”En organisation är aldrig redo för förändring”

Varför skrev du den här boken?

”Jag har inte haft en bok på min bucketlist tidigare. Men efter att ha drivit det stora förändringsarbetet och det resultat vi nådde på Microsoft så insåg jag att det fanns ett stort intresse för hur vi arbetade. Just nu är alla företag inne i transformationer, men behöver bli mer effektiva utan att därmed behöva jobba mer. Man känner sig påkopplad och uppkopplad jämt, sjukskrivningar ökar och man funderar över hur vi kan skapa en mer hållbar framtid för våra medarbetare. Motivation, välmående och prestation hänger ihop. Känner man sig motiverad och inspirerad och mår bättre så kommer det att öka prestationen.”

Vad betyder egentligen en ”aktivitetsbaserad arbetsplats”?

”Så skapades Sveriges bästa arbetsplats” – Heléne Lidström

”Det handlar om att ge medarbetarna möjlighet att själva välja hur de vill jobba utifrån uppgift och sinnesstämning. Sedan gäller det att ha den verktygslåda som ger medarbetarna förutsättningar att göra det. Oavsett om du sitter på Gotland eller på ett flygplan ska du kunna nå den information du behöver. Ofta finns verktygen men inte plattformen för hur arbetet ska gå till: hur möts vi, hur samarbetar vi? Har vi de överenskommelserna så kommer det att gå bättre.”

Vilka egenskaper krävs av en chef för att kunna leda den här transformationen?

”Att leda förändring handlar till stor del om förståelsen för hur människor ställer sig inför förändring. Då måste du kunna koppla den till dig själv. Vad händer när ditt eget skrivbord försvinner? Jag skapade ett forum för chefer där de fick samtala om förändringen, vilka möjligheter och rädslor de hade. Alla frågeställningar som dyker upp kommer de möta i diskussionen med sina medarbetare. Man måste köpa det själv.”

Vad ska jag göra åt dem som inte vill vara med?

”En organisation är aldrig redo för förändring. Folk vill inte ha förändring, generellt sett. Ledarskap handlar om mod, att våga utmana organisationen och sedan lägga ner tid på att stötta organisationen under vägens gång. Många tycker att deras uppgifter är unika, ’vi kommer inte att vara med för vi jobbar på ett lite annorlunda sätt’. Då måste du ha modet, visa att du är övertygad om att det här är rätt väg att gå och att alla måste vara med. Efteråt kan ni utvärdera och se om det inte fungerade.”

Varför är det så svårt att åstadkomma det papperslösa kontoret?

”Det är egentligen inte så himla svårt om man bara väljer att göra det. Det är som med all förändring, det finns ett motstånd. Så var det på Microsoft också. Men vi sade inte ’nu ska vi gå över till aktivitetsbaserat’ utan försökte skapa en intressant vision som alla kunde relatera till, ’det är för er vi genomför förändringen’. Säger man att man ska gå över till papperslöst kontor utan att förklara varför kommer det inte att fungera. Jag brukar likna det med att poppa popcorn i mikrovågsugn; några popcorn poppas direkt, den stora massan lite senare, och några inte alls. De allra flesta behöver mer tid, mer information om varför förändringen behövs. Och så finns det de som kommer försöka stoppa all form av förändring. Vi har inte råd att få dem att sprida sin oro och rädsla för förändringen. Skapa en tydlig vision, få människor att förstå att medarbetare behöver olika saker för att poppa. Du behöver investera tid i förändringen. Många glömmer bort det.”

Är det lätt för att andra organisationer, som inte lika tydligt driver förändring som Microsoft och som dessutom har många av verktygen, att åstadkomma den här typen av förändring?

”Ja, det är sant att vi har fantastiska verktyg, men vi hade inte överenskommelserna. Fundamentet är tillit. Utan att lita på att det finns en vilja och ambition hos medarbetarna att göra sitt absolut bästa blir det svårt. Och så måste du ha tydliga mål, det gör att man är van vid att ta eget ansvar. Jag var på ett företag som behövde hjälp med sin förändring. Istället för att tala om engagemang och skapa förutsättningar för samarbete kallade de sitt kontorsprojekt för ’förtätningsprojektet’. Och så undrade de varför inte medarbetarna hoppade av glädje?! Det handlar om att först skapa berättelsen för förändring.”