militar

Mejla som en militär – bli mer effektiv

Missar medarbetarna dina mejl? Fördröjer dina långa ämnesrader viktiga beslut? Lösningen: militär precision i utkorgen.

På Harvard Business Reviews sajt ger Kabir Sehgal, före detta marinsoldat och tillika ex-viceordförande för JP Morgan, råd om effektivt mejlande. Kommandoord, akronymer och lättöverskådliga punktlistor är några av genvägarna. Här följer hans tre viktigaste tips:

Ämnesrader med nyckelord

VERKSTÄLL, SIGNERA, INFO, BESLUT, FÖRFRÅGAN, KOORDINERA – håller du för öronen ännu? Versaler anses ju i onlinespråk likställt med att skrika och kan verkligen inte sägas höra till god ton, men nog får de dina ämnesrader att stå ut i mejlfloden. Och vad gäller tydlighet lämnas inget till slumpen. FÖRFRÅGAN: semesterdagar i jul. Oklart? Inte alls.

Läs också: Checklista: Så hinner du jobba klart innan jul

Använd dem så här:

VERKSTÄLL eller kanske ATT GÖRA: När innehållet i mejlet kräver en prestation från mottagaren.

SIGNERA: När du behöver, just det, en signatur från vederbörande.

INFO: Infomejl. Kräver inget svar.

BESLUT: När mottagaren behöver fatta ett beslut.

FÖRFRÅGAN: Kräver en tillåtelse eller ett godkännande från mottagaren.

KOORDINERA eller kanske SAMARBETE: Kräver en koordinationsinsats från mottagaren eller varskor hen om att någon annan kommer vilja ha ett inspel i något sammanhang.

Läs också: Så använder Slacks, Googles och Linkedins anställda verktygen

BLUF – Bottom line up front

Alla som sett en Hollywoodfilm vet att amerikanska flottan har förkortningar för allt. På svenska kanske vi skulle säga kärnfrågan, men BLUF är onekligen lätt att komma ihåg. Och innebär svar på följande: Vem, vad, var, när och varför. Skriv gärna ut själva ordet ”kärnfrågan” – feta, gulmarkera – bara det blir tydligt. Skippa bakgrundsinformationen – eller lägg den i punktform efter det viktigaste. Kan tyckas barskt, men eliminerar onödigt scrollande och en känsla av ”ska jag verkligen behöva läsa allt det här?”

Exempelmejl:

Ämne: INFO: Jobba hemifrån

Hej,

Kärnfrågan: Ledningen har fattat beslut om att minska antalet tillåtna dagar i veckan för hemarbete från tre till en. Det börjar gälla från och med 1 januari.

Bakgrund: 

– Vi behöver öka samhörigheten på arbetsplatsen.

– Samtliga chefer i ledningsgruppen ställer sig bakom beslutet.

Vänliga hälsningar,

Chef Chefsson

Var ekonomisk

På samma sätt som det viktigaste på en sajt ska synas på första skärmen, innan man börjar scrolla (se även punkten ovan), ska dina läsare inte behöva rulla ner för att få sig det viktigaste till livs. I amerikanska flygvapnets manual för mejlskrivande rekommenderas även aktiv form framför passiv – alltså pronomen före verb – för att det ska vara glasklart vem som utför en handling eller tar ett beslut.

Relaterade artiklar

studien1234
Karriär

Harvardstudie: Kvinnliga chefer är mer högpresterande

Bättre på att ta initiativ och mer resultatfokuserade. På hela 17 av 19 punkter rankas kvinnliga chefer högre än sina manliga kolleger, visar en ny studie från Harvard University. 
Det är vanligt med vita lögner på jobbet.
Kommunikation

Här är de 15 lögner som vi drar oftast – på jobbet

Slirat på sanningen har nog alla gjort någon gång. Men lögner kan vara en varningsklocka som signalerar att allt inte står rätt till på arbetsplatsen. Och ljuger mest gör cheferna.
Blockets nya vd Pernilla Nissler startar podcast för personalen.
Kommunikation

Blockets nya vd satsar på podcast – för de anställda

I arbetet med att stärka engagemanget lyfter Blockets nya vd Pernilla Nissler in podcastformatet som intern kommunikationskanal.
En ny studie visar att chefer är bättre på samarbete än andra.
Beslutsfattande

Forskning: Chefer söker samarbete – når framgång

En ny studie från Ekonomihögskolan i Lund visar att nidbilden av företagsledare som vinstinriktade strebers inte stämmer – de är tvärtom bättre på att samarbeta än andra.
Chefer är särskilt utsatta för cyberbrottslighet.
Kommunikation

5 tips: Så blir du inte hackad i sommar

Chefer är hett byte för cyberskurkar – företagsledare som fastnar i fällan och utsätts för utpressning eller datastölder kan ge storkovan. Så här skyddar du dig och ditt företag.
nypajobbet123
Karriär

5 frågor du ska ställa som ny på jobbet

Alla vill få en bra start på sitt nya jobb. Men hur lyckas man?
staffetpinne
Delegering

Efter 10 år som vd – så lämnade Anders Källström över till ex-ministern

Få vd:ar i näringslivet får en vettig överlämning av sin efterträdare.
scenskrack
Kommunikation

5 sätt att besegra din scenskräck som chef

Att ställa sig på en scen kan vara skräckinjagande