Hantera varsel och uppsägningar – 12 tips till chefen

Totalt varslades 6 548 personer om uppsägning i september 2023, jämfört med cirka 2 000 under samma period förra året.

Bygg, industri och handel hör till de hårdast drabbade branscherna.

Att säga upp personal är troligen bland det svåraste du behöver göra i din roll som chef.

Och när det görs fel blir ekot i omvärlden skoningslöst.

Experter var till exempel inte nådiga när Klarna drog ned sin personalstyrka med 10 procent, cirka 700 personer, genom ett förinspelat tal – för att sedan be medarbetarna jobba hemifrån. ”Hallå, var är hr-kompetensen på Klarna?”, undrade Chefs krönikör Siri Wikander i en text.

Vad är då det absolut viktigaste att tänka på som chef, när det vankas varsel och uppsägningar?

”Du måste göra en föranalys. Sedan behöver du ha en plan för genomförandet, en kommunikationsplan och ett körschema. Och räkna med att det här tar tid”, säger Anna Möller, som har jobbat inom hr i 30 år och är grundare till PeopleProvide.

”Att varsla och säga upp medarbetare tar kraft från organisationen, från cheferna som ska genomföra det – och det tar kraft att tänka om och hitta energi framåt”, fortsätter hon.

Handlar det om fem medarbetare eller fler, behöver verksamheten varsla.

Det beror på den byråkratiska statistikaviseringen, Arbetsförmedlingen behöver på ren svenska få in siffrorna i god tid innan chefen kan påbörja uppsägningsperioden för personerna det gäller.

”Effekten av nedskärningarna ligger oftast längre fram i tiden än vad du skulle vilja som chef, det kan dröja fyra till sju månader innan du ser det resultat du önskar. Vilket du måste ta hänsyn till i den budgeten du planerar”, konstaterar Anna Möller.

Hon kan inte heller nog understryka hur grundläggande det är med en solid kommunikationsplan.

”Som chef ska du kommunicera vilka funktioner och vilka roller som kommer att behöva försvinna. Körschemat ska sitta. Mellancheferna ska tränas i att hålla bra samtal med de personer som är berörda och kommer att bli uppsagda. Kommunikationsplanen börjar gälla från att du som chef har aviserat personalstyrkan att det behöver ske nedskärningar”, säger Anna Möller.  

Många frågor kommer att cirkulera under den här perioden. Hur ska vi säga hejdå till alla? Hur jobbar vi med de som är kvar? Vilka blir de nya uppsättningarna i grupperna? Hur jobbar vi framåt?

Turordningslistan, sist in först ut, gäller sällan, menar PeopleProvide-grundaren.

”Man ritar ofta om organisationskartan. Du får göra vissa undantag från turordningslistan. Det kan exempelvis vara så att du som arbetsgivare har letat efter viss kompetens som du verkligen behöver, och att den personen kom in sist”, säger Anna Möller.

Finns det en nyckelperson i verksamheten kan det finnas skäl att trygga den särskilda medarbetaren.

”Till dina nyckelpersoner, som inte blir berörda av uppsägningarna, kan du kanske ge viss förhansinformation för att få dem att känna sig trygga, innan du meddelar de andra”, tipsar Anna Möller.

Finns det något chefen absolut inte ska göra under en varsel- och uppsägningsperiod?

”Prata inte med någon utomstående om vad som är på gång, res inte bort när det händer, hasta inte”, svarar Anna Möller, och tillägger:

”Som chef ska du inte trycka på att det väntar en härlig tid framåt. De som är kvar i organisationen behöver få vara kvar i sina känslor under den turbulenta perioden. Även om du har vetat vad som är på gång i närmare två månader, och därmed hunnit processa informationen, är det nytt för alla andra.”