tarta-sanna-mander
När du delegerar – dela upp bitarna på flera så att inte allt hamnar hos en enda person. Illustration: Sanna Mander.

5 steg för en perfekt (och snabb) delegering

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.

 1. Delegera bara viktiga uppgifter.

Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.

Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.

Ställ dig därför frågan:

Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?

”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.

2. Vet VAD det är du delegerar.

För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:

  • Bakgrund, vad har hänt tidigare?
  • Nuläge, var står ni i dag?
  • Anledning, varför behöver uppgiften göras?
  • Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
  • Resultat, vad förväntas?
  • Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?

3. Ha koll på VARFÖR du delegerar.

Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:

  • För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
  • Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.

Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att upp-giften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad.

”Det kan räcka med att fråga hur det går eller hur det känns”, säger Malin Trossing.

Hennes tips för att hålla dig uppdaterad är:

  • Boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.

5. Ha ett tydligt avslut

För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.

Bestäm:

  • När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
  • Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.

 Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.

Relaterade artiklar

linkedina
Karriär

Ny CV-funktion: Så ska Facebook utmana Linkedin

Linkedin är världens största yrkesnätverk. Men kanske inte så länge till. Nu planerar Facebook att utmana plattformen med en ny CV-funktion.
robot_manniska
Annonssamarbete Chef + Företagsuniversitetet

Säg hej till ditt nya lärande

Bli din egen rektor. Fånga osynlig kunskap. Ledare som landar rätt i det nya lärandet har allt att vinna. ”Det här är en karriärdefinierande utmaning för chefer”, menar Daniel Kjellsson, Företagsuniversitetets framtidsstrateg.
etikett
Karriär

10 tips för vett och etikett på jobbet

Att komma för sent till möten och ”glömma” att svara på jobb­ansökningar kan få större konsekvenser än du tror.
maud-2
Karriär

Klä dig rätt – för att vässa ditt ledarskap: 3 tips

Stilsäkra vd:n Maud Spencer använder kläderna för att vässa sitt ledarskap – och göra bättre affärer. Och hennes välklädda exempel har spridit sig inom företaget, ända ut på fabriksgolvet.
smarttweet-2
Beslutsfattande

Linkedins vd gav precis bästa rådet till chefer

Han är utsedd till en av världens populäraste chefer – av sina medarbetare. Nu ger Jeff Weiner, vd för Linkedin, ett råd till andra chefer – med två korta meningar.

saveme
Kommunikation

Här är knappen som ska rädda dig från tråkiga möten

Vi har alla varit på ett möte som aldrig vill ta slut. Blodsockret är rekordlågt och allt som åker in i ena örat åker ut genom det andra. Nu ska det bli stopp på det med en magisk knapp.
test2-4
Annonssamarbete Chef + Optapad

5 saker smarta chefer vet om ergonomi

Få chefer är utbildade i ergonomi. Ändå är det ofta där ansvaret för inköp av ergonomiska produkter landar. Vilse i djungeln av datormöss och specialhjälpmedel? Här är råden som hjälper dig välja rätt.
ddd
Kommunikation

Så lyckas du med strategisk improvisation – ny bok avslöjar

Släpp planer och kontroll och kommunicera mer i stunden. Lär av improvisatörer och fånga nya möjligheter, uppmanar Katarina Gentzel Sandberg, kommunikationsrådgivare på Gullers Grupp.
nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden