Lyckas förändra

Om inte du är övertygad om att förändringen behövs och går att genomföra efter att ha gått igenom de nödvändiga stegen som följer här, kommer du aldrig att kunna övertyga medarbetarna och driva ditt uppdrag med framgång.

Om du känner att du inte kan stå för förändringen och vad den ska leda till, till hundra procent, ska du inte ta på dig uppdraget. Var ärlig mot dig själv och dina medarbetare. Tacka nej om du känner tvivel.

Innan du fattar ditt beslut tänk igenom följande:

Har du förstått innebörden och fått svar på dina frågor?

Ligger du själv bakom förändringsidén är innebörden redan klar för dig. Men om uppdraget är delegerat från ledningen, skaffa dig svar på alla frågor, få gehör för dina synpunkter, få grepp om förändringens mål och vad som ligger bakom.

Har du fått det mandat och de resurser du behöver för att genomföra förändringen?

Om du ser att du behöver extraresurser för att lyckas, be om dem från ledningen och gör dina behov så tydliga du kan. Om du har fått ekonomiska ramar, gå igenom dem och försäkra dig om att de är realistiska. Om inte, gör en budget för förändringsprojektet och förankra den.

Har du ledningens stöd och engagemang? Precis som du måste stå bakom förändringen helt och hållet, måste ledningen visa samma engagemang. Om medarbetarna upplever att du agerar ensam och utan sammanhang får du svårare att lyckas.

Har du fått tillfredsställande svar på dessa frågor har du bra förutsättningar för att ta de första stegen i förändringsarbetet.

De krav du har på ledningen är egentligen desamma som dina medarbetare kommer att ställa på dig i det fortsatta arbetet.

Du har stödet från ledningen och resurserna att genomföra uppdraget. Nu är det dags att köra igång.

Börja med att ta reda på om ni är mogna och redo att påbörja förändringsarbetet. Om medarbetarna inte ser eller är medvetna om utmaningarna ni har i dagsläget kommer förändringsarbetet inte att lyckas.

Det måste vara angeläget att förändra, alla måste se det som nödvändigt. Gör tydligt var problemen finns i dag.

Du är sent ute om du står inför en akut kris där situationen upplevs som ohållbar. Du kommer att tvingas ta till kortsiktiga lösningar, lappa och laga och resultatet blir oftast negativt. Det här är inte förändringsarbete, det är att släcka bränder. När du löst den akuta krisen är tiden dyrbar, du måste snabbt hitta en långsiktig lösning.

När det står klart att förändringen är angelägen tar du fram en framtidsbild, en vision, av vad förändringen innebär och ska medföra. Det ni ska sträva efter och nå.

Visionen ska inte innehålla några lösningar, den ska bara presentera de positiva och eftersträvansvärda effekterna. Om förändringsuppdraget är en del i företagets övergripande utveckling, använd detta som plattform och sammanhang.

Just sammanhanget är viktigt. Alla vill vi veta hur saker hänger ihop. Förklara varifrån behovet av förändring kommer och hur det har uppstått.

Att presentera förändringen är nödvändigt, och det måste ske klart, tydligt och koncist. Samtidigt måste du få med dig åhörarna, engagera dem och göra dem delaktiga.

Visionen är grunden för din presentation. Du ska framföra ett positivt budskap, det är vad förändringen innebär och hur det kommer att se ut i framtiden som står i fokus.

Så när är man då framme vid det slutliga målet? Egentligen är frågan inte relevant och det ligger en risk i att se förändringen ni arbetat så hårt med som färdig.

Inse att det inte finns något egentligt slutmål, bara en övergång från förändring till en ny vardag.

Var klok nog att fira framgången på ett smart sätt som ger något värdefullt till alla inblandade.

Fortsätt att uppmuntra de nya arbetssätten och attityderna.

Verktyg: En vision är inget flum

Ordet vision används i alla upptänkliga sammanhang och avfärdas lättvindigt som flum, speciellt av dem som inte håller med om den. Men det är i visionen du börjar, det är i den du ”paketerar framtiden”. För att den ska få fäste och gehör i allas medvetande kommer du att få kämpa.

Se därför till att din vision …

… har ett sammanhang – därför måste vi göra det.

… är meningsfull – min insats är viktig.

… upplevs som positiv – det här är rätt.

… är otvetydig så alla förstår den – jag förstår innebörden, jag ser klart.

… väcker känslor – jag är engagerad.

… är enkel att kommunicera – jag kan berätta om den.

Och det viktigaste av allt – du måste själv tro på, leva och agera i linje med din egen vision till hundra procent.

Verktyg: Förändringens fyra faser

Psykologen Claes Janssen har skapat en modell som beskriver faserna man går igenom när man står inför en förändring. Det finurliga med förändringens fyra rum som modellen heter, är att den beskriver reaktionerna hos både individer och grupper.

Genom att förstå förändringens fyra faser är det lättare att ta sig igenom förändringen själv, förstå medarbetarnas utmaning och guida dem genom processen.

Du går igenom de här faserna oavsett om det är en stor eller liten förändring det handlar om. Ibland skuttar du mellan dem på några sekunder, ibland kan det ta veckor.

Ditt mål är att se till att dörrarna mellan rummen hålls öppna så att du kan röra dig fritt mellan dem, känna igen faserna och slutligen ta dig igenom dem snabbare och säkrare.

De fyra faserna är: nöjdhet, censur, förvirring samt förnyelse.

Rum 1:

Nöjdhet. Allt känns bra och det finns ingen önskan om förändring. Du är avspänd och behärskar situationen. Du upplever att det är som vanligt, som vardag.

Rum 2:

Censur och förnekelse. Förändringen har börjat men du håller fast vid det gamla. Du kliver ner i källaren. Du försvarar det kända, bekanta och vill inte kännas vid förändringen. Du kanske till och med förnekar att du förnekar. Irritationen ligger nära till hands.

Rum 3:

Förvirring och konflikt. Känslan av att något inte stämmer dyker upp, men du kan inte precisera vad det är. Känslor som rädsla, ilska och nedstämdhet hålls tillbaka. Du ger upp det gamla, nollställer och försöker aktivt acceptera det nya.

Rum 4:

Inspiration och förnyelse. Du accepterar och förstår förändringens syfte och mål. Du är på väg upp i övervåningen igen. En skapande, kreativ fas med aha-upplevelser, radikala idéer och vilja att påverka tar sin början. Efter detta går du in i en ny nöjdhetsfas, en ny nöjdhet där förändringens mål nu blir till vardag. Vila i den, ha roligt och njut.