Bättre tillit efter slopad timräkning

De 115 fast anställda och 250 externa konsultanställda bedömarna på myndigheten för kvalitet och säkerhet, Swedac, har fram till förra året rapporterat nedlagd tid ner på minutnivå specificerat i ett stort antal koder. Ett arbete som de delat med stora delar av myndighetssverige. För trots att det länge har pratat om tillitsbaserat ledarskap i såväl privat som offentlig verksamhet lever kontrollapparaten vidare. Många myndigheter har olika typer av rapporteringssystem och kontroller för medarbetarna, helt i andan med New Public Management där man strävar efter att göra allt mätbart för att kunna kontrollera verksamhetens effektivitet och kvalitet.  

Men inte längre hos denna, för många okända myndighet, som arbetar med att kontrollera efterlevnaden på kvalitet och säkerhet i syfte att underlätta för varor och tjänster att fritt röra sig över gränserna.  

När det uppstod en lucka i samband med att ett nytt lönesystem skulle införas på Swedac vågade hr-chefen Karolina Wikmyr och ekonomichefen Håkan Pettersson på allvar ifrågasätta vad det noggranna och mycket tidskrävande timrapporteringsarbetet tjänade till. Och om det gav en rättvisande bild av personalkostnaderna. 

”Vi har, som alla myndigheter, följt ekonomistyrningsverkets riktlinjer och har varit detaljnoggranna med att redovisa tid. Vi har velat göra rätt, och trodde att vi gjorde det, när det blev tydligt att cheferna inte kunde följa upp all den information som samlas in. Den användes inte för styrning på det sättet som var tänkt”, säger Karolina Wikmyr. 

Hon har arbetat med att stöpa om organisationen på flera olika sätt. Förändringen påbörjades redan 2018 då den nye generaldirektören Ulf Hammarström tillträde. Då bröt man ut hr-avdelningen, som tidigare legat under den administrativa delen, till att bilda en egen enhet med fokus på kultur och värderingar. Siktet var framför allt inställt på att göra Swedac till en attraktiv arbetsplats med mer flexibilitet.  

Redan innan de skrotade timrapporteringen hade de infört ett flexiblare arbetssätt med flera olika alternativ för arbetstider, där medarbetarna fått mer ansvar.  

Tillsammans med ekonomichefen Håkan Pettersson tog hon sedan initiativ till den förändring som många av deras myndighetskollegor kallar revolutionerande. De arbetade fram ett mindre komplicerat och mer flexibelt sätt, där medarbetarnas tid och kunskap kan investeras där den gör mest nytta – i själva grunduppdraget. I stället för att ha fokus på varje timme gick de till ett arbetssätt som koncentrerades på det värde som skapas i verksamheten.  

Från 1 januari 2022 har man helt slutat rapportera timmar och istället budgeterat tid för respektive uppdrag som stäms av mot det faktiska utfallet vid varje månadsslut och följs upp med respektive medarbetare löpande.  

”Det har varit en stor omställning för både chefer och medarbetare. Det bygger på tillit men vi hittar också lärande i det. Och vi tycker att vi funnit ett arbetssätt som stärker att vi lägger tid på rätt saker, i stället för som tidigare på för mycket administration.” 

Men hur ska kunderna veta vad de får? Och hur ska ledningen veta vad vi gör? Och får vi verkligen göra så här för Riksrevisionen? Medarbetarnas frågor var många, men Karolina Wikmyr tycker att de har haft en bra dialog som stärkt cheferna och medarbetarnas relationer och tillit till varandra. Och förändringsprocessen har backats upp av ordentligt med internkommunikation och uppföljning samt stöd och utbildning där de tillsammans tittat på siffrorna.  

”Vi ser redan att den nya modellen fungerar mer effektivt och vi är övertygade om att organisationen tjänar på detta. Vi har fått mängder av frågor från andra organisationer och ser fram emot att dela med oss av våra erfarenheter framöver, säger Karolina Wikmyr, som nu är ute och föreläser om hur man skrotar timrapportering och detaljstyrning.