Ett kontor där några få människor arbetar, som i övrigt är tomt.

5 utmaningar inför hybridkontoret i höst

Hybridkontoret kan bli en ännu större utmaning än när alla jobbar på distans. Det gäller att få alla att känna sig lika delaktiga – oavsett om de är på plats eller inte. 

Är det något som kommit upp i diskussioner bland distansarbetare under coronapandemin är det att man saknar pratet vid kaffemaskinen. Det där informella, som bara kommer, mellan bokade möten. Hur kommer det då bli när några av oss möts vid kaffet – och några fortfarande jobbar på distans? Höstens stora nöt att knäcka kommer att bli hybridkontoret. För när såväl arbetsgivare som medarbetare har insett att det faktiskt funkar att arbeta på distans står vi inför en helt ny arbetslivsdemografi – som inte handlar om antingen distansarbete eller kontor, utan om både och. 

Fördelarna med den hybrida arbetsplatsen är en större flexibilitet för medarbetarna: Det går att jobba var man vill, bo på andra ställen, hantera livspusslet och arbeta på de tider som passar en själv. Utmaningarna är bland annat att få alla att känna sig inkluderade oavsett om man är på plats eller inte, att inte premiera de medarbetare som är på plats högre än andra och att fånga upp medarbetares hälsa på distans. 

Chef har satt ihop 5 viktiga utmaningar inför hösten. 

1. Att jonglera allas olika behov

För chefen gäller det att lyssna in en mängd olika behov inför hybridkontoret. Någon kanske har älskat att jobba hemma, och vill fortsätta med det. Andra räknar minuterna till återgången till kontoret och att få träffa arbetskamraterna igen. Någon har flyttat, skaffat katt och skilt sig – en annan har haft allvarlig corona som ännu inte gått över.

En undersökning från det amerikanska jobbföretaget Tahora visade att de som tyckt att det var jobbigast att arbeta helt på distans var nyutexaminerade studenter. De som börjar sitt första jobb på distans kan därför behöva extra mycket stöd.

Och trots många undersökningar om att medarbetare vill fortsätta att arbeta hemma, visar en undersökning från Microsoft att 54 procent känner sig överarbetade, 39 procent känner sig helt utmattade. Att prioritera hälsa kommer att vara en grundförutsättning på hybrida kontor. 

Sist men inte minst måste det sociala lösas om hybridkontoret ska funka. Många har vittnat om att de saknar arbetskompisarna under pandemin. Det har lösts med digitala aw:s, gemensamma fikar, stegtävlingar och dylikt. Det viktiga är att även i den hybrida världen komma ihåg hur avgörande den sociala biten är och att inte glömma de som jobbar på distans.

En chef som kommit tillbaka till kontoret, samt en arbetsplats i hemmet

Läs också: 9 av 10 vill fortsätta jobba på distans – men chefer längtar till kontoren

2. Rättvisa löner

Chef har tidigare skrivit om en studie som ett kinesiskt reseföretag utförde för cirka tio år sedan, och alltså före corona, visar att folk som distansjobbar hemifrån får sämre karriärmöjligheter och bara blir befordrade i hälften så stor utsträckning som kollegorna som befinner sig på sina kontor. Medan hemifrån-arbetarna mer eller mindre glöms bort, skaffar sig de som befolkar kontoren ”chefskapital” genom att luncha, ta kaffepauser och småprata med sina överordnade, framgår av studien.

En farhåga i forskarvärlden är att det nya flexibla arbetslivet kommer slå tillbaka löne- och karriärmässigt mot inte minst kvinnor, då de sannolikt kommer att tillbringa mer tid i hemmen med sina småbarn än unga ambitiösa män som åker in till kontoret fem dagar i veckan. Blir det annorlunda nu efter pandemin? Det återstår att se, men att inställningen och möjligheterna till distansarbete förändrats radikalt det senaste året är ett faktum, så förmodligen kan allt se annorlunda ut nu. 

3. Möten där alla är lika delaktiga

Ett av de stora orosmomenten på hybridkontoren är mötena. Hur gör man när vissa är på plats och andra inte? Ska de i rummet också räcka upp handen? Hur modererar man? Vissa företag har till och med sagt att de kommer att göra så att alla deltagare deltar via länk, även om de är på plats på kontoret, för att ge alla lika förutsättningar.

Organisationen Svenska möten har fyra tips för hybridmötet:

1. Både de som finns på plats i lokalen och de som deltar via länk ska kunna se varandra i lokalen, gärna med flera olika kameror och vinklar.

2. Se till att alla deltagare lika lätt ska kunna begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen.

3. Säkerställ att ljudet både digitalt och i lokalen är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar.

4. Att mötesledaren styr mötet på ett tydligt sätt för att säkerställa att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor. 

4. Tydliga rutiner för beslut

Förutom att få till fungerande tekniska lösningar gäller det att stärka och behålla företagskulturen när vissa medarbetare är på plats och andra inte. 

”På sätt och vis blir det ännu svårare med hybridkontor än när alla jobbar på distans. Eftersom mycket informell kommunikation sker i korridoren eller vid kaffemaskinen är det lätt att de som sitter på annan plats blir uteslutna. Därför gäller det att skapa en kultur där allt som sägs och görs dokumenteras”, berättar Emelie Fågelstedt, digital strateg och grundare av nätverket Svenska Nomader, för tidningen Prevent.

”Det måste finnas en rutin för detta. Inga beslut får fattas utan att dokumenteras. Alla ska kunna ta del av dem, oavsett var man sitter och jobbar. Det är även en fördel för dem som är på plats fysiskt att kunna gå in och följa alla beslut, processer och projekt.”

5. Chefen blir en moderator

Chefens roll förändras också i takt med det nya arbetssättet. Man måste våga släppa detaljstyrningen, men samtidigt ha en tydlig policy kring hur arbetet sker. Definiera vad som menas med ett hybridkontor för just er, hur ofta man måste vara på kontoret eller ej, vad som gäller vid sjukanmälan, hur ni arbetar för att alla inte ska vara tillgängliga ”jämt”, hur ni arbetar för att alla ska inkluderas, hur och vad man gör på kontoret och så vidare. 

”Chefen blir mer av en moderator som får gruppen att funka tillsammans snarare än att vara någon som styr med hela handen. Det gäller att vara extra inlyssnande när alla inte ses fysiskt varje dag, men också komma ihåg att det är extremt individbaserat – vissa längtar tillbaka till kontoret, andra vill bara vara där någon gång i veckan. Båda sätten måste vara lika accepterade”, säger Emelie Fågelstedt.

Fördelar och nackdelar med hybridkontoret

Plus

Kortare resvägar

Möjlighet att bo på andra ställen

Lättare att få ihop livspusslet

Kan arbeta när som helst

Tekniken finns på ett helt annat sätt än för ett år sedan

Arbetsgivare kan rekrytera kompetens oberoende av geografi

Minus

It-säkerheten. (Var tredje chef har blivit utsatt för it-brott det senaste året, enligt Chefs egen undersökning. I och med att distansarbetet fortsätter gäller det att inte släppa på säkerheten, utan fortsätta se till att allt är genomgånget.)

Sociala relationer

Löner och förmåner riskerar att ges till de som är på plats

Mötesrum där vissa är på plats och andra inte.

Missbruk och psykisk ohälsa är svårare att upptäcka online

ergonomi

Läs också: Så gör du hemmakontoret ergonomiskt riktigt

hybridkontoret
Distanskurs

Så leder du på en hybrid arbetsplats

 Var och hur ska vi jobba? Denna utbildning hjälper dig att som chef hantera det nya arbetslivet, där vissa sitter på distans och andra på plats.

Relaterade artiklar

Två kvinnliga kolleger hälsar på varandra genom att stöta till varandra.med armbågarna.
Arbetsmiljö

Tillbaka på jobbet – här är allt du bör ha koll på

Den 29 september tas rekommendationen kring distansarbete bort. Det blir en stor omställning för alla som mer eller mindre jobbat på distans i ett och ett halvt år. Här är en checklista som hjälper dig som chef med de viktigaste sakerna att tänka på inför återgången till arbetsplatsen. 

Med ett verktyg för strukturerad och tydlig feedback har Johan Isacsson på Skandia lyft sitt team rejält.
Annonssamarbete Chef + Rolf

Han hittade succémetoden för bättre ledarskap

Glada medarbetare, hög kundnöjdhet och dubblad försäljning. Möt chefen som ser sina medarbetare som Formel 1-förare och regelbundet tar in dem i depån.

En kvinna sitter och arbetar framför en dator i sitt hem. Hon blir avbruten av en hund som hoppar upp i hennes knä.
Arbetsmiljö

Svenska medarbetare: Tvinga oss inte till kontoret

Hemarbetet under pandemin har fått konsekvenser. Nu är många svenskar positiva till att förbjuda företag att tvinga anställda att jobba på kontoret, visar en undersökning.

En vy över vattnet och Reykjavik.
Arbetsmiljö

Lyckade försök med kortare arbetstid på Island

Island har gjort två stora försök med förkortad arbetstid som enligt forskare har varit mycket framgångsrika. De visar bland annat att produktiviteten på arbetsplatserna ökade eller bibehölls samtidigt som de anställda blev mindre stressade och mådde bättre.

Några personer sitter på ett kontor framför sina datorer. De har på sig munskydd
Arbetsmiljö

Så lyckas du med hybridkontoret

Tillbaka efter semestern. Rakt in i hybridmötets era. För det är väl ingen konst att hålla gemensamma möten med dem som är på kontoret och de som deltar på distans? Jo, gapet är större än du kanske tror. Så här gör du för att alla ska känna sig inkluderade.

Ett butiksbiträde med munskydd överräcker en kasse till en man och en kvinna med munskydd. De står framme vid kassan.
Arbetsmiljö

Därför ska du leda skiftarbetare med extra omsorg

Leder du skiftarbetare? Då kan det vara hög tid att fundera över hur de har det – egentligen.

Reboarding – att hjälpa medarbetare tillrätta på arbetsplatsen igen efter hemarbete – är en viktig uppgift för många chefer nu. Alexandra Sjöström, organisationspsykolog från Feelgood, ger sina bästa råd.
Annonssamarbete Chef + Feelgood

Reboarding – chefens viktigaste uppgift i höst

Hur ska man på ett bra sätt gå tillbaka till arbetsplatser efter att ha jobbat hemma under lång tid? Svaret heter reboarding. ”Behovet av reboarding har i princip fötts under pandemin och utmaningarna är många. Här har chefer en otroligt viktig roll i att hjälpa sina medarbetare i rätt riktning”, säger Alexandra Sjöström, organisationspsykolog från Feelgood. 
En grupp unga människor arbetar på ett kontor.
Arbetsmiljö

Så många kan tänka sig jobb utan kontor

Kontoret kan ha spelat ut sin roll som en nödvändig del av arbetslivet. Det hävdas av molntjänstföretaget Citrix, som stödjer sig på en enkät av Sifo.