Ett kontor där några få människor arbetar, som i övrigt är tomt.

5 utmaningar inför hybridkontoret i höst

Hybridkontoret kan bli en ännu större utmaning än när alla jobbar på distans. Det gäller att få alla att känna sig lika delaktiga – oavsett om de är på plats eller inte. 

Är det något som kommit upp i diskussioner bland distansarbetare under coronapandemin är det att man saknar pratet vid kaffemaskinen. Det där informella, som bara kommer, mellan bokade möten. Hur kommer det då bli när några av oss möts vid kaffet – och några fortfarande jobbar på distans? Höstens stora nöt att knäcka kommer att bli hybridkontoret. För när såväl arbetsgivare som medarbetare har insett att det faktiskt funkar att arbeta på distans står vi inför en helt ny arbetslivsdemografi – som inte handlar om antingen distansarbete eller kontor, utan om både och. 

Fördelarna med den hybrida arbetsplatsen är en större flexibilitet för medarbetarna: Det går att jobba var man vill, bo på andra ställen, hantera livspusslet och arbeta på de tider som passar en själv. Utmaningarna är bland annat att få alla att känna sig inkluderade oavsett om man är på plats eller inte, att inte premiera de medarbetare som är på plats högre än andra och att fånga upp medarbetares hälsa på distans. 

Chef har satt ihop 5 viktiga utmaningar inför hösten. 

1. Att jonglera allas olika behov

För chefen gäller det att lyssna in en mängd olika behov inför hybridkontoret. Någon kanske har älskat att jobba hemma, och vill fortsätta med det. Andra räknar minuterna till återgången till kontoret och att få träffa arbetskamraterna igen. Någon har flyttat, skaffat katt och skilt sig – en annan har haft allvarlig corona som ännu inte gått över.

En undersökning från det amerikanska jobbföretaget Tahora visade att de som tyckt att det var jobbigast att arbeta helt på distans var nyutexaminerade studenter. De som börjar sitt första jobb på distans kan därför behöva extra mycket stöd.

Och trots många undersökningar om att medarbetare vill fortsätta att arbeta hemma, visar en undersökning från Microsoft att 54 procent känner sig överarbetade, 39 procent känner sig helt utmattade. Att prioritera hälsa kommer att vara en grundförutsättning på hybrida kontor. 

Sist men inte minst måste det sociala lösas om hybridkontoret ska funka. Många har vittnat om att de saknar arbetskompisarna under pandemin. Det har lösts med digitala aw:s, gemensamma fikar, stegtävlingar och dylikt. Det viktiga är att även i den hybrida världen komma ihåg hur avgörande den sociala biten är och att inte glömma de som jobbar på distans.

En chef som kommit tillbaka till kontoret, samt en arbetsplats i hemmet

Läs också: 9 av 10 vill fortsätta jobba på distans – men chefer längtar till kontoren

2. Rättvisa löner

Chef har tidigare skrivit om en studie som ett kinesiskt reseföretag utförde för cirka tio år sedan, och alltså före corona, visar att folk som distansjobbar hemifrån får sämre karriärmöjligheter och bara blir befordrade i hälften så stor utsträckning som kollegorna som befinner sig på sina kontor. Medan hemifrån-arbetarna mer eller mindre glöms bort, skaffar sig de som befolkar kontoren ”chefskapital” genom att luncha, ta kaffepauser och småprata med sina överordnade, framgår av studien.

En farhåga i forskarvärlden är att det nya flexibla arbetslivet kommer slå tillbaka löne- och karriärmässigt mot inte minst kvinnor, då de sannolikt kommer att tillbringa mer tid i hemmen med sina småbarn än unga ambitiösa män som åker in till kontoret fem dagar i veckan. Blir det annorlunda nu efter pandemin? Det återstår att se, men att inställningen och möjligheterna till distansarbete förändrats radikalt det senaste året är ett faktum, så förmodligen kan allt se annorlunda ut nu. 

3. Möten där alla är lika delaktiga

Ett av de stora orosmomenten på hybridkontoren är mötena. Hur gör man när vissa är på plats och andra inte? Ska de i rummet också räcka upp handen? Hur modererar man? Vissa företag har till och med sagt att de kommer att göra så att alla deltagare deltar via länk, även om de är på plats på kontoret, för att ge alla lika förutsättningar.

Organisationen Svenska möten har fyra tips för hybridmötet:

1. Både de som finns på plats i lokalen och de som deltar via länk ska kunna se varandra i lokalen, gärna med flera olika kameror och vinklar.

2. Se till att alla deltagare lika lätt ska kunna begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen.

3. Säkerställ att ljudet både digitalt och i lokalen är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar.

4. Att mötesledaren styr mötet på ett tydligt sätt för att säkerställa att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor. 

4. Tydliga rutiner för beslut

Förutom att få till fungerande tekniska lösningar gäller det att stärka och behålla företagskulturen när vissa medarbetare är på plats och andra inte. 

”På sätt och vis blir det ännu svårare med hybridkontor än när alla jobbar på distans. Eftersom mycket informell kommunikation sker i korridoren eller vid kaffemaskinen är det lätt att de som sitter på annan plats blir uteslutna. Därför gäller det att skapa en kultur där allt som sägs och görs dokumenteras”, berättar Emelie Fågelstedt, digital strateg och grundare av nätverket Svenska Nomader, för tidningen Prevent.

”Det måste finnas en rutin för detta. Inga beslut får fattas utan att dokumenteras. Alla ska kunna ta del av dem, oavsett var man sitter och jobbar. Det är även en fördel för dem som är på plats fysiskt att kunna gå in och följa alla beslut, processer och projekt.”

5. Chefen blir en moderator

Chefens roll förändras också i takt med det nya arbetssättet. Man måste våga släppa detaljstyrningen, men samtidigt ha en tydlig policy kring hur arbetet sker. Definiera vad som menas med ett hybridkontor för just er, hur ofta man måste vara på kontoret eller ej, vad som gäller vid sjukanmälan, hur ni arbetar för att alla inte ska vara tillgängliga ”jämt”, hur ni arbetar för att alla ska inkluderas, hur och vad man gör på kontoret och så vidare. 

”Chefen blir mer av en moderator som får gruppen att funka tillsammans snarare än att vara någon som styr med hela handen. Det gäller att vara extra inlyssnande när alla inte ses fysiskt varje dag, men också komma ihåg att det är extremt individbaserat – vissa längtar tillbaka till kontoret, andra vill bara vara där någon gång i veckan. Båda sätten måste vara lika accepterade”, säger Emelie Fågelstedt.

Fördelar och nackdelar med hybridkontoret

Plus

Kortare resvägar

Möjlighet att bo på andra ställen

Lättare att få ihop livspusslet

Kan arbeta när som helst

Tekniken finns på ett helt annat sätt än för ett år sedan

Arbetsgivare kan rekrytera kompetens oberoende av geografi

Minus

It-säkerheten. (Var tredje chef har blivit utsatt för it-brott det senaste året, enligt Chefs egen undersökning. I och med att distansarbetet fortsätter gäller det att inte släppa på säkerheten, utan fortsätta se till att allt är genomgånget.)

Sociala relationer

Löner och förmåner riskerar att ges till de som är på plats

Mötesrum där vissa är på plats och andra inte.

Missbruk och psykisk ohälsa är svårare att upptäcka online

ergonomi

Läs också: Så gör du hemmakontoret ergonomiskt riktigt

Micke Darmell håller i kursen inom effektiv digital möteskultur
Distanskurs

Effektiva digitala möten

Aldrig förr har svenska chefer suttit i så många videomöten, men används tiden alltid på bästa sätt? Hitta kraften i en hållbar möteskultur och få effektiva digitala möten!

Relaterade artiklar

linda_waxin_kronikor
Arbetsmiljö

Linda Waxin: ”Vågar du skapa dålig stämning?”

”Många som känner mig ytligt kommer att ha väldigt svårt att tro på detta. Men jag är en av de många kvinnor som hållit tyst”, skriver Chefs krönikör Linda Waxin.
Ett verktyg för reflektion har hjälpt Micael Broström, försäljnings- och marknadsdirektör på Elitfönster, att förstå hur medarbetarna verkligen mår och hur de ligger till.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Så ser chefen hur alla mår – på 5 minuter

”Jag letade efter en metod att säkerställa det närvarande, coachande och inkluderande ledarskapet”, säger Elitfönsters försäljnings- och marknadsdirektör Micael Broström. Han hittade det i en app.

Elaine Eksvärd, retorikexpert
Arbetsmiljö

5 misstag du ska undvika på videomötet

Dålig digital mötesteknik är det snabbaste sättet att trötta ut människor. Det menar retorikexperten Elaine Eksvärd. "Därför behöver vi identifiera och ta bort de element som missgynnar våra digitala arbetsklimat", säger hon. 
Doftljus från designbyrån R/GA:
Arbetsmiljö

Saknar du doften av varm skrivare och kontor? De här doftljusen är för dig

Ett syrefattigt grupprum efter en lång workshop, eller en bunt papper som fortfarande är varm efter utskriften – det är två av dofterna i den nya doftljuskollektionen som får oss att minnas kontoren.
Två läkare som är kära på jobbet
Arbetsmiljö

Så många blir kära på jobbet

3 700 personer. Så många svenskar blir sambor efter att ha jobbat ihop året innan, visar färsk statistik från SCB.
Kvinna som är trött efter ett videomöte
Arbetsmiljö

Kvinnor tröttare av digitala möten

En av sju kvinnor uppger att de blir mycket till extremt trötta av digitala möten. Betydligt färre män drabbas.

HR och chefer behöver få bättre koll på orsakerna bakom sjukfrånvaron, menar Tobias Ekros, vd på MedHelp.
Annonssamarbete Chef + MedHelp

Blind fläck hos HR hindrar minskning av sjukfrånvaro

Arbetet med att sänka sjuktalen är viktigt, men ofta ineffektivt. En ny rapport pekar på flera möjliga orsaker.

Chef och medarbetare
Arbetsmiljö

Maxtaket i regionen: 35 medarbetare per chef

I Västra Götalandsregionen pågår ett målinriktat arbete för att minska personalgrupperna. Målet är att antalet medarbetare bör begränsas till mellan 10 och 35 per chef. ”Vi ser det som en investering”, säger hr-strategen Niklas Thorell Sjöström.