De vanligaste missarna när du vill vara tydlig

Tydlighet skulle vara en enkel match om alla tänkte likadant. Eller ännu hellre: om alla tänkte som du. Men så är det ju inte. Här är de vanligaste fallgroparna när det handlar om tydlighet:

• Du misstar otydlighet för tydlighet. Du vidarebefordrar ett mejl från ledningen till dina medarbetare, för att de ska få ta del av samma information som du. Tydligare kan du väl inte bli? Jo, för i själva verket är du otydlig. Det är inte alls säkert att de förstår ett meddelande som kommer från ledningen eller från huvudkontoret i London. Det är din uppgift som chef att hjälpa medarbetarna genom att tolka informationen och skriva om budskapet så att alla förstår.
•  Du gör inte som du säger. Du ber till exempel dina medarbetare att vara noggranna med uppföljningen av sina kundsamtal, men slarvar med det själv. Om du kommunicerar ett budskap men själv gör något helt annat, kommer dina handlingar att tala ett tydligare språk än det sagda ordet.
•  Du tror att ett snabbt beslut är ett tydligt beslut. Vid ett möte får du en känslig fråga, som du inte vet svaret på. Men i stället för att be om betänketid känner du dig tvungen att säga något, och ditt svar blir långt och svamlande – och otydligt. Att erkänna din osäkerhet och be att få återkomma när du tänkt igenom svaret är också ett sätt att vara tydlig.
•  Du glömmer bort att kommunikation handlar om dialog. Du tror att det blir tydligare om du delegerar eller fördelar arbetsuppgifter skriftligen eftersom du inte vill att mottagaren ska missa någon viktig detalj. Så du skriver ett mejl. Men då missar du att se mottagarens reaktion och möjligheten att fånga upp de frågor som omedelbart uppstår.
•  Du tror att relationen skadas om du är för uppriktig. Av rädsla för att bli avvisad eller hamna i konflikt väljer vi likväl att bli vaga.

Källa: Texten är hämtad ur pocketguiden »Tydlig som chef« som följde med Chef nr 12 2010.