5 tips: Så bäddar du för comebacken på jobbet

2020 är här och ett nytt jobbår. Med några enkla knep kan du hjälpa dig själv under omstarten efter ledigheten – och se till att du inte inleder året i en uppförsbacke.

Personlig effektivitet

Text: Gustaf Nilsson

Publicerad 2020-01-01

Hur ser din plan ut för 2020? Efter en skön ledighet är det dags att gå tillbaka till jobbet – och det går faktiskt att göra comeback med stil. Petra Brask är expert i personlig effektivitet och kommer här med konkreta tips för hur du ska göra.

1) Så ska du hantera mejlkorgen

Om du inte har gjort regler för lågt prioriterade mejl eller har den senaste versionen av ditt mejlprogram som automatiskt sorterar upp dessa, börja med att skapa regler för sådana, så att de automatiskt sorteras bort.

Du kan också ha en mapp för alla kopia-mejl, så att du kan skumma igenom dessa separat. Kom ihåg att när du sätter någon på kopia betyder det ”för information”. Alltså inte att vederbörande förväntas agera på det.

Sortera mejlkorgen efter GSK-metoden; göra, spara, kasta

Göra: Mejl som tar upp till två minuter att agera på finns ingen anledning att sätta upp på en att göra-lista – Gör det NU. Mejl som tar längre tid kan flaggas och kategoriseras så att du vet vad det är för typ av uppgift, exempelvis

1) Högsta prio

2) Följa upp

3) Fixa (uppgifter som tar upp till 20 minuter)

4) Projekt (uppgifter som tar mer än 20 minuter)

5) Läsa

Spara: Nytt år är lika med ny struktur; både den gemensamma och den egna. Se till att du har så få mappar som möjligt och använd sökfunktionen till fullo. Många av mina kursdeltagare skapar en ny mapp för året som de döper till ”Sparat 2020” och där lägger de 95 procent av alla sina mejl under året. Resterande mejl är sådana som automatsorteras med hjälp av regler. De använder sig ofta av snabbsteg för att enkelt sortera in mejl de läst.

Tänk på att det inte är värt din tid att sortera gamla mejl. Sikta på att ha fokus på nutid och framtid istället.

Kasta: Delete-knappen kan skapa vånda hos en del, men många använder den flitigt och tömmer borttaget-mappen endast ett par gånger per år ifall de skulle råka kasta något de visade sig behöva. Se till att avskriva dig från mejllistor du inte önskar vara med på. Markera oönskade mejl som skräppost eller styr dem direkt till borttaget-mappen med hjälp av regler.

2) Se till att mejlkorgen inte blir överfylld

När du sätter på frånvarohanteraren: var alltid tydlig med att informera om att du inte kommer läsa de mejl som skickas under din ledighet och att de är välkomna att höra av sig igen när du är tillbaka. Var tydlig med att ange datum när du är tillbaka och varför inte passa på att tipsa om någon trevlig läsning eller nyhet från din organisation i ditt frånvaromeddelande.
Skapa och använd regler för att automatiskt sortera lågt prioriterade mejl, så att du endast har högt prioriterade mejl att ta hänsyn till när du kommer tillbaka.
Boka in första halvdagen efter ledigheten i kalendern för att ha tid att uppdatera dig om vad som hänt under din frånvaro. Döp bokningen till IMA (inga möten, arbete) eller någon annan lämplig förkortning som gör att du prioriterar att komma ikapp innan du kastar dig ut i möten med andra.

3) Så lägger du upp första arbetsdagen

Tillåt dig själv att mjukstarta. Dofta på kaffet. Prata med kollegorna. Njut av lunchen och unna dig en promenad i dagsljus. Gör en prioriteringslista för vad som är viktigast. Lägg in alla viktiga datum för året i kalendern (om du inte redan gjort det). Sätt av tid för rutiner. Hjärnan älskar rutiner, de tar väldigt lite energi! Träna och veckoplanera.

Sätt även av tid för lönesamtal och utvecklingssamtal med dina medarbetare under året, så att dessa inte kommer som en överraskning när du närmar dig slutdatum. Boka in regelbunden tid för fokusarbete, gärna direkt på morgonen, så att du får in en god vana av att beta av de viktigaste uppgifterna först innan du tar dig an resten av världen.

Läs också:

Dränkt i jobb? Här är 5 råd för hur du ska agera

4) Så hanterar du berget med jobb i januari

Börja med att skriva ner allt som ska göras och prioritera. Är listan lång, så sätt 1:or, 2:or och 3:or framför. Sätt av tid i kalendern för alla 1:or. Se till att delegera till dina medarbetare i god tid och boka in tid för uppföljning.
Tillåt dina medarbetare att utvecklas genom att ge dem uppgifter som de kan växa med, dvs tänk inte: ”Jag gör det själv, det går fortare”.

5) Det här ska du undvika första arbetsveckan

Undvik att stressa upp dig själv och därmed alla andra. Sätt tonen för året med att utstråla en målmedveten effektivitet och föregå med gott exempel genom att lägga in en årsplan för dig själv och dina medarbetare. Var tydlig med målsättningar och förväntningar både för egen och andras del. Ge dig själv utrymme och marginaler. Undvik att boka möten direkt efter varandra. Fundera över om de möten ni har kan kortas ner (från en timme till 45 minuter) eller göras på något annat sätt (stå-möten, gå-möten etc.)
Kom ihåg att även chefer är människor som behöver sömn, mat, träning och meningsfulla relationer. Se till att det finns utrymme för att vara människa i din kalender.

Texten publicerades för första gången 2018 och uppdaterades 2020-01-01.