varsta-motesfallan

Här är chefernas allra värsta mötesfällor

Hur många chefer tycker att de har för många möten? Och hur många skolkar från möten som inte känns meningsfulla? I vår artikelserie får du svaret. Del 1: Chef har kartlagt chefernas mötesvanor.

Möten på jobbet väcker lika mycket engagemang hos chefer som sex och kärlek. På två dagar fick Chef 1 357 svar på vår webbenkät om möten. Det är nästan lika många som deltog i slutet av 2012 när vi frågade chefer om deras intima relationer.

Kanske är det inte så konstigt att möten väcker känslor, eftersom de upptar en stor del av chefers arbetsdag.

Så här säger cheferna om möten:

Fyra av tio chefer anser att de har för många möten. 54 procent tycker att de har lagom många möten.

En fjärdedel (25 procent) av cheferna fler än 11 möten i veckan. 38 procent har 6 till 10 möten, och 37 procent har  1 till 5 möten.

23 procent svarar att de lägger mer än 16 timmar i veckan på möten. 29 procent lägger 6 till 10 timmar, och 22 procent 11 till 15 timmar.

97 procent undviker möten som inte känns meningsfulla.

50 procent tycker oftast att mötena de går på är meningsfulla. 46 procent tycker att de är effektiva ibland.

15 procent av cheferna gör ofta något annat, exempelvis kollar sin telefon, under möten. 56 procent gör ibland något annat under möten.

43 procent av cheferna upplever att de har för många möten. 54 procent tycker att de har lagom antal möten.

68 procent av cheferna lägger sina möten mellan klockan 8 och 11 på förmiddagen.

Åsa Lindell, konsult inom möteseffektivitet och före detta kommunikationschef på bland annat Lindex och Stena Line, beskriver situationen som en åderförkalkning i systemet.

Läs mer: Tio tips för mer effektivare möten

”Det håller på att uppstå en mötesinfarkt, på grund av att vi har så många möten. En vanlig chef har entimmesmöten staplade på varandra. Det går inte att leva så rent fysiskt. Cheferna hinner aldrig förbereda sig eller sammanfatta det senaste mötet. Det skapar stress och frustration.”

Mötena äter också upp arbetstid som kunde ägnats åt annat.

”Det har blivit en självklar arbetsordning som ingen ifrågasätter. Tidigare hade man möten för att besluta någonting, som exempelvis ett styrelsemöte. Nu fyller mötet så många andra funktioner. Ofta träffas man bara för att konstituera sig som grupp”, säger Malin Åkerström, professor i sociologi på Lunds universitet som leder forskningsprojektet ”Mötet och den administrativa människan”.

Hon tror att den stora mängden möten kan vara ett tecken på en demokratisering av våra arbetsplatser, att alla ska få vara med och bestämma. Men då detta krockar med vår gamla syn på möten uppstår förvirring.

Det är inte bara antalet möten som gör cheferna frustrerade. Lika irriterande är det att lägga mycket tid på möten utan att komma fram till någonting, anser de.
”Jag tror inte att det stämmer att vi är så trötta på möten. Problemet är att vi sitter i för få bra möten”, säger Jacob Marinko, konsult på 3S som ligger bakom Mötesbarometern och Möteskvalitetsindex (MQI).

Flera frisvar från Chefs undersökning talar samma språk:

”Möten häcklas ofta i onödan – det är ’kassa’ möten man inte vill ha”, skriver en chef.

”Trenden just nu går mot något slags mötesfobi, men jag tror att man måste mötas för att få samsyn och därmed tydlig strategisk inriktning. Sedan kan man alltid effektivisera mötena”, säger en annan.

I framtiden kommer inte mötena att förlora sin betydelse, men cheferna kommer att använda möten som ett medel för att nå ett resultatmål, tror Jacob Marinko på 3S.

”Chefernas utmaning i framtiden är bristen på tid. De kommer att sträva mot att få andra att sitta i möten. Möten är en arbetsform som man måste behärska, om man vill fortsätta vara konkurrenskraftig.”

Fotnot: Detta är en kortad version av ett längre reportage om möten i Chef nr 4 2014.

Läs mer: Mötesskolan del 2 – Tio tips för effektivare möten


Läs senaste numret av Chef digitalt.

Missa inget! Prenumerera på Chefs nyhetsbrev

  • Prenumerera på Chefs nyhetsbrev med det bästa från Chef.se.