”Hur får vi bättre mötesattityd?”

”Som chef får jag dagligen höra att vi har för många interna möten och att det inte leder till något, att det är ineffektivt och slöseri med tid. Jag håller inte med. Jag tycker att våra möten har tydliga syften och hålls på fasta och återkommande tider så att alla kan planera inför dem. Attityden till våra möten påverkar dock medarbetarnas arbetsprestation så pass mycket att det blir till en självuppfyllande profetia. Vad kan jag göra?”

/Edit

Svar: Du säger att syftet med era möten är tydligt och regelbundenhet finns – det är jättebra, men det låter lite som att ni hamnat i en ”regelbundna möten bara för att”-attityd.

Det påverkar troligtvis hur mycket engagemang medarbetarna bidrar med. Risken är att de tappar fokus på målet med mötet.
I samma stund utarmas era möten på energi och ni lämnar mötet utan att förstå vad det handlade om och varför ni var där.

Vill du snabbt och effektivt påverka medarbetarnas attityd till era möten är en tydlig, inre mötesstruktur ditt starkaste kort.

Alla kommer alltid till ett möte från ett annat sammanhang. Ju fortare ni kan ställa om fokus desto bättre.

Börja därför alltid möten med att formulera målet och ramarna.

Ramar gör det lättare för alla inblandade att fokusera.

Exempel på ramar är tider som hålls, policy för mobiltelefoner, att det inte är okej att avbryta varandra eller lämna mötet tidigare.

Tänk på att samma regler bör gälla för alla – inklusive dig själv.

Avsluta alltid med att sammanfatta och stämma av ett ”nästa steg” – sätt en ansvarig, ett datum, en konkret handling och för tillbaka resultatet på nästa möte.

Då skapar ni en rutin som synliggör mötets mening och funktion. Dessutom förstärks sannolikheten att mötet leder till något konkret.

Lycka till!

/Cecilia Duberg, leg. psykolog, specialiserad inom coachning, hälsa och ledarskap