Chef undersökning: Policy räcker inte för ökad kontorsnärvaro

MÅNGA ARBETSGIVARE HAR valt en stegvis återgång till kontoret. Från två dagar till tre och successivt över till fyra.

För exempelvis de anställda på Aftonbladet och Expressen gäller numera möjlighet till distansarbete enbart en dag i veckan. Volvo Car tog för ett drygt år sedan det drastiska beslutet att med omedelbar verkan återinföra närvarokrav på fem dagar i veckan. 

Chefs undersökning visar att majoriteten av arbetsgivare, drygt 70 procent, har en policy för kontorsnärvaro och att den i drygt hälften av fallen består av närvaroplikt minst tre dagar i veckan. Drygt 10 procent har en närvaroplikt på fem dagar i veckan. 

Christina Bodin Danielsson är docent i arkitektur, verksam vid Chalmers och KTH och praktiserande arkitekt specialiserad på kontor. Hon är författare till bland annat rapporten ”Ett annat kontorsliv” där hon på uppdrag av ett fastighetsbolag undersökt hur större organisationer förhåller sig till det nya kontorslivet efter pandemin.  

Hon säger att hon är positiv till hybridarbete för att det bidrar till, vad hon kallar, egenkontroll och att detta är en nyckel till människors hälsa. Ändå kallar hon möjligheten till distansarbete för ett tveeggat svärd: 

”Organisationen förlorar mycket på hybridarbetet, till exempel när man har digitala möten och inte kan använda fler sinnen är syn och hörsel. Kulturen försvagas, den som är själva kittet och lägger grunden för framgång.” 

Hybridkontoret har fått många chefer att byta arbetssätt. Det menar Irene Jensen som är professor i metoder för företagshälsa vid Karolinska Institutet och huvudförfattare till rapporten Att utforma kontorsmiljöer vid hybridarbete där även Christina Bodin Danielsson medverkar. 

”Före pandemin jobbade chefen hemma mer än medarbetarna, efter pandemin är det tvärtom. Nu är chefen mer på kontoret för att fånga in medarbetarna när de är där. Det är en väldig förändring i chefsrollen”, säger Irene Jensen. 

Christina Bodin Danielsson berättar att hon under arbetet med rapporten åt fastighetsbolaget identifierade två typer av anställda som gärna ville vara på kontoret. 

”Det var cheferna eftersom de vill ha kontroll och de seniora medarbetare som varit länge på arbetsplatsen. Att vara på kontoret var en viktig del av deras liv. För dem var det förödande att inte kunna vara där under pandemin.” 

I Chefs undersökning uppskattar drygt 18 procent av cheferna att deras medarbetare alltid respekterar närvaropolicyn, 62 procent menar att medarbetarna för det mesta gör det. Och drygt 18 procent tycker att det är svårt att få medarbetarna att vara på kontoret alla dagar de ska.  

Så hur gör man för att öka kontorsnärvaron?

”Utforma kontoret smartare för att kunna jobba mer effektivt och flexibelt”, menar dryga 56 procent av cheferna i undersökningen. Drygt 40 procent anser att man skulle behöva göra kontoret roligare och mysigare att vara på. Endast 6 procent förespråkar ökad kontroll. 

Inte heller Christina Bodin Danielsson tycker att ökad kontroll är ett bra sätt att få medarbetarna tillbaka till kontoret.  

”För en del chefer är det naturligt att vilja använda piskan för att få fler att vara på kontoret, men det är ett omoget ledarskap. Det kan slå tillbaka. De flesta medarbetare vill göra rätt för sig. Då behöver de inte ökad kontroll”, säger hon. 

Däremot, menar hon, är det viktigt att följa upp de medarbetare som inte respekterar närvaropolicyn, att ta reda på orsaken och låta det få konsekvenser. 

”Det här är en fråga för högsta ledningen. Om de inte tar den på allvar uppstår en ilska bland de medarbetare som följer policyn. Varför måste de vara på jobbet när andra slipper? Visst, en del har svårt för flexkontoren, men ge dem eget rum då!” 

Irene Jensen förespråkar så kallad deltagandemetodik för att få medarbetarna att vilja vara på kontoret. 

”Det är ett universellt arbetssätt som fungerar i allt förändringsarbete. Det innebär att chefen sätter sig med sina medarbetare och presenterar problemställningen, i det här fallet att folk är för sällan på kontoret. Chefen förklarar varför det är viktigt att medarbetarna är på plats enligt den närvaropolicy som råder och ställer sedan frågan ’Hur ska vi göra för att det ska bli så?’” 

Tillsammans tolkar och analyserar sedan chefen och medarbetarna uppgiften samt sätter en plan för genomförandet. 

”Tack vare delaktigheten brukar slutresultatet bli det som chefen vill ha, det vill säga att kontorsnärvaron ökar”, säger Irene Jensen. 

Hon betonar att olika arbetsgrupper behöver olika närvarpolicyer.  

”Det kan inte råda samma närvaroplikt för samtliga medarbetare. En del måste vara på arbetsplatsen varje dag, receptionisterna till exempel. Man behöver vara tydlig med detta i sitt ledarskap och bygga förståelse så att de olika närvarokraven inte uppfattas som orättvisa.”  

Christina Bodin Danielsson vill lyfta fördelarna med det mer trivsamma kontoret, där medarbetaren kan ha personliga tillhörigheter som fotografier och egen kaffemugg framme, även om sakerna inte kan stå kvar på skrivbordet under natten.

Eget skrivbord är nämligen inte avgörande för att de anställda ska vilja vara på plats, har hon sett i sina studier. Däremot att man får sitta tillsammans med dem man jobbar med och att det känns personligt. 

”Ge folk en hemvist. Medarbetarna behöver sitt ’anchorplace’, att sitta med dem man jobbar med så att man vet var man hör hemma. Det är superviktigt”, säger hon. 

I sin studie Ett annat kontorsliv såg hon att de organisationer som hade hög kontorsnärvaro var proaktiva och tog bort trösklar som hindrade medarbetarna från att vara på kontoret. Det kunde till exempel vara att erbjuda busstransport om arbetsplatsen låg avlägset i någon förort.

De jobbade också mycket med att göra kontorsmiljön trivsam så att den både inbjöd till social samvaro och möjlighet till tystnad och koncentration för dem som behövde det.  

De arbetsgivare vars medarbetare hade låg närvaro utgick från en bestämd uppfattning om vad folk gjorde på kontoret. Men som inte överensstämde med hur det egentligen var.  

”De var rigida och följde dokumenten men inte verkligheten. De resonerade ungefär så här: ’Vi har gett dem fina möbler och ändå kommer de inte.’ Men folk kommer inte till kontoret på grund av möblerna i sig, utan att möblerna sätts in i rätt sammanhang så att medarbetarna kan göra sitt jobb på bästa sätt.”

Grafik och illustrationer: Anna Harvard

Om undersökningen: Webbaserad undersökning av Chef, utförd i februari 2026 med 1 369 svar. Av respondenterna är 72 procent kvinnor och 28 procent män. 36 procent är chefer på lednings- eller stabsnivå. 37 procent är mellanchefer, och 14 procent gruppchefer eller liknande. 5 procent är 30–40 år, 24 procent 41–50 år, 54 procent 51–60 år och 17 procent över 60 år.