Här får medarbetarna 4 timmar – enbart till reflektion

Tony Nilsson är vd på norrländska Youcall, ett dotterbolag till SOS Alarm. Han funderar ständigt över hur de ska få ut det bästa ur sina medarbetare. När han stötte på Simon Elvnäs forskning (se Chefboken nr 10 2017) fick han upp ögonen för hur omedvetna — och oreflekterande — många chefer är i sitt ledarskap.

Simon Elvnäs interaktiva studier visar att chefer tror att de lägger cirka 50 procent av sin tid på att coacha och stötta sina underställda, medan de underställda upplever att det handlar om en till två procent.

”De flesta chefer läser mycket, går ledarskapsutbildningar och har tillgång till olika verktyg. Om det trots det finns en sådan omedvetenhet, då finns det ett problem. Och det har jag försökt hitta en lösning på”, säger Tony Nilsson.

Han kom fram till att det var tid som saknades.

”Tid är det viktigaste vi har och personalkostnader är den största kostnaden för verksamheten. Om vi inte tillvaratar tiden på ett bra sätt får vi ingen bra utveckling.”

Han sa därför till sin ledningsgrupp att lägga fyra timmar i veckan på reflektion.

”De tappade hakan och tyckte att jag var knäpp. De förstod inte heller vad jag menade men jag sa att de själva fick bestämma var och hur och när de gör det.”

Tony Nilsson ville få cheferna att ställa sig frågor som: Vad är egentligen viktigt den här veckan eller den här månaden? Hur kan processer bli bättre? Finns det effektivare sätt att göra det på? Hur kan jag förenkla mitt och andras arbete? Finns det saker vi borde börja eller sluta med?

Ledningsgruppen protesterade såklart. Det fanns inte någon tid att ta av, alla var redan hårt pressade, menade de. Men till slut gick de med på att testa.

Någon lyssnade på en ljudbok, en annan medarbetare gick och satte sig i deras tysta rum, ytterligare någon gick en skogspromenad medan andra satt kvar i sitt rum och bara stängde dörren om sig. Redan efter tre månader märkte de att de blivit mer harmoniska samtidigt som de producerade lika mycket eller bättre trots att de tagit bort tio procent av arbetstiden.

Nu har Tony Nilsson infört reflektions- och tanketid hos övrig adminstrativ personal och i augusti genomför han det på hela personalstyrkan.

”Först blir det ostrukturerad tanketid, de får testa själva”, säger han och medger att det är svårt att veta hur man gör. Han är själv utbildad och handledare i Edward de Bonos ”Sex tänkande hattar” och ”Lego serious play for positive psychology”, som är två metoder för kreativt tänkande och innovation.

För att hitta ett mer strukturerat tänkande och få verktyg för reflektion tar Youcall nu fram en workshop som kommer att ledas av Luleå tekniska universitet.

”Min idé går emot de flesta förståsigpåares syn, men jag är övertygad om att vi på det här sättet kommer att utnyttja den kollektiva intelligensen på ett mer strukturerat sätt. Vi kommer att få se exempel på nya tjänster, produkter och erbjudanden, för det är de anställda som känner våra kunder bäst. Vår utveckling går mot att vi blir en innovationsdriven organisation”, säger han och tillägger:

”I slutänden tror jag att vi kommer att bli mer produktiva och mer lönsamma. Så reflektions- och tanketiden kommer att gagna både företaget och medarbetarnas välmående.”