Checklista: 10 punkter för organisationens hantering av coronakrisen

”De flesta organisationer har gjort någon form av planering inför en pandemi, men fortfarande finns många obesvarade frågor om det görs tillräckligt för att hantera riskerna”, säger Jim Mello, rådgivare och seniorchef inom internationella analys- och konsultföretaget Gartner.

Här är företagets kris-checklista:

1. Etablera ett beredskapsramverk

Utse en grupp med representanter från alla affärskritiska funktioner som rapporterar direkt till högsta ledningen. Gruppens första prioritet är att gradera den relativa betydelsen av organisationens olika aktiviteter, och organisera dem i nivåer för vaksamhet och beredskap. Exempelvis kan grundläggande it-struktur som nätverk och VPN-servrar ingå i den högsta nivån, medan mer flytande aktiviteter som fortbildning och budgetering graderas lägre.

2. Följ smittoläget

Övervaka och följ utvecklingen av smittspridningen noga, med hjälp av tillförlitliga källor som Folkhälsomyndigheten och WHO, för att med hjälp av informationen fastställa om en ytterligare skärpning av interna åtgärder är nödvändig.

3. Se över ekonomi- och skattefrågor

Revidera intäktsprognoserna och kommunicera eventuella finansiella frågor och problem med investerare och underleverantörer. Att försäkra sig om att organisationen har tillräckligt med kapital för att rida ut stormen är kritiskt. Överväg lån och regerings-stödda finansiella nödåtgärder för att säkra kassaflödet.

4. Säkra hygienen

Försäkra dig om att din organisation följer myndigheternas råd och uppmaningar om hygien. Säkra tillgången på tvål och handsprit och utöka aktiviteterna kring städning.

5. Ompröva hr-rutiner

Övervaka noga frånvaron i corona-smittans spår för att identifiera varje tecken på problem. Identifiera nyckelpersoner och försäkra dig om att organisationen kan fortsätta att fungera i deras frånvaro. Förbered dig för en frånvaro på upp till 40 procent. Var uppmärksam på förändringar i medarbetarnas engagemang, och överväg alla möjligheter till distansarbete. Hanteringen av besökande kan också förtjäna särskild uppmärksamhet.

6. Kommunikation

Människor kan snabbt känna sig utestängda och bortglömda under en pandemi. Utse en talesperson för företaget, om en sådan inte redan finns, som kan informera om läget både utåt och inåt. Förbered informationsmaterial och pressmeddelanden för kunder, anställda, försäkringsbolag, myndigheter och andra relevanta intressenter.

7. Övervaka effekterna på marken

Bryt ner krislägets potentiellt överväldigande uppgifter i aktiviteter eller affärsområden. Beredskapsteamet som beskrivs i steg 1 bör identifiera nyckelområden att arbeta med. Att begripliggöra den verklighet som råder ute i verksamheten och dess olika delar är av kritisk betydelse, och inkluderar tredje part. Nyckelfrågor att besvara kan vara: fungerar transporterna? Var kan verksamheten fortsätta och var måste den upphöra?

8. Säkra it-systemen

It som affärsfunktion tenderar att fungera relativt säkert och kontinuerligt, men se ändå till att säkra försörjningskedjan för kritisk datautrustning och bygg ut den egna lagerhållningen om nödvändigt. Överväg moln-lösningar. Utnyttja program för distansarbete och undersök alternativ som chattar och videosamtal.

9. Öva

Validera roller och ansvarsområden, krav och procedurer genom en jobba hemifrån-övning eller simulerade scenarion med komprimerad tidsskala. Identifiera brister och förbättringsåtgärder. Säkerställ att medarbetarna kan utföra sina uppgifter och främja samarbete mellan dem.

10. Insatsöversyn

Identifiera tre lärdomar eller nyckelobservationer från pandemi-planeringen. Lista och prioritera uppföljningar på kort och lång sikt. Planera in fortsatta övningar och resultatrapporter.