”Hybridmöten kräver mer av dig som chef”

Vd:n bor i Jämtland, fyra-fem medarbetare i Malmö och ett femtontal i Stockholm. Så att jobba i digitala mötesrum blev inget nytt måste för New Republic när pandemin slog till, det har man gjort länge.

”Jag har chefsansvar för personer både i Stockholm och Malmö. Och det har även vår vd, Olle Schubert, som sitter i Jämtland, säger Johannes Hylander.
Men när alla medarbetare inte längre kunde komma in till sina respektive kontor våren 2020 blev det likväl en stor förändring som gjorde att de ändrade mötesstrukturen.

”För sammanhållningens skull har vi under pandemin haft gemensamma möten online med hela gänget tre gånger i veckan. Det är korta morgonmöten och de kan se väldigt olika ut, ibland är det knappt någon på kontoren, andra dagar är det fler”, säger Johannes Hylander.

Väl på kontoren kan medarbetarna sitta var och en för sig under mötena, uppkopplade via sin egen dator – eller tillsammans i ett konferensrum med övriga kollegor uppkopplade på storskärm.

För att ytterligare stärka sammanhållningen har de ibland gemensam aw på fredagarna och då kan de till exempel använda sig av plattformen Kahoot, som är ett verktyg för att köra frågesporter online ihop. Johannes Hylander håller med forskarna om att hybridmöten till sin form kommer med utmaningar.

”När några är på plats och några är på Zoom är det så klart svårare för dem som är på Zoom. De kan lätt hamna lite utanför. De kan inte heller hänga med på eftersnacket efter ett möte. Man får vara uppmärksam på det, men det är samtidigt som det är. Vi vill ju inte heller förbjuda medarbetare att komma in till kontoret”, säger han.

I sin yrkesroll har Johannes Hylander ofta uppdrag som moderator. Den erfarenheten gynnar honom i hybridmötena med kollegerna också. Som moderator måste du ha superkoll på deltagarna i en paneldebatt och se till att alla kommer till tals.

”Det är klart att det underlättar att jag har en vana vid att leda samtal, att tvingas reflektera. Men du kan inte jobba med kroppen på samma sätt och visa intresse digitalt och att visa sitt intresse för vad en medarbetare säger är mycket svårare då.”

Att leda hybridmöten ställer betydligt högre krav på honom som ledare, menar han. Dels ska han ha koll på dem som eventuellt är i samma rum – dels de som är uppkopplade.

”Om du sitter i samma rum märker du automatiskt om någon person är tyst. Är du på Zoom märks inte det, så jag måste aktivt titta efter hur medarbetarna som är uppkopplade reagerar. Och när jag tilltalar någon måste jag börja med att säga namnet på personen som jag pratar med, så att den personen får uppmärksamheten direkt. Det är verkligen jättestor skillnad mot när alla är i samma rum.”

Om Johannes Hylander får välja kommer de att varva fysiska möten med digitala möten framöver. Det är så han tycker att det har fungerat bäst hittills jämför med hybridmöten.

”Vi har medvetet tagit hela kontoret till Jämtland även om det bara är en person som jobbar där, bara för att vara på varandras platser och så att vi inte bara är i Stockholm. Det skapar också tillhörighet.”