Aktivitetsbaserat stressar chefer

AKTIVITETSBASERADE KONTOR ÄR snarare regel än undantag i det moderna arbetslivet.

De fasta skrivborden har i ökad takt fått ge vika för flexibla miljöer där chefer och medarbetare byter arbetsplats efter behov. Det kan handla om öppna ytor för samarbete, tysta miljöer för koncentrerat arbete och smårum för mobilprat och möten mellan fyra ögon. 

Idén är att det aktivitetsbaserade arbetssättet ska främja effektivitet och samarbete, men för många chefer har det blivit tvärtom.

Det visar forskning från Umeå universitet och Institutet för stressmedicin (ISM) vid Västra Götalandsregionen.  

Enligt en ny studie har omställningen till flexibla kontor förändrat chefsrollen på ett sätt som för somliga medfört mer stress, minskad överblick och försämrade arbetsvillkor. 

”Bristen på avskildhet är ett av de största problemen”, säger Anita Pettersson-Strömbäck, en av forskarna bakom studien. 

”Du syns ju hela tiden i de öppna miljöerna. För chefer kan det upplevas som att leda arbetet från en scen. Den som behöver ta ett enskilt samtal med en medarbetare, måste gå undan och hitta ett ledigt rum. Något som ofta väcker uppmärksamhet och nyfikenhet bland kolleger. Samtalen i smårummen kan därför upplevas som laddade och obekväma, även om de är korta och handlar om helt neutrala och vardagliga ting. Hanteringen av känsliga frågor försvåras och arbetssituationen blir mer pressad”, säger Anita Pettersson-Strömbäck som är lektor vid institutionen för psykologi i Umeå. 

En av cheferna säger i studien: 

”Man måste vara försiktig, även om man sitter i ett [avskilt rum]. Man kan aldrig vara säker på att vara för sig själv, eftersom ljudisoleringen är så dålig att folk utanför lätt kan lyssna på vad som sägs. Man måste vänja sig vid att prata väldigt tyst.”  

Studien bygger på intervjuer med 33 chefer i två olika organisationer inom offentlig sektor, som båda infört aktivitets-baserade kontor med så kallad clean desk-policy.

Intervjuerna skedde 12–18 månader ett år efter omställningen till det nya arbetssättet, en tidpunkt då nyhetseffekten enligt forskarna bedöms ha klingat av.

Kommunikationen och samarbetet kan i vissa fall stärkas i de aktivitetsbaserade kontoren, visar studien.

Ledarnas berättelser beskrivs av forskarna som nyanserade, och det står klart att cheferna strävat efter att bibehålla en ”positiv attityd” och utgöra föredömen genom att flitigt rotera mellan arbetsstationerna.  

Men i slutänden riskerar fördelarna med det aktivitetsbaserade arbetssättet att överskuggas av stressfyllda nya problem som splittrad arbetsdag, oljud, dålig anpassning av arbetsmiljön, svårigheter med att skaffa överblick över teamens arbete och mående, ökad mental belastning och oklar ansvarsfördelning i lokalerna, framgår det. 

En annan av de intervjuade cheferna säger: 

”I det gamla kontoret hade vi ansvar för vår egen avdelning och kunde väldigt snabbt ta egna initiativ. Numera måste jag involvera en ergonom som skriver en rapport som skickas till de beslutsansvariga för byggnaden. För att sedan kanske få ett okej till att placera ett handledsstöd på en viss plats under en viss tid, innan man gör en utvärdering. Enbart att hitta rätt väg i den proceduren är något som stressar mig som chef.” 

En risk är att den ökade pressen på chefer sprider sig i organisationen, försämrar organisationens produktivitet och förmåga att behålla duktiga ledare, framgår det.

I vissa fall har påfrestningarna i de aktivitetsbaserade kontoren gjort att erfarna chefer röstat med fötterna och valt att avsluta sin tjänst, säger Anita Pettersson-Strömbäck. Andra väljer att fjärma sig från de flexibla kontorsmiljöerna genom att jobba hemifrån så mycket som möjligt, berättar hon.  

Hur utbredda problemen med de flexibla kontorslösningarna är i den svenska arbetsverkligheten är oklart då forskarna inte gjort några kvantitativa skattningar. Men att samtliga 33 intervjuade chefer i den aktuella studien har liknande erfarenheter, visar enligt forskarna att problemet är strukturellt. 

Ett delikat dilemma för cheferna är att de trots de upplevda svårigheterna förväntas försvara organisationens val av aktivitetsbaserade kontor, och leva upp till sitt ansvar för arbetsmiljön. Anita Pettersson-Strömbäck ser ett behov av förbättrad kommunikation. 

”Byte av arbetssätt är ett organisatoriskt åtagande. Med det följer ett behov av forum där ansvarstagande chefer kan lyfta skav och problem med de nya arbetssätten till högsta ledningen, utan risk för att bli betraktade som illojala. Om signalen är att cheferna helst bör hålla tyst och inte bry sig, finns risk att de drabbas av ohälsa och blir cyniska”, säger Anita Pettersson-Strömbäck. 

Hon poängterar att det inte nödvändigtvis är fel med aktivitetsbaserade arbetssätt, utan att de tvärtom kan fungera mycket bra.

Men för det krävs mer planering och anpassning till individuella behov än vad man kanske tror. 

”Klart är att de aktivitetsbaserade kontoren är att föredra framför de tidigare så vanliga öppna kontorslandskapen. Men det finns alltså en risk att de flexibla kontorsmiljöerna fragmentiserar och komplicerar chefernas uppgifter. Det som går förlorat i rumsligt stöd behöver därför kompenseras av fysiska stödytor, tydliga rutiner för kommunikation och arbets-miljöarbete, strategiskt ledarskapsstöd och utbildning”, säger hon.