Niclas Sigholm

Drastiska beslutet: Förbjöd all internmejl

Sedan flera år tillbaka råder förbud mot internmejl på företaget Sigholm. Resultatet? Effektiviteten har skjutit i höjden.

Ledningen på Sigholm har tagit ett drastiskt beslut. De har förbjudit all internmejl. Deras medarbetare kommunicerade i alldeles för många kanaler. Räck upp en hand, den som inte känner igen sig i det. De flesta av oss pratar jobb i epost-program, Messenger, Slack, intranät, direktmeddelande på Instagram, Linkedin, Telegram, WhatsApp och så vidare.

Men åtgärden var egentligen en del av ett större problem som handlar om koordinering av företagets uppdrag och projekt. Och vem som sätter agendan. Andra människor via din inbox eller prioriteten på dina uppdrag? Det fanns saker som riskerade att falla mellan stolarna, arbetsflöden som inte flödade och viktig information som inte var åtkomlig när medarbetare var sjuka. Men vd Niclas Sigholm upplevde också att orimligt mycket tid gick åt till att försöka kontrollera alla kommunikationskanaler och att man inte arbetade tillräckligt effektivt.

”Jag har länge funderat på hur det kan vara så att man på golvet i industrin har bra koll på arbetsorder och prioriteringar, men när det kommer till tjänstemanna- och chefsnivå ofta inte finns något liknande. Det finns få strukturer för respektive persons arbetsflöde och prioriteringsschema. Trots att dessa roller ofta har en mer mångfacetterad och därmed svårnavigerad vardag. Vilket ju borde tala för ett större behov av struktur”, säger Niclas Sigholm.

Han kom fram till att arbetsbelastning och fördelning i olika projekt skulle bli tydligare och effektivare med mer transparent och samlad kommunikation. Företaget testade därför ett antal digitala verktyg som Wonderlist och Trello och valde till slut Wrike. I detta projektledningsprogram utarbetade de en struktur för hur de kommunicerar och informerar varandra om olika aktiviteter och var de befinner sig i arbetsprocessen.

Fördelen är att alla kan gå in på respektive projekt, aktivitet och underaktivitet för att se hur den är planerad utan att behöva störa sina kollegor. Man kan också planera om utifrån prioritet men också få förståelse för varför ett projekt blir fördröjt då det är synligt att det ligger viktigare saker i pipen.

”Genom att alla varje dag arbetar i samma system faller inget mellan stolarna. Men, den största fördelen är kanske att vi slipper alla dessa tusentals frågor om var projekten befinner sig någonstans, och vem som har information om det”, säger Niclas Sigholm.

maroc

Läs också: 10 saker du aldrig ska skriva i ett jobbmejl

För att få ut maximal effekt av Wrike förbjöd de sedan internmejl och dirigerade om all annan internkommunikation till en enda kanal – Slack. I Slack kan man skapa kanaler för projekt, meddela sig med en eller flera antingen via video eller enbart text.

Utan internmejl i inboxen blir fokuset på kund större. De får den prioritet de förtjänar, menar Niclas Sigholm. Mejlen är också integrerade med Wrike och kan direkt omvandlas till en aktivitet i där, med startdatum, deadlines och så vidare.

”Främsta fördelen är att vi inte behöver casha närminne.”

Den ökade transparensen medför att alla vet vad de ska göra och när de ska göra det. Precis som alla andra har deras medarbetare en tendens att lova för mycket och skjuta fram saker men när allt är synlig skapar nedprioriteringar eller avbrutna projekt inte förvirring och skam som tidigare utan förståelsen för varandras arbetsbörda har ökat. Dessutom har mötestiderna har kortats och effektiviteten har skjutit i höjden.

”Det gör mig genuint ledsen att se hur människor sliter med mejlboxar och otydliga prioriteringar helt i onödan. Jag är förvånad över att inte fler styr bort från det.”

En del medarbetare upplevde från början förändringen som stor, diffus och svår. Men det har ändå gått oväntat fort att lära om även om de har fått jobba för att få bort vanan att hänga i mejlen.

”Om du inte gör alla dina projektuppdateringar i Wrike skapar det naturligtvis friktion, men eftersom det direkt syns och du får automatiserade påminnelser leder det till att man proaktivt kommunicerar med sin organisation. Att sedan se att det finns 120 ofärdiga aktiviteter leder till lärande. Det kan så klart vara stressande men det är inte en effekt av att du är dålig utan att du är en människa som alla andra. Det lär dig att vara ödmjuk inför din egen backlogg när du går in i ett projekt. Och tränar alla i att sätta gränser och hantera sin arbetsbörda. Så att vi kan hålla vad vi lovar.”

Alla gillar dock inte den stora öppenheten.

”För fem år sedan trodde jag att alla skulle uppleva det här som frigörande, men jag har fått förstå att det är krävande för vissa ur flera olika perspektiv att vara så transparent. Men de nyutexaminade ingenjörer som kommer hit sväljer det med hull och hår. Och vi ser att det ger oss möjlighet att hålla kvar personal. Många säger att de inte kan tänka sig att gå tillbaka till hur det var tidigare. De står inte ut med otydligheten.”

RESULTAT

Förbudet har gett tydliga vinster, enligt Niclas Sigholm:

  1. Transparens
    Alla projekt och aktiviteter är synliga. Vilka som är ansvariga, vem som har bollen, när hen förväntas agera. Inget faller mellan stolarna.

3. Mötestiderna kortas
Koordinerings- och andra möten behövs inte längre i samma utsträckning när man i Wrike kan följa upp egna och andras jobb

3. Frågeställningar minimeras
Genom att bryta ner projekt till agerbara aktiviteter och använda automatiserade flöden eller administrativa robotar försvinner många frågor.

4. Ökad effektivitet
Utan personliga system eller listor minimeras behovet av koordineringsmöten eftersom allt sker i verktyget.

5. Alla vet vad de ska göra och när de ska göra det

Collage: Petronella Barvaeus är digital strateg. Bild på hur verktyget Ideahunt ser ut.

Läs också: 7 digitala verktyg du behöver – för att jobba hemifrån

projektledarprogrammet_600
Utbildning i flera format

Projektledarprogrammet

Verksamheter organiserar sig alltmer i projekt och tillfälliga team. Att leda ett projekt från start till mål är därför en kompetens i sig. Det krävs ledarskap, ett strukturerat arbetssätt och verktyg för att gå från ord till handling.