tarta-sanna-mander
När du delegerar – dela upp bitarna på flera så att inte allt hamnar hos en enda person. Illustration: Sanna Mander.

5 steg för en perfekt (och snabb) delegering

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som chef. Lär dig att göra det på bästa sätt och glöm inte att följa upp.

 1. Delegera bara viktiga uppgifter.

Delegerar du uppgifter som du ser som oviktiga, är sannolikheten låg att de får hög prioritet och färdigställs i tid.

Detta gäller självklart alla uppgifter, oavsett om de delegeras eller inte, men en vanlig fälla är att man frestas att delegera saker som inte blivit gjorda just på grund av att de inte är viktiga.

Ställ dig därför frågan:

Kommer den här uppgiften att hjälpa oss att uppnå våra mål?

”Rita upp en skala på 1–10 där du prickar in hur mycket uppgiften bidrar till era mål”, säger Malin Trossing, ledarskapsexpert.

Om uppgiften ligger på 1–4, ifrågasätt uppgiftens existens. Behöver den verkligen göras alls? -Ligger den över 5 på skalan, är den värd att delegera.

2. Vet VAD det är du delegerar.

För att delegeringen ska bli tydlig och din uppföljning ska bli lättare måste du och din medarbetare veta följande om uppgiften:

  • Bakgrund, vad har hänt tidigare?
  • Nuläge, var står ni i dag?
  • Anledning, varför behöver uppgiften göras?
  • Processen, finns det krav på hur uppgiften ska utföras? Finns det några delmål?
  • Resultat, vad förväntas?
  • Effekt, vilka effekter kommer uppgiften och delegeringen av den att innebära?

3. Ha koll på VARFÖR du delegerar.

Det finns två bra anledningar till varför du kan behöva delegera uppgifter:

  • För att frigöra tid för dig till andra uppgifter.
  • Eller för att få medarbetaren att utveckla sin kompetens. Det i sin tur kan bidra till en mer självgående organisation.

Är du medveten om varför du delegerar kommer det att bli lättare för dig att lämna över uppgiften, men också att påminna dig själv om att du som chef inte ska gå in och peta i arbetet. Då tappar delegeringen sin funktion.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

4. Visa intresse – följ upp
Även om du delegerar uppgiften måste du komma ihåg att det är du som chef som har det yttersta ansvaret. Och hur visar du att upp-giften är viktig om du inte får lägga dig i? Visa dig intresserad.

”Det kan räcka med att fråga hur det går eller hur det känns”, säger Malin Trossing.

Hennes tips för att hålla dig uppdaterad är:

  • Boka in avstämningsmöten direkt när medarbetaren får uppgiften, då riskerar ni inte att uppföljningen rinner ut i sanden.

5. Ha ett tydligt avslut

För att inte riskera att uppgiften rinner ut i sanden, sätt upp ett tydligt avslut.

Bestäm:

  • När, hur och till vem ska uppgiften levereras?
  • Boka gärna ett sista avslutningsmöte då ni kan checka av att uppgiften är klar.

 Tre vanliga delegeringsmissar:
1. Att du alltid delegerar allt till samma medarbetare.
2. Att du som chef lägger dig i och är inne och petar i detaljer.
3. Att uppgiften blir ogjord eftersom du inte följer upp.

nyhetsbrev-9

Missa inget!

Chefs populära nyhetsbrev Ditt ledarskap och Din karriär samlar varje vecka det bästa från Chef.se.
  • Konkreta råd i ditt chefskap
  • Användbara metoder och verktyg
  • Relevanta erbjudanden

Relaterade artiklar

Arbetsmiljö

7 saker du inte ska säga till en chef i Sverige

Kaffe på förmiddagen eller att stå vid skrivbordet. Det är kanske självklarheter för dig – men kanske inte för nyinflyttade. Här är 7 saker du inte ska säga.

Sponsrat Chef + Linkedin

Proffsknepen: Så lockar du talanger på Linkedin

Rekryteringsjättarna Spotify och Experis vet hur man hittar talanger och maximerar effekten av Linkedin. Här delar de med sig av lärdomarna som ger ett försprång i talangjakten.
Kommunikation

5 chefer vi minns från TV-reklamen

Du vill inte jobba hela helgen. Det ville inte heller karaktären Åke ­– som gick till historien när han grimaserade mot sin chef i en lottoreklam.

Hållbarhet

11 lärdomar från Stordalens succésamtal

TV + Text. 300 personer i en knökfull lokal – och 500 till utanför som förgäves väntade på att få komma in. Alla kom för att höra Petter Stordalen, Almedalens okrönte kung, i ett inspirerande samtal med Cissi Elwin på Chefs scen. Se samtalet i sin helhet här.

Kommunikation

Annie McKee: ”Odla nära vänskap – på jobbet!”

Hon har kallats ”ledarskapsutvecklingens överste-prästinna” och författat bästsäljande managementböcker. Nu skriver Annie McKee, som varit rådgivare till chefer i USA:s största bolag, om lycka i arbetslivet.
Karriär

4 tips: Kom över din talarskräck på scen

Rädd för att tala inför folk? Då är du inte ensam. Många chefer tycker att det är nervöst. Men med rätt verktyg kan du lära dig att bli både underhållande, trygg och tydlig.

Sponsrat Chef + SBS Executive MBA

Receptet: Så blir du en hållbar chef

Chefer som kan hållbarhet är en viktig pusselbit som ofta saknas.
Lägg hela pusslet. Ta stegen som behövs – för att lära dig leda hållbart.

Kommunikation

Cissi Elwin i P4 Extra: ”Är en trend bland chefer”

Heta trender bland chefer och utbrändhet. Det pratade Cissi Elwin, chefredaktör och vd på tidningen Chef, om när hon var inbjuden som dagens gäst i P4 Extra med Erik Blix.

Kommunikation

Toppbetyg: 4 av 5 har förtroende för sin chef

Får du gehör för dina beslut? Då kan du vara en chef som dina medarbetare litar på. Nu visar en ny undersökning att svenska chefer får ett toppbetyg i förtroende.
Kommunikation

4 tips: Så blir du ett proffs på mingel

Mingelparty och en möjlighet att knyta helt nya kontakter. Ändå är det vanligt att ställa sig vid personer man redan känner för att känna trygghet. Här är fyra tips för att bli bättre på att mingla.
Beslutsfattande

Därför är inte karismatiska chefer bäst

Vågad, charmig och stark utstrålning. Du kanske känner igen ledartypen? Nu visar att ny forskning att allt för hög karisma kan minska effektiviteten.
Chefboken

Lär dig styra andra – utan att öppna munnen

Hur får du andra att göra som du vill? Det kan vara enklare än du anar – faktiskt nästan skrämmande lätt.

Chefbokens redaktör Maria Gerlofson har sammanfattat nya boken För-Påverkan, som är månadens Chefboken och guld värd för säljare och chefer som vill påverka.

Kommunikation

”Målet? Nå 60 000 personer – per dag!”

Få personer är så aktiva på sociala medier som Günther Mårder, vd på Företagarna. Han lägger mer tid där än i sin mejlkorg. ”Om du inte är aktiv i sociala medier kommer du snart att vara irrelevant på arbetsmarknaden”, menar han.
Kommunikation

Chefer, dags att vakna på sociala medier

Var fjärde chef anser fortfarande att sociala medier är oviktiga. Med ett undantag – Linkedin. Och även om de har konton är de inte så aktiva, visar Chefs undersökning. Det kan påverka ledarskapet negativt, varnar experterna.
Kommunikation

Hon fick politikerna att vakna – med Facebook

När politikerna i Täby fick se det uppror som förskolechefen Lisa Nordenståhl dragit igång via Facebook blev de mycket mer samarbetsvilliga. Och helt plötsligt fanns det också mer pengar till verksamheten.
Kommunikation

Ditt företag är inte så digitaliserat som du tror

Svenska företag ligger i digital framkant – tror man i alla fall. Men en färsk undersökning att svenskarna halkat efter i jämförelse med andra länder.