huvudet kallt behöver upprensningen inte ta en heldag i anspråk. Såhär tycker affärssajten Fast Company att du ska göra för att bäst ta dig an mejlen före, under och efter semestern:

Så kopplar du av på riktigt under semestern.

Läs också: 6 steg: Så kopplar du av på semestern – på riktigt

  • Sätt upp automatiska regler
    De flesta mejlprogram låter dig sätta upp regler för olika avsändare och typer av mejl – till exempel automatisk vidarebefordran eller sortering i mappar för interna eller externa avsändare. Om du skapar ett sådant regelsystem redan innan du går på semester har du bättre chanser att prioritera i mejlskörden när du kommer tillbaka.
  • Halvtidskolla vid udda klockslag
    Bäst är förstås om du helt kan låta bli att kolla mejlen när du är ledig, men för många chefer är detta en utopi. Känner du att du måste ta en snabbtitt någon gång mitt i semestern så gör då detta vid en tidpunkt då avsändarna inte befinner sig på jobbet. Risken är annars att du direkt sätter igång en mejlbollning – eller blir uppringd i sommarstugan eftersom du verkar jobba.Har du dödtid i väntan på tåget, färjan eller flyget, eller innan familjen vaknat till liv, kan det vara ett tillfälle att massradera nyhetsbrev och annat oviktigt så bördan blir lättare senare.
mobilbero

Läs också: 8 av 10 chefer: Vi kollar jobbmejlen – varje kväll

  • Sätt av tid
    När du är tillbaka på jobbet bör du boka undan tid i kalendern för att komma ikapp. Det kan vara en god idé att ta ett uppsamlingsmöte med ditt team och stämma av läget utifrån förutbestämda ämnen, så att slipper du få denna information i långa mejltrådar. Det är också bra att sätta av tid specifikt för att gå igenom mejlen. Gör gärna detta så tidigt som möjligt, så att du hinner läsa av mejlen innan mötesbokningarna börjar äta upp din tid.
  • Prioritera och få undan
    Börja med att slänga uppenbart skräp, därefter sådant som redan är överspelat. Har du varit borta en längre tid finns det säkert mejl som inte längre är aktuella, och som du inte behöver lägga tid på att besvara.Att få ner antalet olästa mejl hjälper dig att sänka pulsen, och det kan därför vara en idé att som nästa steg ta itu med de mejl som bara kräver ett kort svar men ingen vidare åtgärd från dig. Gå sedan vidare till de mejl där du kan behöva lägga ner lite tankemöda, men som inte riskerar att sätta igång en cirkus av möten eller uppföljningar.I sista hand kan du ge dig i kast med de mer krävande mejlen, som sannolikt handlar om mer långsiktiga projekt och därför tål att ligga på hyllan en stund.
seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 26 mars & 24 apr

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

Antje Jackelén intervjuas av Cissi Elwin i podden Chef Dilemma
Beslutsfattande

Antje Jackelén: Så kan du växa från chef till ledare

”Vi vill ju ha ledare som är helt och fullt människor och inte någon sorts teknokratiska robotar”, säger ärkebiskopen i nya avsnittet av Chef Dilemma, som släpps idag.

Ställ frågor om engagemanget – och ta action på de svar du får, säger Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

7 frågor du ska ställa till dina medarbetare 2020

Gör enkla frågor om engagemang till en framgångsfaktor i ditt ledarskap. ”Då kommer du åt en hävstångseffekt”, säger Viktoria Lindhé på &frankly. Här tipsar hon om konkreta actions för chefer ­– när medarbetarnas engagemang sviktar.
Åre Chokladfabriks grundare och ägare Marie Söderhielm, Eva-Lena Grape och Marina Hansson har ingen enskild vd
Beslutsfattande

Åre Chokladfabrik: ”Vi behöver ingen vd”

Delat ledarskap är en självklarhet för trion som grundade Åre Chokladfabrik. Med hjälp av två mot en-strategin, koll på kostnaderna och en icke-auktoritär ledarstil har de fått bolaget att gå med vinst ända från start.
arg-2
Beslutsfattande

Forskning: Därför ska du inte vara aggressiv som chef

Schablonbilden av företagsledaren som aggressiv, beräknande och egoistisk stämmer inte. Den typiska vd:n är tvärtom klart orienterad mot samarbete i sina strategiska beslut, visar ny svensk forskning.

petterpodd
Beslutsfattande

Petter Stordalen: ”Alla val du gör kommer med en kostnad”

I nya avsnittet av Chef Dilemma berättar Petter Stordalen om livsvalen som ledde fram till den punkt han nu befinner sig vid. ”Jag skulle gärna haft Gunhild hos mig varje dag – men Gunhild har en annan ambition. Och då är min uppgift att backa henne.”

duvor
Beslutsfattande

Här blir inga duvor matade – 4 toppchefer om sin pension

Vad gör du i dag? Hur trivs du med livet som pensionär? Vi frågade fyra chefer som passerat pensionsåldern.

Förmågan att pressa sig lite till är en stressfälla för chefer.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Lär dig undvika chefens förrädiska stressfälla

Chefers stress ökar. Samtidigt som vi vet riskerna med att bita ihop och kämpa på. ”Chefer behöver bli bättre på att söka stöd och ta emot hjälp vid varningssignaler”, säger Kristina Hagström, hälsostrateg på Skandia.
petterny
Beslutsfattande

”Följ inte dina drömmar” – här är Stordalens 10 livsregler

”Följ inte dina drömmar” och ”Tro inte det kommer flygplan bara för att du byggt en flygplats” är två regler som Petter Stordalen ålagt sig själv för att sluta jobba 16-timmars arbetsdagar och kunna utbrista ”Äntligen Måndag!” I sin nya bok berättar han om sina tio livsregler.