Smarta chefer smiter

2004: Lars Kry, då regiondirektör på Manpower, ligger efter redan innan arbetsveckan har börjat. Obesvarade mejl, oattesterade fakturor, en ilsken mobil med mängder av meddelanden, möten som drar ut på tiden och privat ett bröllop som inte hinner planeras.

2009: Samme Lars Kry, nu koncernchef för Proffice, jobbar halvdag en fredag, väljer att strunta i e-posten, smiter från möten och hinner åtminstone en gång i veckan hämta och lämna barn på dagis och i skola.
Trots ett rejält karriärkliv och ansvar för drygt tiotusen anställda i Norden, trots långa arbetsdagar och en späckad agenda, blir Lars Kry i dag nästan andfådd bara av att blicka tillbaka på hur han hade det för fem år sedan.

Tidigare i hans chefskarriär fanns inget andrum alls, inte en minut luft, i hans kalender. Det räckte med att ett möte drog över en kvart eller att en medarbetare akut behövde hans hjälp och vips föll han över stressgränsen. Turbotryck var bara förnamnet.

I dag har han lärt sig att smita smart och upptäckt att han får mer gjort. Han känner sig mindre stressad och mer nöjd, både på jobbet och privat.

Det betyder inte att han jobbar mindre. Tvärtom, han snittar säkert 60 timmars arbetsvecka. Men han känner sig som en bättre chef. Nyckelordet är kontroll, snarare än kontrollbehov som tidigare.

Chef och Synovate har i en undersökning bland 550 chefer kartlagt deras smitande på jobbet och privat. Den avslöjar att hälften av cheferna medvetet hoppar över fredagsöl och after work, som därmed toppar listan. Tre av tio struntar i att svara på all e-post och något färre smiter från möten. Däremot säger sju av tio att de inte skulle smita från jul- eller sommarfesten med jobbet eller en avtackning.

Överlag är det dock fler chefer som inte smiter alls från jobbrelaterade saker såsom e-post, möten och telefon. Dubbelt så många smiter inte från fikapauser med medarbetare och kolleger än de få som gör det.

»Chefer skulle behöva smita mycket mer. Det finns så många duktiga människor som tror att de måste räcka till allt och alla. De inser inte att det är just genom att sluta göra allt som de kan bli ännu bättre chefer«, säger utvecklingskonsulten Nina Norén, som genom åren har hjälpt hundratals chefer att hitta smartare arbetsmetoder.
Hon berättar om en kurs i effektivitet som hon nyligen höll, där hon frågade: »Hur många här inne skulle behöva lägga mindre tid på möten?«
14 personer av 15 räckte upp handen.

Om Lars Kry hade varit med på den kursen innan han lärde sig att smita skulle han garanterat ha räckt upp handen, förmodligen båda.
»Jag gjorde det klassiska misstaget att tro att jag är oumbärlig på jobbet. Jag sprang på alla bollar, hela tiden.«

Han var styrd av sin kalender. Det ena mötet efter det andra bräckte varandra i viktighet. Mobilen ringde ständigt, men ändå fick ingen tag på honom – eller kanske just därför. I dag är det han som styr. Även om hans agenda fortfarande är full, äger han sin tid.

I tider av nedskärningar och lågkonjunktur är det om möjligt ännu viktigare att lära sig smita rätt. När färre gör samma jobb blir trycket lätt övermäktigt. Det blir också ännu viktigare att fokusera på rätt saker.
Något som Lars Kry garanterat smiter från är e-posten.
»Jag struntar i att slaviskt läsa all mejl. Många missbrukar den för att dumpa över saker på andra. Är det riktigt viktigt når det mig ändå.«

Sedan han blev koncernchef har han en assistent som hjälper honom att sålla e-post, telefonsamtal och möten.
»Jag inser att det inte är alla förunnat. På många sätt kan det vara ännu tuffare för en mellanchef som sitter närmare sin personal och samtidigt har en egen chef som ligger på. Många har också färre att delegera till.«

Det många chefer upplever som svårast att smita ifrån är uppgifter och krav uppifrån.
»Chefer tenderar att prioritera det, men det är inte säkert att det egentligen är viktigast«, menar Nina Norén.

Hon uppmanar chefer att ifrågasätta mer. Gör en prioritetslista och stäm av med din egen chef. Får vederbörande bara höra argumenten är chansen stor att du får gehör och slipper känna att du smiter från fel saker, är hennes erfarenhet.
Kalla det smita, prioritera, delegera, eller i värsta fall dumpa – men det avgörande sitter i din skalle. Den mentala inställningen är viktigare än alla verktyg i världen.

Lars Kry har släppt kontroll­behovet och sänkt prestationsribban. Det måste han för att överleva, med toppjobb, fru och fyra barn på annan ort som han veckopendlar till, hästar, skog och åkermark att bruka, och fyra-fem träningspass i veckan. När han är hemma fredag till söndag är tiden med familjen helig.
»Tidigare var jag rädd för att göra fel och missa något. Nu är jag rädd om min tid.«

Att våga strunta i saker är mycket en mognadsfråga för honom. Visst var det med lättnad, men inte utan smärta, som han insåg sina begränsningar. Eller snarare började sätta upp begränsningar.
Han berättar nästan upprymt om hur han har insett skillnaden mellan vad som är viktigt och vad som bara är bråttom. Ofta används det synonymt, vilket är en av bovarna bakom mycket jobbstress.

För handen på hjärtat, hur gör du när din chef vill ha in veckorapporten senast klockan två och du knappt har börjat. När hela dagen fylls med brandkårsutryckningar, medarbetare som behöver din hjälp, din åsikt, ett beslut. Och när mejlen känns som en tickande bomb i datorn. Kommer du att skippa fredagsfikat, föräldramötet senare, någonting annat – eller inget?

Stopp! Sluta! Det finns inga måsten mer än att välja, skallar experterna. Du väljer vad du ska göra och inte göra och hur du förhåller dig till det.

Som chef är du en förebild, även när det gäller smitandet. Om du visar att det är okej att prioritera bort och fokusera på det viktiga ger du samma signal till dina medarbetare.
»Ofta berömmer vi oss för det vi gjort och kan bocka av på listan. Men det är lika viktigt att berömma dig själv för det som du prioriterar bort under dagen just för att ge plats åt det som var viktigare«, säger Nina Norén.

Fotnot: Läs hela artikeln i Chef nr 8 2009.