8 punkter: Så fixar du semesterschemat – utan bråk

Varje år ställs många chefer inför samma problem: När semestern ska planeras blir det bråk. Alla vill ha semester i juli. Småbarnsföräldrar kräver att få vara lediga när förskola och fritids är stängt. Äldre och de som inte har barn känner sig orättvist behandlade för att de aldrig får vara lediga mitt i sommaren.

På många arbetsplatser används rullande semesterscheman. Varje år delas semestertiden in i två eller tre perioder. Det är vettigt. Att däremot tvinga medarbetarna att turas om att ha semester de olika perioderna enligt rullande schema är mindre bra.
”Det är otympligt och fyrkantigt och inte alls anpassat till individerna som arbetar på företaget”, säger organisationskonsulten Lena Börjeson.

Hon förespråkar demokratimodellen där hela gruppen är delaktig i semesterplaneringen. Om alla sätter sig ned och diskuterar problemet är det lättare för medarbetarna att få förståelse för varandras behov. Men meningen är inte att du som chef ska abdikera. Även om du lyssnar på dina medarbetare är det bra att du har en idé om hur semesterplaneringen bör lösas.

Följ våra 8 punkter för en lugnare semesterplanering:

1. Börja i god tid
Kalla alla medarbetare till ett möte och informera om att semestrarna ska börja planeras. Om du inte gjort det tidigare i år så är det dags nu. Ge medarbetarna tid att kolla när de skulle kunna jobba under sommarmånaderna.

2. Utarbeta en policy
Det är inte fel att ta extra hänsyn till vissa grupper som exempelvis småbarnsföräldrar när det gäller önskemål om semestertid. Informera medarbetarna om det och försök få förståelse från andra grupper. Låt det vara en del av policyn.
Vill du att dina medarbetare ska ta huvuddelen av sin semester under sommaren då verksamheten går på lågvarv är det klokt att även skriva in detta i policyn.

3. Ha vettiga semesterperioder
Semestrar i juni är sällan populära. Ett sätt att underlätta planeringen för sommaren är att låta semesterperioderna löpa från mitten av juni till mitten av juli och från mitten av juli till mitten av augusti. På så sätt får alla vara lediga åtminstone några veckor i juli. Det kan också finnas en tredje period för hela juli månad.
Försök se till att medarbetarna får en längre sammanhängande ledighet så att de verkligen får koppla bort jobbet. Det gäller också dig själv.

4. Delegera
Att planera semesterschemat tar mycket tid och energi. Utse en person som personalen har förtroende för och lägg över ansvaret för semesterplaneringen på honom eller henne.
Låt personalen komma in med sina önskemål om semester till den ansvariga personen. Undvik att sätta upp listor på väggen som medarbetarna får fylla i. Det är bättre om de framför sina önskemål direkt till semesterkoordinatorn. Sätt upp en tidpunkt när alla önskemål ska vara inlämnade.

5. Gå igenom planeringen
Gå igenom semesterplaneringen med semesterkoordinatorn. Om det har uppstått problem kan ni ta ett samtal med några medarbetare och höra om de kan ändra sina önskemål. Kalla de berörda till ett möte. Om de själva får vara med och bestämma kan medarbetare kompromissa en hel del.

6. Ta in vikarier
Om det inte går att täcka bemanningen under sommaren kan du ta in vikarier. Det är alltid bra att lära upp fler som kan verksamheten. Det kan också vara en bra idé att ta kontakt med någon pensionär som tidigare har arbetat på företaget och som kan verksamheten. Kanske han eller hon gärna vill hoppa in under sommaren.

7. Se över verksamheten
Är det omöjligt att ta in vikarier kan du överväga möjligheten att dra ner på verksamheten under några veckor.
I dag är det nästan tabu att ha stängt under semesterperioden. Företagen ska vara tillgängliga till varje pris, men ibland går det faktiskt bra att inte ha någon verksamhet om kunderna informeras i god tid. Ett annat alternativ är att låta några gå in och arbeta deltid.

8. Fördela semesterperioderna
Kommer gruppen inte alls överens? I värsta fall måste du gå in själv och fördela semesterperioderna utan större hänsyn till medarbetarnas önskemål. Det kan kännas obekvämt, men är din skyldighet som chef. Däremot kan du vara tydlig och informera medarbetarna om att det bästa är om de kommer överens för annars måste du gå in och styra lite extra. Ge dem tid och en chans att jämka sina önskemål innan du går in och fördelar ledigheten. Sätt en deadline för när du måste gripa in om de inte har kommit överens.

Fotnot: Den här texten publicerades första gången i Tidningen Chef 2010.

Gratis semesterlista för sommaren 2019

Sommaren känns kanske avlägsen, men innan du vet ordet av står semestrarna inför dörren. Här bjuder Chef på en gratis semesterlista att skriva ut i A3-format.