Robotisering – så får du med dig medarbetarna

Många kommuner står inför samma problem. Medborgarantalet växer, men de äldre blir fler och de arbetsföra färre, vilket gör utmaningarna för bland annat hälso- och sjukvården allt större.

Nacka kommun växer så det knakar. Just nu har den en 27-procentig ökning av invånarantalet och tampas mycket med hur de ska kunna åstadkomma mer service med samma resurser.

När kommunallagen ändrades i juli förra året och gav möjlighet att delegera beslut till en robot stod digitaliseringsdirektör Henrik Palmblad-Wennergren redan i startgroparna och identifierade vilka delar av verksamheten som skulle kunna automatiseras.

En av de första åtgärderna var att robotisera byggloven som Nacka­borna tidigare varit tvungna att vänta på i upp till sju veckor. I dag tar det inte mer än fem minuter att få ett bygglov förutsatt att man uppfyller kriterierna.

”Automatisering och robotisering har vi jobbat med länge, men det har varit svårt att få fart på utvecklingen av många olika skäl”, säger Henrik Palmblad-Wennergren och tillägger:

”Tjänstemännen är så noggranna att de ofta gjorde om allt arbete som roboten gjorde, för att vara säkra på att alla fakta fanns på bordet.”

Hans erfarenhet är att automatiseringen inte i första hand är en fråga om teknik utan om förändringsledning. Medarbetarna behöver förstå varför man ska automatisera, och att deras jobb inte är hotade.

”Vad våra chefer behöver är ett beslutsunderlag där man förklarar nyttan med automatiseringen så att de förstår värdet av processen. Man behöver inte få upptryckt i ansiktet att det sparar huvuden, det som är viktigt är den hjälp det innebär för Nackaborna. Det handlar om tillgänglighet – snabbare, bättre och rättssäkrare beslut.”

Därför har man i beslutsunderlaget tagit fram verksamhetsexempel där man räknar fram omfördelningsnyttan med automatiseringen.

”Vi stoppar in mjuka värden, visar hur vi kan nyttja våra resurser på andra sätt. På en tidsaxel visar vi att vi inte sparar personal första året, men kan göra det på tre års sikt och att vi då kan planera för naturliga avgångar, kompetensförflyttningar och karriärmöjligheter. Detta sätt att presentera automatiseringen gör att vi har fått medarbetarna med oss.”

Henrik Palmblad-Wennergren är smått förvånad över att han inte har mött någon som helst kritik. I stället står verksamheterna nu på kö för att få automatisera.

Vilka verksamheter är bäst lämpade för detta?

”Alla typer av regelstyrda processer. Tricket är att ta de lågt hängande frukterna först. Låta de enkla processerna visa att det funkar och skapar värde direkt. Därefter tar man mer komplicerade processer. Det finns massor av administrativa uppgifter, exempelvis fakturakontering, men ur ett kommunperspektiv är det positivt att börja med det som är medborgarnära.”

Nacka kommun är nu igång med att automatisera ännu en del i bygglovsprocessen, ansökan om anslutning av vatten och avlopp. Nästa steg är ansökan om reparationsbidrag för bostadsanpassning. Och i höst kommer en automatiserad skolskjutstilldelning att korta ner väntetiden på de besluten betydligt.

”Givet dagens omfattning av SL-kortstilldelning beräknar vi att spara 200 timmar per år, men med automatiseringen kan utbildningsnämnden ändra förutsättningarna för tilldelningen och då kan tidsvinsterna bli ännu större”, säger Henrik Palmblad-Wennergren.

Största misstaget på vägen var att underskatta informationsbehovet hos medarbetarna under tiden automatiseringen implementeras. 

”Vi var försiktiga med att kommunicera förväntade resultat och ville vänta tills vi var färdiga. Men det visade sig vara en framgångsfaktor att prata om våra förväntningar längs vägen. Det har inte bara ökat förståelsen för processen, utan samlat bilden internt. Det har fått oss att bli mer handlingskraftiga och jobba mer som ett team”, säger Henrik Palmblad-Wennergren.