”Jag längtar efter att krama mina kolleger”

Elena Aylott är personal-­ och internkommunikations­chef på Oriflame, ett inter­nationellt skönhetsföretag med cirka 6 000 anställda, verksamhet i 60 länder och globalt kontor i Stockholm. Den vidsträckta verksamheten gör distansledarskap till en nödvändighet för Elena Aylott även i vanliga fall, men med coronakrisens begränsningar av resor och fysiska möten har digitala hjälpmedel blivit än mer framträdande i hennes arbete som chef.

”I vanliga fall reser jag till möten och konferenser ute
i våra regioner ungefär en gång per månad, vilket inte fungerat på grund av corona­ smittan. Visst är det en brist att inte kunna träffa medar­betarna ansikte mot ansikte, men samtidigt en intressant utveckling”, säger Elena Aylott som menar att den uppkomna situationen på sätt och vis skapat en tätare dialog med medarbetarna.

”När ingen vet när nästa fysiska möte blir av, vill människor ogärna vänta till dess utan väljer hellre att ta en direkt och snabbare kontakt med digitala hjälpmedel”, säger Elena Aylott som också ingår i Oriflames lednings­grupp.

Inte minst har coronakrisen inneburit en betydligt frekven­tare användning av kommuni­kationsplattformen Microsoft Teams, där uppåt 30 personer samtidigt deltagit i möten och synts på video hemifrån sina vardagsrum. Något som även det medfört en ökad känsla av närhet inom företaget, menar hon. Att tekniken fungerar, och att medarbetarna är hemmastadda med den, är emellertid av största vikt:

”Vi är så lyckligt lottade att vi kom in i coronakrisen efter att ha genomfört en kampanj där medarbetarna fick riktad utbildning i användningen av våra digitala redskap. Även dessförinnan var den digitala kunskapen inom företaget gan­ ska god, mycket tack vare att vi arbetar så internationellt. När krisen var ett faktum behövde vi inga extra insatser”, säger Elena Aylott.

En risk med videomöten är att redan lågmälda medarbe­tare blir ännu osynligare på en skärm, och liksom smälter in i bakgrunden i avsaknad av en tredje dimension. Att säkerställa att alla kommer till tals är ett av chefens viktigaste uppdrag i distansledarskapet:

”Människor är olika, några tar större plats än andra. Chefen måste ta ledningen för videokonferenserna, uttala namnen på samtliga deltagare och ställa riktade frågor av typen ’vad tycker du?’. Det kan ta lite tid, men att alla blir inkluderade är superviktigt.”

Att vanliga mobilsamtal kan vara att föredra när chefen leder på distans har också aktualiserats av coronakrisen, tycker hon.

”Videosamtal är fantastiska, men röstsamtal fungerar ofta bättre vid samtal en och en. Frånvaron av ögonkontakt kan göra det lättare att uttrycka känslor och personliga åsikter som inte nödvändigtvis har med jobbet att göra. Nästan varje dag under coronakrisen har jag under min morgon­ promenad ringt upp någon medarbetare, innan någon av oss satt sig vid datorn, bara för att fråga hur personen mår. Sådant kan göra en enorm skillnad, stärka relationer och bygga förtroende”, säger Elena Aylott.

Trots alla möjligheter som den digitala tekniken ger, och att coronakrisen säkert kommer att lämna bestående spår efter sig i form av minskat resande och ökad andel sammanträden via skärm, vill hon inte underskatta betydelsen av det fysiska mötet. Faktum är att företagets fortsatta utveck­ling är beroende av spontani­teten, känslorna och idéerna som i första hand föds när människor ses i det verkliga livet, påpekar hon.

”Att få det att spraka på samma sätt går nog inte digi­talt. Jag längtar efter att få krama mina kolleger.”