Bygg en ny budget

Metoden går ut på att skapa förståelse för hur förändringar av intäkts- och utgiftsposter i budgeten påverkar verksamheten, hur budgeten fungerar som strategiskt instrument och för att öka kostnadsmedvetandet.

Antal deltagare: Max åtta per grupp.
Tidsåtgång: Cirka två timmar.
Lokal: Grupprum med bord där varje grupp får plats att bygga med brickor.
Detta behöver ni: Brickor i olika färger.

Så här går det till:
❋ Ta fram senaste budgetprognosen. Ni kan välja att arbeta med hela företagets budget eller en budgetenhet, till exempel en avdelning.
❋ Dela in budgetens konton i högst tio olika grupper så att det blir lättöverskådligt och enkelt att arbeta med.
❋ Gör manualen. Bestäm hur stor summa varje bricka motsvarar. Bestäm vilken färg som motsvarar olika intäkts- respektive utgiftsslag.
❋ Lägg ut grupper av brickor på varje bord som till färg och antal motsvarar den senaste budgetprognosen, en grupp för intäkter, en för utgifter.

Exempel:
Varje bricka motsvarar 200 000 kr. Budgetprognosen för ett utbildningsföretag med elva anställda kan se ut så här:
Intäkter:
13 Mkr = 65 vita brickor.
Utgifter:
Löner 5 Mkr = 25 ljusblå brickor.
Lönebikostnader och skatt 2,2 Mkr = 11 mörkblå brickor.
Utbildning, övriga personalkostnader 0,8 Mkr = 4 ljusgröna brickor.
Marknadsföring och representation 0,6 Mkr = 3 mörkgröna brickor.
Hyror och övriga lokalkostnader 1 Mkr = 5 röda brickor.
Inventarier, datorer, avskrivningar 0,6 Mkr = 3 orange brickor.
Vinst 2,8 Mkr = 14 svarta brickor.
❋ Dela ut manualen.
❋ Se till att det finns extra brickor i alla färger tillgängliga.
❋ Ge grupperna i uppgift att göra nya budgetförslag utifrån några olika kostnadsökningar, men med oförändrade intäkter.

Exempel:
– All datautrustning behöver bytas ut. Hela kostnaden uppgår till 400 000 kronor som skrivs av på två år.
– Hela personalen ska göra en studieresa till USA. Kostnad 200 000 kronor.
– Lönerna höjs med i snitt fyra procent. Lönebikostnader tillkommer med 50 procent på löneökningen.
❋ Ta tid på övningen. Efter en timme ska de ha enats om ett förslag och gjort de omprioriteringar som krävs för att få en budget i balans.
❋ Be varje grupp presentera sina budgetförslag.
❋ Be varje grupp motivera vad de valt och valt bort.
❋ Diskutera de olika förslagen och vilka konsekvenser de olika alternativen skulle få för verksamheten.
Metoden kan också användas för att öka kostnadsmedvetandet, särskilt på en mind­re budgetenhet eller avdelning. Då kan kontoslagen brytas ned så att man tydliggör höga kostnader för till exempel representation, taxiresor eller konsultarvoden.

Inspiration: Lisa Lindström, vd Doberman