petrany

Checklista för december: Så hinner du jobba klart

Tiden kring jul bjuder på rekordhöga stressnivåer för många chefer. Hur ska man hinna med allt som behöver fixas på jobbet och privat? Här är effektivitetskonsulten Petra Brasks bästa råd för jobbårets sista månad.

 Vilka arbetsuppgifter bör chefen prioritera och vad kan hen vänta med?

”Chefen bör ha fokus på att stänga kalenderåret. Exempelvis se till att överenskommelser, offerter, fakturor och avtal som måste in före årsskiftet klaras av, alla deadlines för året. Fokusera på allt som kunder, personal och medarbetare är beroende av att du har gjort.”

Även privatlivet ställer ju sina krav så här års – hur kan man rationalisera balansen mellan arbetsliv/privatliv i stressiga tidsperioder som december?

”Se till att ta hjälp om tiden är knapp för privata och arbetsrelaterade uppgifter. Låt julen bli en tid för återhämtning och inte en tid för krav. Diskutera igenom med familjen om förväntningar och förhoppningar inför julledigheten. Prioritera och planera tillsammans och dela på ansvaret efter var och ens förmåga.”

petterny

Läs också: ”Följ inte dina drömmar” – här är Stordalens 10 livsregler

Vad är viktigast ur medarbetarnas synvinkel att chefen hinner med innan ledigheten?

”Det är viktigt att vara tydlig med vad som ska ha uppnåtts fram till julledigheten i god tid och vad som eventuellt förväntas under julledigheten – attestera fakturor och dylikt. Jag  skulle också vilja säga att det är viktigt för medarbetaren att bli sedd, få cred för vad man uppnått under året – de flesta företag och organisationer har ju kalenderåret som budgetperiod. Budgetar görs oftast på hösten och när tiden lackar mot jul vet vad man på ett ungefär vad utfallet blev. Då tycker jag att det är relevant att stanna upp och göra en utvärdering om vad som har uppnåtts och vilka hinder man stött på. Hur tänker vi inför nästa år? Vad behöver vi ta höjd för, förändra?”

Vad vill man som chef absolut inte behöva börja nästa år med? 

”En dålig start är att behöva be om ursäkt för missade måsten. Tid går inte att backa, 2019 kan inte bli 2020. Gamla surdegar från föregående år bör inte heller bli liggande. Ta beslut i god tid – i december före julledigheten. Surdegarna blir inte mer aptitliga efter jul.”

En kvinna som gäspar och kaffekopp

Läs också: Forskare: ”Maxa tuppluren – med kaffe”

Checklista för chefen i december

1) Börja med att skaffa dig överblick: Planera och prioritera alla uppgifter som är kvar fram till jul.

2) Boka in de viktigaste sakerna i kalendern. Se till att det finns tid för oförutsedda saker som dyker upp. Säg nej och välj bort det som du inte behöver fokusera på.

3) Om du ska vara ledig vid jul se till att delegera, be om hjälp och informera omgivningen om eventuell frånvaro.

4) Se till att även förbereda saker privat som behöver fixas inför julen.

5) Vilka nyckeltal ska rapporteras till ledningsgrupp? Planera in tid för detta om det är input du behöver av andra.

6) Ge tid för reflektion – både för dig själv och dina medarbetare. Jag skulle varmt rekommendera ett julbrev till medarbetarna – utgå gärna från följande frågor som du både själva kan svara på och uppmana andra att reflektera över:

  • Vad har du lärt dig under 2019?
  • Vad har du lyckats med 2019?
  • Vad kunde du ha gjort bättre?
  • Vad kunde avdelningen gjort bättre?
  • Hur vill du bidra för att vår organisation/ företag/ avdelning (välj vad som passar bäst!) ska få ett framgångsrikt 2020?
  • Om du fick önska dig tre saker för 2020 – vilka saker skulle du önska dig då?

7) Ge feedback till medarbetarna så att de går på julledighet med en god känsla och kan känna engagemang och delaktighet inför nästa år. En julklapp uppskattas alltid men personlig feedback är ännu mer motiverande. Har du tid så skriv ett personligt kort med julklappen på vilket sätt medarbetaren har bidragit under året.

8) Behövs jour under mellandagarna? Planera för detta.

9) Ekonomiavdelningen jobbar för högtryck för årsbokslut – se till att fakturor skickas ut respektive attesteras.

10) Prioritera aktiviteter för att få en bra start på nästa år.

11) Ställ in frånvarohanteraren på mejlen och prata in ett meddelande på telefonen som berättar att du är ledig och när du är tillbaka igen. Kanske tipsa om någon trevlig julläsning eller nyhet från din organisation i ditt autosvar?

walk

Läs också: Högre produktivitet – med en kvarts promenad

seminarium-personlig-effektivitet-petra-brask
Seminarium 26 mars & 24 apr

Få mer gjort – utan att jobba mer

Succéseminariet Personlig effektivitet är tillbaka! Den omåttligt populära effektivitetsexperten Petra Brask hjälper dig att ta makten över din tid och ger dig verktygen för en mer strukturerad och energifylld vardag. Nu även i Göteborg!

Relaterade artiklar

billgates-2
Hälsa

Bill Gates: Därför mediterar jag

Multimiljardären och världsledaren Bill Gates utmanade sina tankar om att meditation är ”flummigt” – och berättar nu vilka effekter det fått.
Ställ frågor om engagemanget – och ta action på de svar du får, säger Viktoria Lindhé på &frankly Foto: Martina Huber
Annonssamarbete Chef + &frankly

7 frågor du ska ställa till dina medarbetare 2020

Gör enkla frågor om engagemang till en framgångsfaktor i ditt ledarskap. ”Då kommer du åt en hävstångseffekt”, säger Viktoria Lindhé på &frankly. Här tipsar hon om konkreta actions för chefer ­– när medarbetarnas engagemang sviktar.
stressaad
Hälsa

4 tecken på hur stress saboterar din arbetsdag

Stress kan leda till beteenden som gör att du saboterar för dig själv – utan att märka det. Här är 4 tydliga exempel – och vad du kan göra istället.
helgenjobben
Hälsa

5 tecken på att du inte kan släppa jobbet

Äntligen lite ledighet! Men frågan är hur ledig du egentligen är. Var tredje privatanställd har svårt att släppa jobbet – vilket påverkar deras sömn.
extremsport
Beslutsfattande

5 skäl till att toppchefer är galna i sin hobby

Som vd är det lätt att bli extrem i sin hobby utanför jobbet. Det går nu hitta förklaringar till beteendet genom en rad djupintervjuer med toppchefer i USA.
godmorgon
Hälsa

Så blir du piggare på morgonen – 7 tips!

Det kan vara svårt komma ur sängen ibland. Här är 7 råd för att bli piggare på morgonen – och få en bättre start på dagen.
Förmågan att pressa sig lite till är en stressfälla för chefer.
Annonssamarbete Chef + Skandia

Lär dig undvika chefens förrädiska stressfälla

Chefers stress ökar. Samtidigt som vi vet riskerna med att bita ihop och kämpa på. ”Chefer behöver bli bättre på att söka stöd och ta emot hjälp vid varningssignaler”, säger Kristina Hagström, hälsostrateg på Skandia.
jobbeli
Hälsa

Dränkt i jobb? 5 råd för hur du ska agera

Jobbhögen växer, mötena kallar och att göra-listan tycks aldrig ta slut. Ibland är det lätt att känna sig överväldigad av allt man har att göra.