Tips och uttryck att använda i svåra samtal

För att få fram ditt budskap i svåra samtal, när du till exempel måste kritisera en medarbetares arbete, måste diskussionen vara just ett samtal och ingen envägs-kommunikation från din sida (eller medarbetarens).

Harvard Business Review har gått genom några punkter och tips som får ditt budskap att nå fram och löser en konflikt snarare än att skapa en.

Utgå från ditt perspektiv. 
Istället för att anklaga din kollega för att ha gjort något fel. Utgå från din egen känsla. Det ger medarbetaren ett perspektiv av dina känslor snarare än att hen känner sig påhoppad.

Exempel:
Säg inte: ”Du avbröt mötet tio gånger med irrelevanta frågor”.
Säg: ”Jag är irriterad på att våra möten alltid drar ut på tiden.”

Tänk på ditt kroppsspråk.
Var medveten om dina rörelser och ditt minspel, för det spelar inte så stor roll vad du säger om ditt kroppsspråk uttrycker det motsatta. Himlar du med ögonen eller tittar på mobilen medan din medarbetare pratar med dig är det inte speciellt troligt att hen kommer tycka att du tar samtalet på allvar.

Tips:
Märker du att din medarbetare säger en sak men uttrycker en annan, fråga om det! Säg till exempel: ”Jag hör att du säger att du inte har några problem med att vänta med frågorna tills efter mötet, men det verkar som att det är något som stör dig? Ska vi prata om det?”

Återgå till fokus.
Känner du att ni fastnat i en diskussion om något annat än målet med samtalet? Hoppa då mentalt ur diskussionen för att komma underfund med vad som blockar er. Det kan vara att din kollega vill diskutera något hen tycker du gjorde fel förra veckan istället eller inte kan släppa problemet för att diskutera fram en lösning. Säg då vad du kommit fram till och försök sedan föra samtalet bort från ämnet.

Exempel:
Det verkar som att du blir irriterad varje gång jag nämner att jag vill införa kortare möten. Kan vi tillsammans komma fram till en lösning på detta? Har du några idéer eller förslag?

Ord och meningar att använda för att få genom ditt budskap.
– Det här är vad jag tycker
– Jag baserar mitt beslut på…
– Jag kom fram till den här slutsatsen eftersom…
– Jag skulle verkligen vilja veta vad du tycker om det här.
– Tycker du det är något som inte håller i mitt argument?
– Ser du på situationen annorlunda?

Ord och meningar att använda när det hettar till. 
– Du kanske har rätt men jag förstår inte helt vad du menar, kan du förklara?
– Jag håller inte med dig, men du tycker uppenbarligen att det här är orättvist, så hur kan vi lösa detta?
– Jag förstår inte hur detta hänger ihop med vad vi diskuterade. Kan du förklara det så jag förstår?
– Jag skulle vilja berätta vad jag tycker om vad du precis sa och se vad du tycker om det.
– Är det något jag kan göra eller säga som kan få dig att överväga att ändra perspektiv?
– Det här är ur mitt perspektiv, men när du sa x kände jag…