Framtidschefen om framgångsrika ’3M-metoden’

Han är kapten i Försvarsmaktens bergsverksamhet och van vid att leda i en organisation i ständig förändring där enkla misstag kan vara förödande. Chef intervjuade Carl-Johan Olofsson ett halvår efter att han mottagit priset Årets Framtidschef på Chefgalan 2015.

Vilka nya utmaningar står en ledare i försvarsmakten inför idag?
”Den stora utmaningen för ledare i Försvarsmakten är att kunna leda under ovissa och påfrestande situationer som aldrig är den andra lik. De ledare som kan skapa en trygg miljö för sina medarbetare under sådana situationer når framgång.

En annan stor utmaning för ledare i Försvarsmakten, från högsta till lägsta nivå, är de ständiga organisationsförändringarna. Det i sig skapar en ovisshet om framtiden och en utmaning på ledarskapet eftersom miljön och förutsättningarna förändras. Där måste ledare och chefer skapa en trygghet för personalen.”

Du sa i en intervju efter Chefgalan i våras att: ”Jag vill skapa en miljö där man känner tillit till var­andra och löser uppgifter gemensamt, även om man som chef fattar de av­görande besluten.” Hur jobbar du för att skapa en sådan miljö?

”Jag jobbar alltid med att bygga upp ett ömsesidigt förtroende och delaktighet då uppgifter skall lösas. Det gör att jag kommer närmare de jag leder och skapar en acceptans för att ompröva beslut och våga misslyckas under rätt situationer. Konsekvenserna av ett misslyckande i bergen eller i andra skarpa situationer slutar sällan väl.”

Vad har du för tips till andra ledare som strävar efter en sådan arbetsmiljö?
”Jag brukar tänka 3M, mål, medel, miljö.”

– Mål: skapa delaktighet och kom fram till hur vi löser målet.
– Medel: vilken kompetens har de jag leder och hur använder vi den bäst?
– Miljö: hur skapar vi trygghet under rådande förutsättningar för att bli så effektiva som möjligt?

Carl-Johan Olofsson tar deras arbete i samband med det havererade Norska Herculesplanet som exempel för att förklara sin metod.

Mål:
”Målet i sig var uppenbart och känt bland alla soldater. Planet skulle bärgas, kvarlevor omhändertas, ’svarta lådor’ hittas i syfte att de anhöriga till besättningen skulle få hem de sina. Miljön skulle återställas och utredningen av olyckan klarläggas så det aldrig inträffar igen. Det krävde både precision och en öppenhet i planeringen för att inga fler skador ska ske i en bergsmiljö som sällan förlåter misstag. Vi var tvungna att arbeta på bergets villkor, när rasrisken var som lägst och temperaturerna de rätta.

Vi skapade delaktighet genom att fördela arbetet i högrisk respektive lågrisk zoner. Där skapade vi mindre team som arbetade i olika områden utifrån deras bergskompetens. Alla blev således involverade i planering och genomförande vilket ledde till ett effektivt arbete.”

Under uppdraget på Kebnekaise.

Medel
”Under arbetet bröt vi rådande gruppstrukturer och placerade in soldater och befäl i mindre team utifrån deras bergskompetens vilket gjorde lösandet av uppgiften effektiv. Respektive team effektiviserade själva arbetet inom sina områden i hög- och lågrisk zonerna vilket ledde till konstant positiv rapportering.”

Miljö:
”Att genomföra ett högriskarbete i bergsmiljö skapar ofta en känsla av otrygghet. Du kan aldrig förebygga alla risker. Därför måste du lita fullt ut på ditt team och jag, i min tur, på teamens cheferna.

Arbetsmiljön runt själva arbetet, när vi inte står i högrisk zonerna, måste vara så trygg, öppen och avslappnad som möjligt. Under arbetet bodde vi därför i Nikkaluokta där vi hade mobiltäckning och kunde ringa våra anhöriga vilket var viktigt då teamen hanterat kvarlevor och sett saker de inte önskar någon annan.

I Nikkaluokta kunde vi skapa en trygg miljö där vi naturligt kunde slappna av och till viss del debriefa saker vi sett. Vi kunde bryta av arbetet då det behövdes och erbjuda soldaterna att till exempel fiska eller träna och därmed fokusera på annat än tjänsten.”

Vad har priset Årets Framtidschef inneburit för dig?
”Priset har framförallt gett ett kvitto på att det nära ledarskap, byggt på ömsesidigt förtroende, som jag utvecklat genom åren är uppskattat och trovärdigt.

Jag har även reflekterat hur min barndom präglat det ledarskap jag har idag och insett att det är den som format mig djupast. Att aldrig svika någon, att hålla sina löften och att övertyga istället för övertala människor. Det är något jag tagit med mig från barndomen och in i åren som ledare.”

Vilken chef vill du ska få priset nästa år?
”Jag vill att det går till en chef/ledare som skapat en god arbetsmiljö där medarbetarna känner att de får förtroende och är delaktiga. En chef som visat prov på att kunna omvärdera sina beslut, har anpassat dem efter rådande förutsättningar och gemensamt, med sina medarbetare, funnit nya vägar som gett framgång i verksamheten.”