Så hanterar du en full inkorg efter semestern.

Så tacklar du en överfull inkorg efter semestern

Du är tillbaka på kontoret och på glatt humör efter semestern – i tio minuter, innan du öppnat den proppfulla inkorgen. Håll tårarna borta och mejlen i schack med dessa tips.

Om du är den principfasta typen som undviker att läsa jobbmejl under semestern (bra!) finns en viss risk att du kommer tillbaka från semestern till en översvämmad inkorg, inte minst om du är en chef som medarbetarna gärna sätter på kopia om stort och smått.

En amerikansk studie visar att så många som 42 procent av de anställda fruktar att återvända till jobbet efter semestern – och vet du med dig att du kommer börja i mejluppförsbacke blir stegen mot arbetsplatsen knappast lättare.

Men lugn, bakom det kanske tresiffriga antalet olästa mejl som ligger och väntar är antagligen bara en bråkdel sådana som du måste ta tag i på en gång. Och närmar du dig mejlen systematiskt och med huvudet kallt behöver upprensningen inte ta en heldag i anspråk. Såhär tycker affärssajten Fast Company att du ska göra för att bäst ta dig an mejlen före, under och efter semestern:

jula

Läs också: 6 steg: Så kopplar du av på semestern – på riktigt

  • Sätt upp automatiska regler
    De flesta mejlprogram låter dig sätta upp regler för olika avsändare och typer av mejl – till exempel automatisk vidarebefordran eller sortering i mappar för interna eller externa avsändare. Om du skapar ett sådant regelsystem redan innan du går på semester har du bättre chanser att prioritera i mejlskörden när du kommer tillbaka.
  • Halvtidskolla vid udda klockslag
    Bäst är förstås om du helt kan låta bli att kolla mejlen när du är ledig, men för många chefer är detta en utopi. Känner du att du måste ta en snabbtitt någon gång mitt i semestern så gör då detta vid en tidpunkt då avsändarna inte befinner sig på jobbet. Risken är annars att du direkt sätter igång en mejlbollning – eller blir uppringd i sommarstugan eftersom du verkar jobba.Har du dödtid i väntan på tåget, färjan eller flyget, eller innan familjen vaknat till liv, kan det vara ett tillfälle att massradera nyhetsbrev och annat oviktigt så bördan blir lättare senare.
mobilbero

Läs också: 8 av 10 chefer: Vi kollar jobbmejlen – varje kväll

  • Sätt av tid
    När du är tillbaka på jobbet bör du boka undan tid i kalendern för att komma ikapp. Det kan vara en god idé att ta ett uppsamlingsmöte med ditt team och stämma av läget utifrån förutbestämda ämnen, så att slipper du få denna information i långa mejltrådar. Det är också bra att sätta av tid specifikt för att gå igenom mejlen. Gör gärna detta så tidigt som möjligt, så att du hinner läsa av mejlen innan mötesbokningarna börjar äta upp din tid.
  • Prioritera och få undan
    Börja med att slänga uppenbart skräp, därefter sådant som redan är överspelat. Har du varit borta en längre tid finns det säkert mejl som inte längre är aktuella, och som du inte behöver lägga tid på att besvara.Att få ner antalet olästa mejl hjälper dig att sänka pulsen, och det kan därför vara en idé att som nästa steg ta itu med de mejl som bara kräver ett kort svar men ingen vidare åtgärd från dig. Gå sedan vidare till de mejl där du kan behöva lägga ner lite tankemöda, men som inte riskerar att sätta igång en cirkus av möten eller uppföljningar.I sista hand kan du ge dig i kast med de mer krävande mejlen, som sannolikt handlar om mer långsiktiga projekt och därför tål att ligga på hyllan en stund.
Kvinna som förbereder sig för comebacken på jobbet vid dator

Läs också: 5 tips: Så bäddar du för comebacken på jobbet

prenumerera-chef-1
Prenumerera på Chef

Boosta ditt chefsjag

Nu är det goda ledarskapet viktigare än någonsin. Med Chef får du expertråd och handledning i tuffa chefsfrågor. Prenumerera idag!

Relaterade artiklar

Björn Zoëga och Cissi Elwin.
Beslutsfattande

Sjukhusdirektören: "Läget på Karolinska var mycket värre än jag trodde"

Under pandemins början var Björn Zoëga, sjukhusdirektör på Karolinska, inställd på att han kunde dö. I det nya avsnittet av podden Chef Dilemma berättar han också om hur han vände miljardunderskott till vinst och varför vården behöver sluta se sig som offer.
Helena Martini, HR-chef på fastighetsbolaget Atrium Ljungberg, ser hälsokontroller för medarbetare som en investering. Foto: Christoffer Edling
Annonssamarbete Chef + Werlabs

Enkelt hälsotest lyfter prestationer på jobbet

”Det är att visa omtänksamhet i handling”, säger Helena Martini, HR-chef på Atrium Ljungberg, om den hälsokontroll som har blivit ett viktigt redskap och en uppskattad del av arbetet med hållbara medarbetare.

nyfiknachefer
Beslutsfattande

Nyfikna chefer fattar bättre beslut

Nyfikenhet är en förutsättning för den transformativa tillväxt som vi behöver just nu. Forskningen visar på många av dess överraskande fördelar för affärerna.
waxholm
Beslutsfattande

Hotelldirektören: "Vi behöver stödpengarna nu!”

En orimlig regelbörda och långsam hantering av coronastöden är på väg att knäcka besöksnäringen, menar Thérèse Liljeqvist, vd på anrika Waxholms Hotell.

Liten hund på ett kontor
Arbetsmiljö

Husdjur på jobbet? Här är reglerna som gäller

Hemmajobb och ökad isolering har gjort att många skaffat husdjur under pandemin. Vad händer med dem när vi går tillbaka till arbetsplatserna? Chef reder ut vad som gäller kring att ha husdjur på jobbet.
Collage av vaccination/människor i kö
Beslutsfattande

Chefer som går före i vaccinationskön bryter mot lagen

Rubrikerna har varit många och svarta om ledare som gått före i vaccinationskön eller gett familjemedlemmar vaccin. Att som chef gå före eller göra avsteg från rangordningen strider mot svensk rätt, menar Niklas Juth, docent vid Karolinska Institutet.
Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

Spargris som sjunker ner i vatten
Beslutsfattande

Ny forskning: Därför misslyckas megaprojekten

Lars Löfgren, forskare vid Försvarshögskolan, går i en avhandling till botten med varför prestigefyllda jätteprojekt så ofta misslyckas. ”Den här typen av projekt tenderar att styras av individer med starka maktambitioner som inte är mottagliga för riskanalyser”, säger han.