militar

Mejla som en militär – bli mer effektiv

Missar medarbetarna dina mejl? Fördröjer dina långa ämnesrader viktiga beslut? Lösningen: militär precision i utkorgen.

På Harvard Business Reviews sajt ger Kabir Sehgal, före detta marinsoldat och tillika ex-viceordförande för JP Morgan, råd om effektivt mejlande. Kommandoord, akronymer och lättöverskådliga punktlistor är några av genvägarna. Här följer hans tre viktigaste tips:

Ämnesrader med nyckelord

VERKSTÄLL, SIGNERA, INFO, BESLUT, FÖRFRÅGAN, KOORDINERA – håller du för öronen ännu? Versaler anses ju i onlinespråk likställt med att skrika och kan verkligen inte sägas höra till god ton, men nog får de dina ämnesrader att stå ut i mejlfloden. Och vad gäller tydlighet lämnas inget till slumpen. FÖRFRÅGAN: semesterdagar i jul. Oklart? Inte alls.

Läs också: Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Använd dem så här:

VERKSTÄLL eller kanske ATT GÖRA: När innehållet i mejlet kräver en prestation från mottagaren.

SIGNERA: När du behöver, just det, en signatur från vederbörande.

INFO: Infomejl. Kräver inget svar.

BESLUT: När mottagaren behöver fatta ett beslut.

FÖRFRÅGAN: Kräver en tillåtelse eller ett godkännande från mottagaren.

KOORDINERA eller kanske SAMARBETE: Kräver en koordinationsinsats från mottagaren eller varskor hen om att någon annan kommer vilja ha ett inspel i något sammanhang.

Läs också: Så använder Slacks, Googles och Linkedins anställda verktygen

BLUF – Bottom line up front

Alla som sett en Hollywoodfilm vet att amerikanska flottan har förkortningar för allt. På svenska kanske vi skulle säga kärnfrågan, men BLUF är onekligen lätt att komma ihåg. Och innebär svar på följande: Vem, vad, var, när och varför. Skriv gärna ut själva ordet ”kärnfrågan” – feta, gulmarkera – bara det blir tydligt. Skippa bakgrundsinformationen – eller lägg den i punktform efter det viktigaste. Kan tyckas barskt, men eliminerar onödigt scrollande och en känsla av ”ska jag verkligen behöva läsa allt det här?”

Exempelmejl:

Ämne: INFO: Jobba hemifrån

Hej,

Kärnfrågan: Ledningen har fattat beslut om att minska antalet tillåtna dagar i veckan för hemarbete från tre till en. Det börjar gälla från och med 1 januari.

Bakgrund: 

– Vi behöver öka samhörigheten på arbetsplatsen.

– Samtliga chefer i ledningsgruppen ställer sig bakom beslutet.

Vänliga hälsningar,

Chef Chefsson

Var ekonomisk

På samma sätt som det viktigaste på en sajt ska synas på första skärmen, innan man börjar scrolla (se även punkten ovan), ska dina läsare inte behöva rulla ner för att få sig det viktigaste till livs. I amerikanska flygvapnets manual för mejlskrivande rekommenderas även aktiv form framför passiv – alltså pronomen före verb – för att det ska vara glasklart vem som utför en handling eller tar ett beslut.

Relaterade artiklar

cb12-content
Chefboken

Led utifrån värderingar – på riktigt!

Det är med hjälp av starka värderingar vi kan möta framtidens stora utmaningar med bland annat ökad komplexitet, digitalisering och klimatförändringar. Det menar Julia Norinder i sin bok Värderingsbaserat ledarskap Mening, tillit och transformation. I den beskriver hon hur du som ledare kan arbeta både utifrån dina egna värderingar och din organisations. I senaste Chefboken sammanfattar ledarskapscoachen Maria Gerlofson hennes tankar
Ställ frågor om engagemanget – och ta action på de svar du får, säger Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

7 frågor du ska ställa till dina medarbetare 2020

Gör enkla frågor om engagemang till en framgångsfaktor i ditt ledarskap. ”Då kommer du åt en hävstångseffekt”, säger Viktoria Lindhé på &frankly. Här tipsar hon om konkreta actions för chefer ­– när medarbetarnas engagemang sviktar.
Julbord med dryck
Hälsa

En av tio undviker julbordet – kollegorna dricker för mycket

Tre av fyra svenskar tycker inte att det är viktigt med alkohol på jobbets julbord, visar en ny undersökning. Samtidigt uppger över hälften att det finns en förväntan om att de ska dricka alkohol när det sker.
pkberlin
Kommunikation

Kommunikationsmissen som fick Berlinmuren att falla

Ibland kan ett aldrig så litet felsteg få oanade konsekvenser. För 30 år sedan orsakade en papperslapp som lästes upp vid fel tillfälle Berlinmurens fall.
Cissi Elwin
Kommunikation

Cissi Elwin: ”Varför är ledarskap så förknippat med floskler?”

Det här med att ”vi måste gasa och bromsa samtidigt” och ”tack för din idé, vi marinerar den” – vad menas egentligen med det?

Handslag och uppvända handflator
Kommunikation

5 kroppsknep: Så rör du dig som en ledare

Dåligt kroppsspråk kan komma i vägen för det viktiga du försöker föra fram, och ibland är det rentav viktigare hur något sägs än vad som sägs. Här är expertens tips för att upplevas som en stark ledare.
Förmågan att pressa sig lite till är en stressfälla för chefer.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Lär dig undvika chefens förrädiska stressfälla

Chefers stress ökar. Samtidigt som vi vet riskerna med att bita ihop och kämpa på. ”Chefer behöver bli bättre på att söka stöd och ta emot hjälp vid varningssignaler”, säger Kristina Hagström, hälsostrateg på Skandia.
emoji
Kommunikation

Så blir dina mejl bättre – med emojis

En smiley till chefen, tumme upp till kunden eller lite serpentiner inför veckans aw? Emojis blir allt vanligare i jobbmejl, enligt en ny studie. Och de kan faktiskt höja kvalitén på dina jobbmejl.