Stefan Vilkman: ”Min uppgift – att förbereda oss mentalt”

Stefan Vilkman är rektor på Östra gymnasiet i Huddinge. När han blev Årets chef 2019 hyllades han som en modig, strategisk och visionär chef. Som chef för en skola har han inte bara intressenter i form av ägare och medarbetare att ta hänsyn till. Bland hans intressenter ingår även elever, föräldrar och samhället som sådant.

På tisdagen gick regeringen ut med beskedet om att gymnasieskolor, högskolor, universitet och yrkeshögskolor rekommenderas att stänga som ett led i att hejda samhällsspridningen av coronaviruset. Hur hanterar Stefan Vilkman förändringen av en verksamhet som påverkar så många människor?

Hade ni förberett er för stängningen?

”Ja, varslet är ju kort, men vi hade insett att det kunde bli så här så vi var förberedda. I förra veckan började vi förbereda lärarna på att de skulle ha material färdigt för undervisning på nätet. I fredag började personalen öva på hur man genomför distansundervisning och videokonferenssamtal och igår, måndag hade vi utbildning. Så vi var mentalt förberedda.”

Vilka krav ställer det på dig som chef?

”Det som landar på mig är framförallt elevers och vårdnadshavares oro. Jag får enorma mängder telefonsamtal och mejl och ägnar dagar, helger och kvällar åt att kommunicera med elever och vårdnadshavare. Jag hanterar ju inte själva viruset, men jag hanterar kommunikationen om elever som är sjuka eller i karantän. Jag vill inte skicka ut allmänna byråkratiska svar eller standardformuleringar utan utan svarar på allt själv. Jag har som policy att svara på allt personligen inom en till två timmar. Det personliga så viktigt eftersom det handlar om människors oro för deras barn, familjer och släktingar.”

”Jag har också lagt ner mycket energi på att informera personalen om vad som händer och hur vi tänker i olika beslut. De behöver vara mentalt och praktiskt förberedda på vad som kan tänkas hända. Därför har vi avsatt mycket tid på att träffas i grupper för att diskutera hur vi kan klara verksamheten om vi måste gå över till distansundervisning helt och hållet.”

Vilka tidigare erfarenheter som chef har förberett dig på det som nu händer?

”Erfarenheter från Estoniakatastrofen, mordet på Olof Palme och Anna Lind samt tsunamin i Asien 2004 har givit oss alla en del erfarenheter i mindre skala. Men en så allomfattande sak har vi inte upplevt sedan andra världskriget. Hos oss har vi dock en person anställd som är utbildad i kriskommunikation och skolan har genomfört olika utbildningar där vi övat oss på hur det kan gå till vid en stor kris.”

Hur ser du på informationen ni fått?

”Jag lider inte av brist på information. Myndigheter och kommunen är snabba på att dra igång informationsinsatser.Myndigheterna lägger ner mycket arbete på beredskap, men utåt spekulerar man inte så mycket om framtiden utan lägger fram saklig information. Det är något jag förstår. Spekulationer tycker jag inte att man ska ägna sig åt från högre nivå, men på någon nivå måste man funder över olika scenarier för att kunna ha framförhållning. Jag tycker att det är lämpligt att den rollen ligger på enhetschefer eller motsvarade ute i själva organisationerna. Jag har på min lott att reflektera över hur det hela kan tänkas att utveckla sig, hur det påverkar oss och hur vi mentalt kan förbereda oss på det.”