Ny metod från Tomelilla – ska minska chefsbördan

”Ständigt uppe i varv.”

”Försöker få vardagen att fungera.”

”Det är bara för mycket av allt. Man hinner inte.”

Citaten kommer från ”första linjens” chefer inom vård och omsorg, som i en rapport från Arbetsmiljöverket beskriver sin ofta tuffa arbetssituation.

Efter att ha granskat sammanlagt 113 arbetsplatser runt om i landet, kan verket slå fast att dessa oftast kvinnliga ledare brinner för sin verksamhet, månar om patienter och personal, men jobbar under förhållanden som upplevs som hart när omöjliga.

De tyngs av tidspress, mängder av medarbetarsamtal, svindlande personalomsättning och uppgifter av vaktmästarkaraktär mycket långt från själva ledarskapsuppdraget – köpa blommor, byta glödlampor, fixa krånglande datorer.  Hela 99 procent av arbetsgiv-arna som inspekterades av Arbetsmiljöverket ålades krav på åtgärder som följd.

I Tomelilla kommun, som lyfts fram som ett positivt exempel i rapporten, har man den senaste tiden infört en rad förändringar för att lindra arbetsbördan för chefer inom äldreomsorg, hemtjänst, LSS-boende och liknande.

”Arbetsmiljöverkets inspektioner blev en väckarklocka. Vi var tvungna att gå på djupet, det fanns ingen annan väg att gå”, säger Camilla Andersson som är chef för kommunens vård- och omsorgsverksamhet.

Största förändringen är att gruppen enhetschefer utökats med två personer. Med resultat att varje chef nu ansvarar för 25–30 medarbetare i stället för 40–50.

Förändringen, som skett inom befintlig budgetram, har inneburit att man å andra sidan plockat bort de samordnartjänster eller ”parhästar” som cheferna jobbade tätt ihop med tidigare. Assistentstödet har i stället centraliserats och slagits ihop med en så kallad bemanningsenhet, vars verksamhet nu kommit att omfatta även helger. På det viset ska cheferna slippa ägna fritiden åt att ringa in vikarier, pussla med scheman och ”släcka bränder”.

”Precis som på många liknande arbetsplatser har vi fortfarande problem med personalomsättningen. Men cheferna sitter inte lika nära bemanningsfrågorna som tidigare, utan kan ägna sig mer åt själva verksamheten. Tanken är att även medarbetarna genom detta verksamhetsnära ledarskap ska bli mer delaktiga, få ökat ansvar och finnas till hands för cheferna att fördela specialuppgifter till”, säger Camilla Andersson.

Ett väsentligt led i att få bukt med arbetsbördan för Tomelilla kommuns totalt nio enhetschefer inom vård och omsorg är också en tydligare uppdragsbeskrivning.

”Utöver att bryta ner chefsuppdraget i olika element som lönesamtal, dokumentation, övergripande planering och så vidare, har vi satt en prioritetsordning på uppgifterna vid olika grader av arbetsanhopning. Cheferna kan exempelvis se att lokalfrågor har låg prioritet när det är mycket att göra. Det blir som ett extra stöd.”

Vidare finns en skriftlig rutin med frågeformulär och checklistor att fundera på och fylla i inför de lägessamtal kring arbetsbelastningen som Camilla Andersson håller med enhetscheferna flera gånger per år.

”Man går igenom hur chefen har det på jobbet. Om de haft fysiska symtom, hur det ligger till med övertid och flex, om det är något särskilt i verksamheten som oroar eller kräver extra stöd och resurser. Hur är trivseln i gruppen, finns det tid till raster och paus? Vi stannar alltså inte vid ’jo, jag har ett höj- och sänkbart skrivbord’. Utan det är en mängd andra faktorer vi tittar på också.”

”Det tar tid att hitta de nya sätten att jobba. Men jag kan konstatera att välmåendet bland våra chefer är högt, och att sjuktalen har minskat”, säger Camilla Andersson.