Så jobbar vi med AI – 8 chefer tipsar

Problem:  Varje dag kommer det cirka 500 mejl till Bolagsverkets generella inkorg och vi har en medarbetare som läser och vidarebefordrar mejlen till rätt ställe inom myndigheten. Vi ville effektivisera och göra uppgiften mindre arbetskrävande.

AI-verktyg: En egenutvecklad AI-modell framtagen av ett team på Bolagsverket.

Lösning: En AI-modell som kan sortera inkommen e-post minskade volymen av e-post i inkorgen med 60 procent. AI-modellen läser av innehållet i respektive mejl, känner av specifika nyckelfraser och skickar sedan vidare mejlet till rätt person eller ställe inom myndigheten. Modellen är tränad på stora mängder data och är därmed väldigt träffsäker.

Problem: Kartläggning av vilka ärenden som våra hyresgäster och andra ringer om till kundtjänst.

AI-verktyg: Kontextbaserad talanalys som transkriberar och analyserar samtalen med en AI-baserad programvara för naturlig språkanalys (NLP).

Lösning: Samtalen till kundtjänst skickas till företaget Parlametrics som hjälper dem att göra AI-analys. Kvartalsvis får vi en rapport där det i grafer visas procentandelar av de frågor och/eller åsikter som inkommit från en särskild undergrupp eller avdelning. Det visar hur vanliga vissa åsikter eller frågor är inom en given grupp och gör det lättare att förstå kundbehoven. Utifrån den informationen kan vi utveckla vår kommunikation i andra kanaler för att öka kundnöjdhet och effektivisera vårt arbete.

Problem: Hitta evidens i litteraturen för olika behandlingsmetoder.

Verktyg: ChatGPT.

Lösning: Vi jobbar med individanpassade och kroppsnära hjälpmedel. Ortopedteknik är en smal bransch där det kan vara brist på evidens kring vissa behandlingsmetoder. Vi har som utgångspunkt att alltid arbeta evidensbaserat men hamnar ibland i unika situa­tioner. Då kan vi snabbt göra en sökning efter forskningsartiklar relevanta för ämnet. Dessa artiklar kan vi sedan titta närmare på i till exempel Pubmed, en databas med medi­cinrelaterade referenser, och utvärdera för att hitta vägar till behandling.

Problem: Förbättra texter för tydligare och effektivare kommunikation. Och skriva verksamhetsberättelse.

Verktyg: En egen AI-tjänst kallad Text Target Turner som baseras på AI-tjänsterna i Microsoft Azure.

Lösning: Vår Text Target Turner hjälper oss att analysera och ge feedback på dokument. Ett par extra ögon som korrekturläser, ger bättringsförslag och annan konstruktiv feedback utifrån den målgrupp man avser. Oavsett om det är en offert, en projektplan eller ett extra viktigt mejl. Vi tror fortfarande på att ha en kollega som primärt bollplank, men denna tjänst är en möjlighet till en extra feedbackrunda. När vi skulle skriva vår verksamhetsberättelse bad vi en AI-bot att analysera alla slides från förra årets personalmöten och bad den sedan att skriva ett utkast till vår verksamhetsberättelse att ta med i årsredovisningen.

Problem: Hitta tids- och kostnadseffektiva sätt att möta behovet av den ökande mängden digitalt innehåll för olika kanaler. Få alla medarbetare att vilja använda AI och hitta ett driv för att fortsätta utforska och utveckla framöver – för vi har bara börjat.

Verktyg: Chat GPT.

Lösning: Vi har gett alla medarbetare förutsättningar att hitta egna AI-lösningar i det dagliga arbetet. Dels med internutbildning. Dels genom att ge tillgång till betalversionen av Chat GPT. Vi har identifierat vad som kan göras av AI-verktyg och vad som ska göras av en copywriter eller ”AI-redaktör”. Till exempel måste en människa kravställa och ”prompta” för att få rätt utfall, sedan anpassa och justera tonalitet, säkerställa att vi har rätt fokus och slutligen måste en ämnesspecialist faktagranska. Det är viktigt att definiera vad AI:n ska hjälpa till med, i stället för att utgå från att den ska ”lösa allt”.

Problem: Lösa så att våra butiksmedarbetare lättare och snabbare kan ställa frågor och få svar internt genom att samla de många olika källorna till information. På så sätt förbättra supporten så att medarbetarna blir effektivare och kan ge en ännu bättre kundupplevelse.

Verktyg: Lindex Copilot som bygger på Open AI:s GPT-4, men som endast använder Lindex interna datakällor i sin kommunikation med medarbetare. Teams är chattkanalen.

Lösning: Lindex Copilot har utformats till att tränas på Lindex egen support-data, vilket gör verktyget till expert på alla rutiner, processer och arbetsmetoder som krävs för att driva en Lindex-butik. Lindex Copilot kan på så sätt erbjuda kontextuellt relevant och personligt anpassad support, förstå roller och ansvar inom butiken och ge skräddarsydda råd och vägledning.

Problem: Behöver ett effektivare sätt att hantera alla våra kontrakt. De är ofta skrivna på det lokala språket, kräver mycket analystid och har ofta en tajt tidsram.

Verktyg: Ett eget AI-verktyg som bygger på GPTx, samma genera­tiva AI-modell som används för Chat GPT. Vår version är dock anpassad till vårt företag och baserat på vår data från ett internt team på cirka 30 personer. Algoritmen har blivit tränad på tidigare kontrakt, kravspecifikationer, dokument etc.

Lösning: AI-verktyget läser inkommande kontrakt oavsett format och språk. Kontraktet analyseras av verktyget som identifierar paragrafer, klausuler och framför allt krav. Varje krav får en gradering på hur väl nuvarande produkt möter kravet. Vidare kopplas kravet till passande produkt, system, funktion, etc, och skickas vidare till ansvarig grupp. Kontraktet jämförs även med andra kontrakt.

Problem: Vi ville effektivisera vårt dagliga arbete både internt och i uppdragen för våra kunder. Dels för att göra research, dels för att skapa bilder, rörligt material och musik i våra produktioner.

Verktyg: Chat GPT, Bing Chat, Midjourney, Kaiber, Soundraw. Men det tillkommer nya verktyg som vi testar hela tiden.

Lösning: Vi har jobbat med AI när vi skapat vår nya grafiska identitet och egna kommunikation, bland annat med att ta fram bilder i Midjourney på fåglar med olika personligheter och karaktärer. I det dagliga arbetet jobbar vi mycket med Chat GPT för att göra research och ta fram underlag för innehållsproduktion, SEO och liknande. Vi kan också testa kod och ta hjälp för att felsöka.