Så tacklar du en överfull inkorg efter semestern

Du är tillbaka på kontoret och på glatt humör efter semestern – i tio minuter, innan du öppnat den proppfulla inkorgen. Håll mejlen i schack med dessa tips.

Beslutsfattande

Text: Petter Fredriksson

Publicerad 2019-07-31

Om du är den principfasta typen som undviker att läsa jobbmejl under semestern (bra!) finns en viss risk att du kommer tillbaka från semestern till en översvämmad inkorg, inte minst om du är en chef som medarbetarna gärna sätter på kopia om stort och smått.

En amerikansk studie visar att så många som 42 procent av de anställda fruktar att återvända till jobbet efter semestern – och vet du med dig att du kommer börja i mejluppförsbacke blir stegen mot arbetsplatsen knappast lättare.

Men lugn, bakom det kanske tresiffriga antalet olästa mejl som ligger och väntar är antagligen bara en bråkdel sådana som du måste ta tag i på en gång. Och närmar du dig mejlen systematiskt och med huvudet kallt behöver upprensningen inte ta en heldag i anspråk. Såhär tycker affärssajten Fast Company att du ska göra för att bäst ta dig an mejlen före, under och efter semestern:

Läs också:

6 steg: Så kopplar du av på semestern – på riktigt

Sätt upp automatiska regler
De flesta mejlprogram låter dig sätta upp regler för olika avsändare och typer av mejl – till exempel automatisk vidarebefordran eller sortering i mappar för interna eller externa avsändare. Om du skapar ett sådant regelsystem redan innan du går på semester har du bättre chanser att prioritera i mejlskörden när du kommer tillbaka.

Halvtidskolla vid udda klockslag
Bäst är förstås om du helt kan låta bli att kolla mejlen när du är ledig, men för många chefer är detta en utopi. Känner du att du måste ta en snabbtitt någon gång mitt i semestern så gör då detta vid en tidpunkt då avsändarna inte befinner sig på jobbet. Risken är annars att du direkt sätter igång en mejlbollning – eller blir uppringd i sommarstugan eftersom du verkar jobba.Har du dödtid i väntan på tåget, färjan eller flyget, eller innan familjen vaknat till liv, kan det vara ett tillfälle att massradera nyhetsbrev och annat oviktigt så bördan blir lättare senare.

Läs också:

8 av 10 chefer: Vi kollar jobbmejlen – varje kväll

Sätt av tid
När du är tillbaka på jobbet bör du boka undan tid i kalendern för att komma ikapp. Det kan vara en god idé att ta ett uppsamlingsmöte med ditt team och stämma av läget utifrån förutbestämda ämnen, så att slipper du få denna information i långa mejltrådar. Det är också bra att sätta av tid specifikt för att gå igenom mejlen. Gör gärna detta så tidigt som möjligt, så att du hinner läsa av mejlen innan mötesbokningarna börjar äta upp din tid.

Prioritera och få undan
Börja med att slänga uppenbart skräp, därefter sådant som redan är överspelat. Har du varit borta en längre tid finns det säkert mejl som inte längre är aktuella, och som du inte behöver lägga tid på att besvara.Att få ner antalet olästa mejl hjälper dig att sänka pulsen, och det kan därför vara en idé att som nästa steg ta itu med de mejl som bara kräver ett kort svar men ingen vidare åtgärd från dig. Gå sedan vidare till de mejl där du kan behöva lägga ner lite tankemöda, men som inte riskerar att sätta igång en cirkus av möten eller uppföljningar.I sista hand kan du ge dig i kast med de mer krävande mejlen, som sannolikt handlar om mer långsiktiga projekt och därför tål att ligga på hyllan en stund.