Skrota policyn – fem saker som får medarbetarna att välja kontoret

Att kopiera ett färdigt koncept kan vara lockande och kännas enkelt. Varför inte bara göra som alla andra? Särskilt när hela arbetslivet verkar ha bestämt sig för samma svar på kontorsfrågan.

”Men vi har väl sagt tre dagar på kontoret”, svarar du, lite för snabbt, när medarbetaren frågar om det är okej att jobba hemma. 

Det är precis den typen av svar chefer behöver släppa, menar Sofia Ekerlund, marknads- och uthyrningschef på Skanska Fastigheter i Malmö.

”Det handlar om att byta narrativ och fokusera på rätt saker. Som chef behöver du förklara varför du vill att medarbetarna ska vara på kontoret – och vilka beteenden du vill uppnå”, säger Sofia Ekerlund. 

Det som av medarbetare kan uppfattas som kontroll behöver inte alls bottna i översyn och styrning från ledningens sida. Men när ett varför saknas är det lätt att tolka det så. Utan en tydlig förklaring eller sammanhang blir riktlinjerna just bara regler och diskussionen fastnar snabbt i schabloner som ”tre dagar på kontoret”, utan koppling till det värde som skapas. 

”Ramar utan kontext är farligt. Kopiera inte andras lösningar. Gör jobbet och förstå varför ni gör som ni gör”, säger Sofia Ekerlund.

För i slutändan är det ganska enkelt: vill du att medarbetarna ska vara på plats, måste du erbjuda en plats de faktiskt vill vara på.

Men i stället kan det var lätt att fastna i fel saker, som kostnader för energiförbrukning och kvadratmeterpris. Men i ett genomsnittligt företag står personalen för runt 90 procent av kostnaderna, lokalen för nio procent – och energin för en procent.

Ändå är det ofta de där sista procenten som optimeras.

”Vi lägger mycket tid på att spara pengar på lokalen, men glömmer vad den faktiskt gör med de 90 procenten. Kan vi skapa en arbetsmiljö där vi som bolag trivs och mår bra så kommer vi att prestera bättre. Så se till att ni inte glömmer att skapa de bästa förutsättningarna för de 90 procenten”, säger Sofia Ekerlund.

Att forma ett attraktivt kontor

Så vad är det som faktiskt får människor att välja kontoret? Vad är värt att kliva upp 30 minuter tidigare för?

Sofia Ekerlund pekar ut några avgörande faktorer. 

”Läge har alltid varit viktigt, men efter pandemin har det fått en ännu starkare betydelse. Pendling är inte längre en självklarhet, utan en uppoffring. De med kortare pendlingstid är oftare på kontoret. Så enkelt är det.”

Det ställer högre krav på var kontoret ligger, men också på hur lätt det är att ta sig dit. Sofia lyfter Ikea som ett bra exempel, där egna busslösningar kompenserar deras lägen utanför stadskärnan. 

Vad det gäller arbetsmiljön är forskningen tydlig: den påverkar inte bara hur vi mår – utan också hur ofta vi faktiskt är på plats.

Enligt Leesmans globala data räcker det inte längre med ett ”helt okej” kontor. Människor väljer bort miljöer som inte stödjer deras behov.

”Efter pandemin pratade alla om kontoret som kreativ mötesplats med mycket sociala ytor. Men man glömde fokusarbetet. I dag ser vi att många stannar hemma just för att få jobba ostört. Så ska det ju inte vara”, säger Sofia.

En kontorsmiljö för livet

Ett bra kontor handlar inte bara om vad som händer innanför väggarna, utan om hur det passar in i livet runt omkring. Det är ofta där valet avgörs: inte i policydokumentet, utan i om kontoret faktiskt hjälper människor att få ihop sitt liv.

Kontoret behöver vara mer än bara en arbetsplats.

”Det ska vara enkelt att få in det man ändå vill göra i vardagen. Träning, ärenden, social gemenskap. Ju fler sådana delar som blir enklare när du är på kontoret, desto större är chansen att du väljer att vara där”, säger Sofia Ekerlund.

Det kan vara svårt att göra stora förändringar på en gång. Men Sofia, som länge har arbetat med att skapa kontorsmiljöer med fokus på människors välmående, har flera enkla och konkreta tips i rockärmen. 

”För att synliggöra hälsa i vardagen kan ni ha ett hälsobibliotek med böcker om träning, kost och mental utveckling.”

Hon tipsar också om att skapa ytor för rörelse och gemenskap, där enkla inslag som ett pingisbord (en klassiker som fortfarande fungerar) kan göra mer än man tror.

Och kanske viktigast av allt: återhämtning.

”Ambitionen bör vara att du ska kunna lämna kontoret med lika mycket energi som när du kom dit.”

Grönska är en annan enkel åtgärd med tydlig effekt. Växter bidrar inte bara till en mer trivsam miljö, de kan också minska stress och öka produktiviteten. En växt per skärm är en bra tumregel.

En faktabaserad framtid

Framåt ser Sofia Ekerlund en tydlig förflyttning: från tyckande till kunskap.

Kontoret kommer i allt högre grad att utformas för att påverka beteenden – på samma sätt som en butik designas för att styra kundflöden. Men i stället ska ett kontor stötta till exempel fokus, samarbete och återhämtning. 

Det handlar inte längre om vad vi tror fungerar, utan om vad vi faktiskt vet fungerar.

Sofia tror att vi framöver kommer att se färre dåliga kontorsmiljöer. I dag förstår de flesta att kontoret behöver vara mer än bara en plats att arbeta på – det ska stödja verksamhetens arbetssätt och vision, samtidigt som det bidrar till välmående, produktivitet och en starkare företagskultur.

Lena Nyholm, som arbetar med neuroestetik, gör en jämförelse som Sofia Ekerlund håller med om. 

”Hon menar att vi om några år kommer att se tillbaka på grå och ogenomtänkta kontor på samma sätt som vi i dag ser på rökning. Det är en talande bild. För att medarbetare ska välja kontoret behöver vi helt enkelt ta det till nästa steg.”

Och kanske är det just där skiftet ligger: från att styra när människor ska vara på kontoret – till att förtjäna deras närvaro.