militar

Mejla som en militär – bli mer effektiv

Missar medarbetarna dina mejl? Fördröjer dina långa ämnesrader viktiga beslut? Lösningen: militär precision i utkorgen.

På Harvard Business Reviews sajt ger Kabir Sehgal, före detta marinsoldat och tillika ex-viceordförande för JP Morgan, råd om effektivt mejlande. Kommandoord, akronymer och lättöverskådliga punktlistor är några av genvägarna. Här följer hans tre viktigaste tips:

Ämnesrader med nyckelord

VERKSTÄLL, SIGNERA, INFO, BESLUT, FÖRFRÅGAN, KOORDINERA – håller du för öronen ännu? Versaler anses ju i onlinespråk likställt med att skrika och kan verkligen inte sägas höra till god ton, men nog får de dina ämnesrader att stå ut i mejlfloden. Och vad gäller tydlighet lämnas inget till slumpen. FÖRFRÅGAN: semesterdagar i jul. Oklart? Inte alls.

Läs också: Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Använd dem så här:

VERKSTÄLL eller kanske ATT GÖRA: När innehållet i mejlet kräver en prestation från mottagaren.

SIGNERA: När du behöver, just det, en signatur från vederbörande.

INFO: Infomejl. Kräver inget svar.

BESLUT: När mottagaren behöver fatta ett beslut.

FÖRFRÅGAN: Kräver en tillåtelse eller ett godkännande från mottagaren.

KOORDINERA eller kanske SAMARBETE: Kräver en koordinationsinsats från mottagaren eller varskor hen om att någon annan kommer vilja ha ett inspel i något sammanhang.

Läs också: Så använder Slacks, Googles och Linkedins anställda verktygen

BLUF – Bottom line up front

Alla som sett en Hollywoodfilm vet att amerikanska flottan har förkortningar för allt. På svenska kanske vi skulle säga kärnfrågan, men BLUF är onekligen lätt att komma ihåg. Och innebär svar på följande: Vem, vad, var, när och varför. Skriv gärna ut själva ordet ”kärnfrågan” – feta, gulmarkera – bara det blir tydligt. Skippa bakgrundsinformationen – eller lägg den i punktform efter det viktigaste. Kan tyckas barskt, men eliminerar onödigt scrollande och en känsla av ”ska jag verkligen behöva läsa allt det här?”

Exempelmejl:

Ämne: INFO: Jobba hemifrån

Hej,

Kärnfrågan: Ledningen har fattat beslut om att minska antalet tillåtna dagar i veckan för hemarbete från tre till en. Det börjar gälla från och med 1 januari.

Bakgrund: 

– Vi behöver öka samhörigheten på arbetsplatsen.

– Samtliga chefer i ledningsgruppen ställer sig bakom beslutet.

Vänliga hälsningar,

Chef Chefsson

Var ekonomisk

På samma sätt som det viktigaste på en sajt ska synas på första skärmen, innan man börjar scrolla (se även punkten ovan), ska dina läsare inte behöva rulla ner för att få sig det viktigaste till livs. I amerikanska flygvapnets manual för mejlskrivande rekommenderas även aktiv form framför passiv – alltså pronomen före verb – för att det ska vara glasklart vem som utför en handling eller tar ett beslut.

Relaterade artiklar

Ett foto på Serena till vänster. En illustration av en man och en kvinna som pratar. I pratbubblorna ovanför dem syns pusselbitar.
Kommunikation

Dags att lära dig prata med dina medarbetare igen

Återgången till mer normala gängor i arbetslivet innebär fler samtal. En ny bok ger ringrostiga chefer tips på hur man gör. ”Samtal är ett av ledarskapets viktigaste verktyg”, säger författaren och retorikexperten Serena Mon de Vienne.

Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia, råder alla att skaffa en krockkudde för framtiden.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Nyfikenhet och sparande – chefens skydd mot ålderism

Chefer behöver arbeta mot ålderism, men också undvika att själva drabbas. ”Fortsätt vara nyfiken – och skaffa en krockkudde”, råder Mattias Munter, pensionsekonom på Skandia.

Till vänster en ung kvinna på ett kontor som ser stressad ut. Till höger Nema Abdihakim Ali.
Kommunikation

Hon startar en akut för chefer

Nu öppnar en chefsakut där erfarna mentorer ger samtalsstöd åt chefer som stött på problem.
”Det ska vara lika lätt som att boka en nätläkare”, säger entreprenören Nema Abdihakim Ali.

En ung kille med munskydd arbetar ensam i en stor lagerlokal.
Kommunikation

Hur mår medarbetarna när chefen är en dator?

En dator som chef, det är något som blir allt vanligare inom logistik och handel. Men hur mår medarbetarna av det? Det ska man ta reda på nu.

Johannes Hylander sitter vid ett skrivbord och samtalar med en medarbetare. Bakom honom syns en skärm där många medarbetare är uppkopplade för ett digitalt möte.
Kommunikation

”Hybridmöten kräver mer av dig som chef”

På kommunikationsbyrån New Republic är hybridmöten vardag, pandemi eller ej.
”Det kräver mycket mer ansvar av mig som chef att få det att fungera”, säger Johannes Hylander, en av grundarna och huvudägarna.

En ung man och kvinna, båda iförda munskydd,
Kommunikation

8 tips för ett lyckat hybridmöte

Hösten är på ingång och så även hybridmötena, något som vi måste vänja oss vid, vare sig vi vill eller inte. Erik Mattsson, vd och grundare på Ordrum, utbildar chefer i konsten att leda hybridmöten. Här är hans 8 bästa tips för lyckade hybridmöten.

Ansvaret för hur hybridarbetet ska ta form får inte landa på enskilda chefer utan är ett ledningsansvar, menar arbetsplatsstrategen Karin Ståhl på GoToWork. Foto: Magnus Liam Karlsson
Annonssamarbete Chef + GoToWork

5 tips för att lyckas med det nya arbetslivet

Arbetsplatsstrategen Karin Ståhl delar med sig av det viktigaste chefer behöver veta för att lyckas leda i det nya normala efter pandemin.

En kvinna som sitter vid en dator tittar bakåt och ser orolig ut.
Kommunikation

Chefens ord som får pulsen att rusa

Nu är det bevisat – vissa av dina fraser får medarbetarnas puls att gå upp rejält. Här är listan på några av de mest pulshöjande fraserna.