5 sätt att rensa upp din kalender: ”Välj bort möten”

En titt i kalendern kan göra en matt. Om den är fylld redan i början av arbetsveckan vet du att det troligen inte finns tid för någon flexibilitet – vilket kan vara nödvändigt som chef.

Därför har Fast Company’s effektivitetsexpert satt ihop en lista med 5 stycken tips på hur du röjer i din kalender – och ser till att den inte fylls på snabbt igen.

1) Lär känna din dygnsrytm

När är du som mest effektiv – på morgonen eller kvällen? Vi människor är olika när det kommer till vilken tid på dygnet vi presterar som bäst. Genom att lära känna vad som passar bäst för dig kan du planera dagen utifrån det. Kanske kan du kliva upp tidigare på morgonen för att hinna svara på ett par mejl när du vaknat och i utbyte få mer tid på eftermiddagen till annat.

2) Gå inte på möten som inte uppfyller ett syfte

Möteskulturen i Sverige är stark. Kanske för stark till och med. Över hälften av alla chefer i Sverige tycker att de går på för många möten, visar Chefs undersökning. Än värre är att hamna i ett möte som du känner direkt att du inte har med att göra. Då är det dessvärre försent. Men det här går att komma runt genom genomarbetade rutiner på ditt jobb. Se till att varje mötesinbjudan innehåller agendapunkter. Då blir det lättare för personen som får inbjudan att avgöra om det är ett meningsfullt möte med ett tydligt syfte.

3) Dela din kalender

De flesta kalenderprogram (till exempel Microsoft Outlook) har en funktion som gör det möjligt att dela din kalender med dina medarbetare. Gör det! Det här gör att ni enklare kan synka era scheman och minska stress över att inte veta när någon är tillgänglig. Det skapar också en transparens i organisationen där alla har en övergripande bild av vad som händer under dagen.

4) Blocka upp tid i kalender

Har du några arbetsuppgifter du verkligen behöver tid och fokus för att bli klar med? Blocka upp tid i din kalender för detta. Det ger dig andrum att hinna ikapp samtidigt som du sänder en signal till medarbetarna om att du behöver fokustid.

5) Omge dig med rätt medarbetare

Om du har en känsla av att allt faller samman på jobbet när du inte är där litar du inte fullt ut på dina medarbetare. Tanken är ju att du ska kunna vara borta ett tag för att kunna lägga din tid där det behövs som mest. Att omge dig av medarbetare du kan lita på gör sitt jobb är extra viktigt om du har ett fullspäckat schema. Att kunna släppa kontrollen kommer frigöra tid.