Lotta Lyrå: Så hittar du tid för strategiska frågor

Här är veckans dilemma:

”Jag jobbar som avdelningschef i ett företag med drygt 400 anställda. Vi är mitt uppe i flera stora förändringar, med allt från nya system till att vi ser över vår affär och ska hitta nya samarbeten. Min chef har uppmanat mig att fokusera mer på dom strategiska frågorna för min avdelning, att ta på mig ‘den stora hatten’.

Det behövs ju, och jag vill gärna göra det. Men jag är begravd av vardagsfrågor – systemtrassel, akuta rekryteringar och personalärenden…

‘Delegera mer’, tycker min chef. Men till vem? Mina medarbetare har massor att göra och flera av dem är på gränsen till överarbetade. Jag känner mig stressad, otillräcklig och frustrerad över att inte kunna hitta tid till det långsiktiga. Hur skulle du göra i ett sånt här läge?”

Svar från Lotta Lyrå:

”Det här känner jag absolut igen. Jag har varit där och kanske fortfarande är där ibland. I ett sånt här läge är det otroligt viktigt att man har någon medarbetare som man lite grann kan isolera från de här kortsiktiga frågorna. Någon som kan hjälpa en att tänka större och få en början, en tråd att börja nysta i. Någon som kan börja reda lite grann i den här stora bilden, och hjälpa dig att förstå ditt uppdrag i det här större.

Vad är det chefen menar med ‘den stora hatten’? Ofta handlar det om att förstå vad det är som sker och vad det betyder för vår roll och vårt uppdrag.

Det man som avdelningschef i det här fallet bör börja i är att förstå de krav du har på dig och omvärlden. Vad betyder det för mig och det jobbet vi gör?

Det första jag skulle ha gjort är att äska en resurs. Se till att få någon som kan hjälpa till att formulera frågorna.

Kan man bara få en liten bit av det på plats så kan det hjälpa en att reda ut lite i den här spaghettitallriken. Sortera i det här – vad är det som är superviktigt? Ibland i stora förändringar blir vissa delar mindre viktiga. Har man inte den stora bilden klar för sig blir det svårt att göra den sorteringen. Därför blir det ofta rörigt. Du sitter ofta med både en ny kravbild och en gammal.

Men en tydligare bild av krav och omvärld blir det lättare att ta frågan vidare och säga att utifrån den här bilden så borde A, B och C vara vårt fokus. Men D och E borde vi parkera.

För mig är det en gyllene regel att alltid ställa mig på ett ställe där jag kan leda ifrån. Att inte bli ett offer för omständigheterna. Det tror jag att den här avdelningschefen skulle kunna göra med den här bilden.”

Ett alternativ skulle kunna vara att hon går till sin chef och ber att få ett tydligare uppdrag?

”Det har inte varit den röda tråden för mig. Jag har genom de roller jag haft själv byggt den tydligheten. Det har hjälpt mig att bli mer förankrad i uppdraget. Jag vill ha det så, istället för att få det serverat. Ju mer var och en gör det, utifrån den gemensamma bilden och riktningen, desto starkare blir organisationen. Det stärker också ditt eget ledarskap, hjälper dig att ta en position och utvecklar dig. Sök möjligheter att utmanas, så att du håller dig pigg!”